Qué esperar y cómo prepararse para la nómina de fin de año

El Fin de Año (YE) en la nómina es el proceso de finalizar tus registros de nómina para el año para asegurar que todo sea preciso, cumpla con las normativas y se envíe a las autoridades fiscales correctas. Esto incluye completar los formularios necesarios, proporcionar formularios fiscales a los empleados y hacer cualquier ajuste necesario para prepararse para el nuevo año fiscal.

A medida que el año llega a su fin, hay pasos clave de nómina que necesitarás seguir para asegurarte de que todo se presente correctamente y a tiempo. Tener en cuenta las fechas límite importantes y hacer los ajustes correctos te ayudará a mantener el cumplimiento.

Esta guía describe las fechas críticas, tareas y ajustes necesarios para cerrar exitosamente tu nómina del año.

Tareas clave de nómina de fin de año

Para completar la nómina de fin de año, se requieren estos formularios clave:

Formularios W-2 para empleados.
Formularios 1099 para contratistas.
Declaraciones anuales (como los Formularios 940, 943 y W-3) a nivel estatal y federal.

También pueden ser necesarios ajustes adicionales, incluyendo:

Pagos manuales realizados fuera del sistema de nómina.
Ingreso imputado de ciertos beneficios (como seguro de vida a término grupal o propiedad proporcionada por la empresa).
Bonos finales o pagos de acciones emitidos antes de fin de año.

Fechas críticas de fin de año

Para asegurar un proceso de nómina de fin de año fluido y conforme, ten en cuenta las siguientes fechas importantes:

Lunes, 14 de diciembre de 2026:
- Fecha límite para las correcciones del cuarto trimestre. Envía cualquier corrección para esta fecha, incluidos los ingresos pagados fuera de Housecall Pro Payroll y las nóminas corregidas. Así tendremos el mayor tiempo posible para resolverlas antes de fin de año. Seguiremos procesando lo más rápido posible las correcciones del cuarto trimestre enviadas después del 14 de diciembre, pero no podemos garantizar que se incluyan en las declaraciones originales de fin de año.

Jueves, 31 de diciembre de 2026:
- Último día de pago de 2026: Cualquier nómina o anulación de última hora debe tener una fecha de pago igual o anterior al 31 de diciembre para incluirse en tus declaraciones originales de 2026. Las correcciones están sujetas a un plazo de procesamiento de 20 días hábiles, por lo que las enviadas después del 1 de enero podrían no incluirse en las declaraciones originales, aunque haremos todo lo posible.
- Fecha límite para el consentimiento de entrega electrónica: Asegúrate de que los empleados y contratistas hayan dado su consentimiento para recibir sus W-2 y 1099 por vía electrónica antes de esta fecha. Quienes no hayan optado por la entrega electrónica recibirán una copia impresa por correo.

Del 11 al 15 de enero de 2027:
- Formularios disponibles en Housecall Pro. Los W-2 y 1099 estarán disponibles para descargar en tu cuenta de Housecall Pro.

Semana del 18 de enero de 2027:
- Envío por correo de los formularios impresos. Los W-2 y 1099 impresos se enviarán durante esta semana. Ten en cuenta que este es el período de envío, no la fecha de entrega; el tiempo de entrega depende del servicio postal.

Lunes, 1 de febrero de 2027:
- Fecha límite para proporcionar los formularios a los trabajadores. Esta es la fecha límite del IRS para proporcionar los W-2 y 1099 a los trabajadores. (La fecha límite habitual del 31 de enero cae en domingo en 2027, por lo que se traslada al siguiente día hábil). Las copias electrónicas estarán disponibles y las copias impresas llevarán matasellos de esta fecha o de una anterior.

Ya está disponible la vista previa de los W-2

Revisar ahora los W-2 de tus empleados te ayuda a detectar problemas, como direcciones incorrectas, salarios faltantes o importes de retención erróneos, mientras todavía pueden corregirse en una nómina ordinaria. Una vez presentados los W-2, esas mismas correcciones requieren un W-2 corregido (Formulario W-2c), lo que lleva más tiempo tanto para ti como para tus empleados.

