Entendemos lo complicado que puede ser mantener tus libros contables precisos. Por eso nos encargamos de reconciliar tus desembolsos y reembolsos de adelantos de Pipe Capital en QuickBooks Online, para que puedas centrarte en manejar tu negocio y no en rastrear manualmente los reembolsos.
⚠️ DESCARGO DE RESPONSABILIDAD: Nada en este artículo o relacionado con tu integración de QuickBooks Online con Housecall Pro pretende ser asesoramiento contable o fiscal. Recomendamos encarecidamente trabajar con un contador para cualquier pregunta contable o fiscal, incluidas las relacionadas con este producto. Puede haber ligeras discrepancias entre lo que ves en tu panel de control de Housecall Pro y lo que ves en QuickBooks Online.
Desembolso de adelanto y creación de cuenta de libro mayor
Una vez que se apruebe tu solicitud de adelanto con Pipe Capital y se desembolsen los fondos, aumentaremos el saldo de tu cuenta corriente predeterminada por la cantidad del adelanto.
También crearemos automáticamente una nueva cuenta en el Plan de Cuentas de QuickBooks Online: una cuenta de pasivo para registrar el monto de tu adelanto (y cuánto te queda por pagar contra el saldo).
Cuando se apruebe tu solicitud de adelanto con Pipe Capital, verás una nueva cuenta de pasivo en tu Plan de Cuentas.
Cuenta Corriente
Como se mencionó anteriormente, cuando se desembolsen los fondos por Pipe Capital, aumentaremos el saldo de tu cuenta corriente predeterminada por la cantidad de tu adelanto.
Si usamos el ejemplo anterior, el saldo de tu cuenta corriente aumentaría en $2.00 cuando la factura sea financiada y se desembolse un adelanto.
En este ejemplo, el saldo de la cuenta corriente de un Pro aumenta en $2.00 cuando se paga un adelanto de $2.00. El proveedor y la cuenta de pasivo asociada con este depósito están destacados en púrpura y azul, respectivamente, en el ejemplo para fines ilustrativos.
Cuenta de Pasivo
Esta cuenta de pasivo a corto plazo te ayudará a llevar el control de cuánto de tu préstamo queda por devolver. El saldo disminuirá a medida que reembolsen el adelanto y aumentará a medida que financiar más facturas.
Si usamos el ejemplo anterior, el saldo sería de $2.00 cuando se pague tu adelanto y de $5.00 cuando se liberen fondos adicionales. El saldo sería de $0 cuando termines de devolver tu adelanto.
En el ejemplo anterior, la cuenta de pasivo recién creada tenía un saldo inicial de $3.00. La cuenta muestra $5.00 restantes por pagar después de que se tomó un adelanto adicional de $2.00.
Cuenta de Gastos
La cuenta de gastos te ayudará a llevar el control de cuánto de la tarifa se ha recolectado. El saldo aumentará a medida que reembolses tu adelanto.
En este ejemplo, a medida que se realizan los reembolsos del adelanto, el saldo en la cuenta de tarifas aumentará.
Proveedor
Cuando se pague tu adelanto, crearemos un proveedor llamado Pipe Capital (via Housecall Pro) - Vendor.
Este proveedor estará asociado tanto con el desembolso del préstamo como con cualquier depósito bancario de reembolso.
Al momento del desembolso del préstamo, verás este nuevo proveedor creado, Pipe Capital (via Housecall Pro) - Vendor, aparecer en tu cuenta de QuickBooks Online:
Pipe Capital (via Housecall Pro) - Vendor en la lista de Proveedores en QuickBooks.
Reembolso del Adelanto
Cuando realices pagos a través de HCP, el reembolso del adelanto de Pipe Capital se actualizará automáticamente en tus cuentas nuevas de QuickBooks Online.
⚠️ En este momento, debido a limitaciones técnicas, los desembolsos y reembolsos de adelantos se rastrean en depósitos individuales. El equipo de ingeniería está trabajando activamente para fusionar estos detalles en el depósito global. Este documento describe el estado actual y se actualizará una vez que se hayan realizado los cambios.
Verás que la cantidad recibida en tu cuenta bancaria coincide con la cantidad especificada en la página Mi Dinero en Housecall Pro como monto de pago.
Ejemplo:
En este ejemplo, podemos ver que la cantidad de pago mostrada en Housecall Pro coincide exactamente con la cantidad que Pro recibió en su cuenta bancaria.
