Entendemos lo complicado que puede ser mantener tus libros contables precisos. Por eso nos encargamos de conciliar tus desembolsos y reembolsos de anticipos de Pipe Capital en QuickBooks Online, para que puedas centrarte en gestionar tu negocio y no en rastrear manualmente los reembolsos.
⚠️ DESCARGO DE RESPONSABILIDAD: Nada en este artículo o relacionado con tu integración de QuickBooks Online con Housecall Pro está destinado a ser asesoramiento contable o fiscal. Recomendamos encarecidamente que trabajes con un contador para cualquier pregunta fiscal o contable, incluidas las relacionadas con este producto. Puede haber ligeras discrepancias entre lo que ves en tu panel de control de Housecall Pro y lo que ves en QuickBooks Online.
Desembolso de Anticipo y Creación de Cuenta en el Libro Mayor
Una vez que se apruebe tu solicitud de anticipo con Pipe Capital y se desembolsen los fondos, aumentaremos el saldo de tu cuenta corriente predeterminada por el monto del anticipo.
También crearemos automáticamente una nueva cuenta en el Plan de Cuentas de QuickBooks Online: una cuenta de pasivo para registrar el monto de tu anticipo (y cuánto te queda por pagar contra el saldo).
Además de esta cuenta principal, crearemos automáticamente una cuenta de gastos y una cuenta de activos para reflejar completa y diligentemente la transferencia de fondos a lo largo del proceso.
Cuando se apruebe tu solicitud de anticipo con Pipe Capital, verás una nueva cuenta de pasivo en tu Plan de Cuentas.
Cuenta Corriente
Como se mencionó anteriormente, cuando Pipe Capital desembolsa los fondos, aumentaremos el saldo de tu cuenta corriente predeterminada por el monto de tu anticipo.
Si usamos el ejemplo anterior, el saldo de tu cuenta corriente aumentaría en $2.00 cuando se financie la factura y se desembolse un anticipo.
En este ejemplo, el saldo de la cuenta corriente de un Pro aumenta en $2.00 cuando se desembolsa un anticipo de $2.00. El proveedor y la cuenta de pasivo asociada con este depósito están resaltados en púrpura y azul verdoso, respectivamente, en el ejemplo para fines ilustrativos.
Cuenta de Activo
Se utiliza una cuenta de compensación para ayudar a gestionar el retraso entre los fondos destinados al reembolso del pasivo y la confirmación de qué parte del monto destinado se moverá hacia el reembolso de los fondos tomados de Pipe Capital y cuánto irá hacia el gasto.
Los fondos en esta cuenta se mantienen temporalmente, y el saldo se ajustará a medida que se procesen las transacciones.
En este ejemplo, el saldo de la cuenta aumentó en $0.50 cuando se destinaron $0.50 al reembolso del anticipo de Pipe Capital. Puedes ver el proveedor (púrpura) y el monto retenido (azul verdoso)
La segunda etapa del proceso mueve los fondos retenidos hacia el reembolso de los fondos tomados y hacia el gasto de la tarifa de procesamiento.
En este ejemplo, el saldo de la cuenta disminuye en $0.50 (azul verdoso). La división muestra exactamente cómo se dividió el dinero entre el reembolso del pasivo y el gasto (púrpura)
Cuenta de Pasivo
Esta cuenta de pasivo a corto plazo te ayudará a llevar un registro de cuánto de tu monto de anticipo queda por reembolsar. El saldo disminuirá a medida que reembolses el anticipo y aumentará a medida que financies más facturas.
Si usamos el ejemplo anterior, el saldo sería de $2.00 cuando se desembolse tu anticipo y de $5.00 cuando se liberen fondos adicionales. El saldo sería de $0 cuando hayas terminado de reembolsar tu anticipo.
En el ejemplo anterior, la cuenta de pasivo recién creada tenía un saldo inicial de $3.00. La cuenta muestra $5.00 por reembolsar después de tomar un anticipo adicional de $2.00.
Cuenta de Gastos
La cuenta de gastos te ayudará a llevar un registro de cuánto de la tarifa se ha cobrado. El saldo aumentará a medida que reembolses tu anticipo.
En este ejemplo, a medida que ocurren los reembolsos de anticipos, el saldo en la cuenta de tarifas aumentará.
Proveedor
Cuando se desembolse tu anticipo, crearemos un proveedor llamado Pipe Capital (a través de Housecall Pro) - Proveedor.
Este proveedor estará asociado tanto con el desembolso del préstamo como con cualquier depósito bancario de reembolso.
En el momento del desembolso del préstamo, verás este proveedor recién creado, Pipe Capital (a través de Housecall Pro) - Proveedor, aparecer en tu cuenta de QuickBooks Online:
Pipe Capital (a través de Housecall Pro) - Proveedor en la lista de Proveedores en QuickBooks.
Reembolso de Anticipo
Cuando recibas pagos a través de HCP, el reembolso del anticipo de Pipe Capital se actualizará automáticamente y sin problemas en tus nuevas cuentas de QuickBooks Online.