Revisa hoy las vistas previas de tus W-2. Dedica unos minutos a comprobar el borrador del W-2 de cada empleado mientras aún hay tiempo para hacer correcciones en una nómina ordinaria. Cuanto antes los revises, más tiempo tendremos para ayudarte a corregir cualquier dato que no parezca correcto antes de presentar los W-2.

Cómo obtener una vista previa de los W-2:

Ve a Team > Payroll en la barra lateral izquierda.
Haz clic en la pestaña Documents en la parte superior de la página.
Selecciona Reports & taxes entre las subpestañas.
Busca W-2 Preview en Payroll reports.
En la ventana Export report, confirma el año (2026) y haz clic en Export.
Abre el PDF descargado y revisa el borrador del W-2 de cada empleado.

Qué revisar en cada W-2:

Nombre, dirección y número de Seguro Social del empleado
Salarios, propinas y otras remuneraciones (casilla 1)
Impuesto federal sobre la renta retenido (casilla 2)
Salarios sujetos al Seguro Social e impuesto retenido (casillas 3 y 4)
Salarios sujetos a Medicare e impuesto retenido (casillas 5 y 6)
Salarios estatales y retenciones (casillas 16 y 17)

Si algún dato parece incorrecto, contacta a nuestro equipo de Soporte antes del 14 de diciembre para que tengamos tiempo de hacer las correcciones.

ℹ️ Ten en cuenta: La vista previa de los W-2 se desactivará a principios de enero, una vez que se publiquen los W-2 definitivos.

Recordatorios importantes

La falta de números de Seguro Social (SSN) e identificaciones es una de las principales causas de declaraciones fallidas y correcciones posteriores.

Datos que deben ser correctos:

Empresa: Verifica que las identificaciones fiscales federales, estatales y locales estén registradas y sean correctas. Sustituye cualquier identificación marcada como solicitada.
Empleados: Verifica sus números de Seguro Social, sus domicilios de residencia para el envío de los W-2 por correo y el lugar donde realmente trabajan.
Contratistas: Verifica su número de Seguro Social o número de identificación fiscal (TIN), su clasificación como persona o empresa y la dirección para el envío de los 1099 por correo.

Datos que suelen faltar:

Trabajadores pagados fuera de Check: Agrega a todos los trabajadores que hayan recibido salarios este año, incluidos aquellos cuya relación laboral terminó y quienes cobraron a través de un proveedor anterior.
Pagos por discapacidad: Si el empleador presenta el W-2, envía los importes de los beneficios y los impuestos retenidos mediante una solicitud de Soporte.
Seguro de vida a término grupal: Declara como ingreso el costo imputado de la cobertura que supere los $50,000.
Ingresos de accionistas con una participación del 2 %: Decláralos como ingresos. Envía los importes faltantes como corrección antes del 14 de diciembre.
Correcciones de nómina: Anulaciones, salarios trasladados y beneficios agregados. Envíalas lo antes posible.

Cómo prepararse para la nómina de fin de año

Paso 1: Revisa todos los registros de nómina.
- Asegúrate de que todas las entradas de nómina, incluidos los pagos manuales y bonos, sean precisas y estén correctamente registradas en tu sistema de nómina. Esto ayudará a evitar discrepancias al prepararse para el procesamiento de fin de año.

Paso 2: Toma nota de las fechas límite de presentación.
- Lleva un registro de las fechas y plazos clave para la presentación. Crea una línea de tiempo para asegurar que cada tarea de fin de año se complete a tiempo para evitar retrasos.

Paso 3: Busca apoyo. Si tienes alguna pregunta o necesitas ayuda con ajustes antes de las fechas límite de fin de año, nuestro equipo está disponible para apoyarte en cada paso del camino.

Paso 4: Completa la lista de verificación de nómina de fin de año - Fecha límite: 30 de diciembre de 2024.
- Puedes encontrar la lista de verificación en el área de HCP Payroll de nuestro sitio web.