Sin embargo, si miras el total del depósito creado automáticamente en QuickBooks Online, variará ligeramente de la cantidad especificada en la página Mi Dinero en Housecall como monto de pago. Esto se debe a que aún no se ha completado el procesamiento de tu reembolso de Pipe Capital. Esto generalmente toma un par de días.
En este ejemplo, podemos ver que la cantidad recibida no coincide con la cantidad del depósito inicial, principal, creado en QuickBooks.
Una vez que el procesamiento esté completo, se crean depósitos negativos adicionales en QuickBooks. Verás líneas de pedido en tus depósitos bancarios detallando cuánto de cada pago que realizas se destinó al reembolso del pasivo (cantidad de adelanto principal) y el gasto (cantidad de tarifas de procesamiento) para cada uno de los eventos de reembolso.
En esta captura de pantalla, vemos un depósito adicional que indica que se están pagando $0.55 hacia el adelanto de Pipe Capital tomado. Cuando este depósito se procese, el saldo de la cuenta de pasivo de Pipe Capital de Pro disminuirá en $0.55. En el mismo depósito, también podemos ver que el saldo de la cuenta de gastos de tarifas de Pipe Capital aumentó en $0.08.
⚠️ En este punto, puede haber problemas con la coincidencia de los depósitos con la información de tu feed bancario. Se puede solucionar agregando los detalles de los depósitos negativos adicionales en el depósito principal, original para el día. Si decides modificar el depósito, asegúrate de usar las cuentas correctas para cada una de las líneas Pipe Capital (via Housecall Pro) y Pipe Capital (via Housecall Pro) - Fees respectivamente.
Casos Especiales y Preguntas Frecuentes
¿Qué hago si accidentalmente elimino una cuenta que fue creada para mí?
La cuenta será recreada.
¿Cómo debería reportar estos fondos en mis impuestos?
La declaración de impuestos a menudo depende de tu situación específica, por lo que te animamos a hablar con un asesor fiscal para asegurar una contabilidad y declaración de impuestos adecuadas.
¿Por qué mis reembolsos están separados en dos cuentas (cuenta de pasivo y cuenta de gastos)?
Esto es para reflejar la cantidad pagada contra tu adelanto de financiación de facturas y la cantidad pagada por la tarifa de procesamiento. Por favor, discute el tratamiento contable adecuado con un contador o asesor fiscal.
¿Por qué mi cuenta de pasivo es del tipo “Otros Pasivos Corrientes” (es decir, un préstamo a corto plazo)?
Esto es porque se anticipa que el período de reembolso para cualquiera de los adelantos de financiación de facturas es inferior a 12 meses.
¿Qué pasa si solicito o retiro fondos de Pipe Capital varias veces?
Es posible retirar financiación varias veces dentro del límite disponible. Cada vez que retires fondos adicionales, el saldo en la cuenta de pasivo aumentará.
ℹ️ NO crearemos nuevas cuentas de pasivo ni de gastos para registrar adelantos, reembolsos y cobro de tarifas. El reembolso del adelanto y la colección de tarifas se registrarán en la misma cuenta que creamos con tu primer adelanto.
Hice un pago manual a Pipe. ¿Se refleja automáticamente en QuickBooks Online?
No. En este momento, la reconciliación de los reembolsos manuales contra tu adelanto no se registra automáticamente en QuickBooks Online. Deberías crear una entrada manual adecuada en tus libros para reflejar la fecha, la cantidad y las cuentas involucradas en la transacción.
¿Qué pasa si me conecto a QuickBooks Online después de tomar una financiación de facturas?
Desafortunadamente, tu desembolso y reembolso del préstamo no se reconciliarán automáticamente si conectas tu cuenta de HCP a QuickBooks Online después de tomar una financiación de facturas. Por favor, discute con un contador o asesor fiscal cómo reflejar esto en tu cuenta de QuickBooks Online.
📌 Nota: Alternativamente, puedes contactar al Soporte de Housecall Pro y solicitar generar un ticket de soporte para que el equipo de ingeniería impulse retroactivamente las transacciones faltantes.
⚠️ Esto solo debe hacerse si NO has tomado medidas ya con un contador. Si ya has tomado medidas con un contador, un impulso retroactivo solo duplicará las transacciones en QuickBooks, lo cual debe evitarse a toda costa.
¿Necesitas ayuda o tienes preguntas?
¡Estamos aquí para ti! Chatea con Soporte usando la Burbuja Azul de Chat en tu cuenta de Housecall Pro, o llámanos al (858) 842-5746.