Inicialmente, verás líneas de pedido en tus depósitos bancarios detallando cuánto de cada pago se destinó a. La información en QuickBooks Online coincidirá con los detalles visibles en la página Mi Dinero de Housecall Pro.
La suma total se mueve a la cuenta de compensación, donde espera la señal de que el pasivo (monto principal del anticipo) y el gasto (monto de las tarifas de procesamiento) han sido procesados por Pipe.
En este ejemplo, podemos ver los montos destinados al reembolso de Pipe Capital.
En ese momento, puedes emparejar claramente la información proporcionada en los detalles de Desembolso, que están disponibles en la página Mi Dinero de Housecall Pro, con los detalles del depósito disponibles en QuickBooks.
La información entre los sistemas se alinea claramente
Una vez que los fondos retenidos son procesados por Pipe Capital (puede tardar de 1 a 4 días en promedio), crearemos otro depósito bancario, que mueve los fondos de la cuenta de compensación y contiene detalles exactos de qué parte del monto retenido se asignó al reembolso del pasivo (monto principal del anticipo) y cuánto al gasto (monto de las tarifas de procesamiento).
Ejemplo:
En esta captura de pantalla, se están pagando $184.30 hacia el anticipo de Pipe Capital tomado. Cuando este depósito se procese, el saldo de la cuenta de pasivo de Pipe Capital del Pro disminuirá en $184.30. También podemos ver que el saldo de la cuenta de gastos de tarifas de Pipe Capital aumentó en $22.47.
En esta captura de pantalla, se están retirando $0.50 de la cuenta de compensación (azul) y se dividen. Se pagan $0.44 hacia el anticipo de Pipe Capital tomado (azul verdoso). Cuando este depósito se procese, el saldo de la cuenta de pasivo de Pipe Capital del Pro disminuirá en $0.44. También podemos ver que el saldo de la cuenta de gastos de tarifas de Pipe Capital aumentó en $0.06 (púrpura).
Casos Especiales y Preguntas Frecuentes
¿Qué pasa si accidentalmente elimino una cuenta que se creó para mí?
La cuenta se recreará.
¿Cómo debo reportar estos fondos en mis impuestos?
El reporte fiscal a menudo depende de tu situación específica, por lo que te animamos a hablar con un asesor fiscal para asegurar un reporte contable y fiscal adecuado.
¿Por qué mis reembolsos están separados en dos cuentas (cuenta de pasivo y cuenta de gastos)?
Esto es para reflejar el monto pagado contra tu anticipo de financiamiento de facturas y el monto pagado hacia la tarifa de procesamiento. Por favor, discute el tratamiento contable apropiado con un contador o asesor fiscal.
¿Por qué mi cuenta de pasivo es del tipo “Otros Pasivos Corrientes” (también conocido como un préstamo a corto plazo)?
Esto se debe a que el período de reembolso anticipado para cualquiera de los anticipos de financiamiento de facturas es menor a 12 meses.
¿Qué pasa si solicito o retiro fondos de Pipe Capital varias veces?
Es posible retirar financiamiento varias veces dentro del límite disponible. Cada vez que retires fondos adicionales, el saldo en la cuenta de pasivo aumentará.
ℹ️ NO crearemos nuevas cuentas de pasivo y de gastos para registrar anticipos, reembolsos y cobro de tarifas. El reembolso del anticipo y la cobranza de tarifas se registrarán en la misma cuenta que creamos con tu primer anticipo.
Hice un pago manual a Pipe. ¿Esto se refleja automáticamente en QuickBooks Online?
No. En este momento, la conciliación de reembolsos manuales contra tu anticipo no se registra automáticamente en QuickBooks Online. Necesitarías crear una entrada manual adecuada en tus libros para reflejar la fecha, el monto y las cuentas involucradas en la transacción.
¿Qué pasa si me conecto a QuickBooks Online después de tomar un financiamiento de factura?
Desafortunadamente, el desembolso y reembolso de tu préstamo no se reconciliarán automáticamente si conectas tu cuenta de HCP a QuickBooks Online después de tomar un financiamiento de factura. Por favor, consulta con un contador o asesor fiscal sobre cómo reflejar esto en tu cuenta de QuickBooks Online.
📌 Nota: Alternativamente, puedes contactar al Soporte de Housecall Pro y solicitar generar un ticket de soporte para que el equipo de ingeniería envíe retroactivamente las transacciones faltantes.
⚠️ Esto solo debe hacerse SI aún NO has tomado ninguna acción junto con un contador. Si ya has tomado acciones con un contador, un envío retroactivo solo multiplicará las transacciones en QuickBooks, lo cual debe evitarse a toda costa.
¿Necesitas ayuda o tienes preguntas?
¡Estamos aquí para ti! Chatea con el Soporte usando la Burbuja de Chat Azul en tu cuenta de Housecall Pro, o llámanos al (858) 842-5746.