Siguiendo estos pasos y teniendo en cuenta estas fechas, estarás bien preparado para un cierre fluido y conforme de tu año de nómina.

Lista de verificación de nómina de fin de año

Para ayudar a agilizar tu proceso de nómina de fin de año, hemos creado una lista de verificación para asegurar que se cumplan todas las tareas y plazos. Esta guía proporciona pasos claros para los requisitos de presentación, ajustes especiales y reinicios del sistema.

Siguiendo esta lista de verificación, te mantendrás en el camino correcto y minimizarás el riesgo de errores o plazos incumplidos.

Cómo acceder a la lista de verificación de nómina de fin de año (con tutorial en video)

Accede a la lista de verificación de nómina de fin de año siguiendo los pasos a continuación:

Inicia sesión en tu cuenta de HCP.
Navega a la pestaña Payroll y haz clic en Get Started (Comenzar) en la página de Resumen.
Haz clic en Fix Now (Corregir ahora) junto a "Revisar información fiscal de la empresa."
Haz clic en Go (Ir) junto a cada paso:
- Revisar información fiscal de la empresa
- Previsualizar presentaciones de W-2 de empleados
- Recordatorios
Haz clic en Finished (Finalizado) en la esquina superior derecha de la página.
Luego serás redirigido a la página de Resumen de Nómina, donde puedes revisar tus presentaciones fiscales haciendo clic en el botón Check Tax Filings (Ver presentaciones fiscales).

Verificación de ID fiscal

Propósito: Asegurar que todos los ID fiscales sean precisos para un procesamiento y presentación de fin de año sin problemas.

Revisar ID fiscales: Confirma que todos los ID fiscales federales, estatales y locales en tu sistema de nómina sean correctos.

Actualizar o verificar cambios: Si tu empresa se ha mudado o ha cambiado de tipo de entidad, verifica cualquier nuevo ID fiscal.

ℹ️ Por favor, ten en cuenta: Los ID fiscales incorrectos pueden llevar a errores de presentación o sanciones.

Revisión de nómina del año hasta la fecha (YTD)

Propósito: Verificar la precisión de la nómina, incluidos los ingresos, retenciones fiscales y deducciones.

Verificar entradas YTD: Asegúrate de que todos los datos de nómina del año, incluidos los ajustes manuales, sean precisos.
Descargar informes: Descarga el "Resumen de Nómina" yendo a Payroll > Documents > Reports & taxes.
Buscar discrepancias: Compara los totales YTD con registros anteriores. Toma nota de cualquier discrepancia de inmediato y contáctanos para obtener ayuda.

ℹ️ Por favor, ten en cuenta: Las previsualizaciones del año hasta la fecha ayudan a identificar y corregir errores, reduciendo la necesidad de correcciones.

W-2/1099: Revisión de Datos de Empleados y Contratistas

Propósito: Permitir que los empleados/trabajadores opten por la entrega electrónica o física de W-2/1099 y verifiquen su dirección para asegurar la precisión.

Opción de Entrega Electrónica de W-2/1099: Recuerda a los empleados que opten por la entrega electrónica de sus formularios W-2 antes de la fecha límite especificada. La entrega electrónica asegura un acceso más rápido y seguro a los formularios W-2, reduciendo retrasos y mejorando la seguridad de los datos.

Revisión de Dirección para Copia Física de W-2/1099: Anima a los empleados a iniciar sesión en el portal del empleado para confirmar o actualizar su dirección. Asegura que los formularios se envíen a la dirección correcta.

Guía de Recuperación y Entrega Electrónica de W-2

Cómo los Administradores Pueden Recuperar Formularios W-2/1099

Para acceder al formulario W-2 de tu empleado o al 1099 de tu contratista, sigue estos pasos:
- Inicia sesión en tu cuenta de HCP.
- Navega a la pestaña Payroll (Nómina).
- En Payroll (Nómina), selecciona Employees & Contractors (Empleados y Contratistas).
- Encuentra al empleado o contratista y haz clic en Details (Detalles) a la derecha.
- Haz clic en el botón More (Más) en la esquina superior derecha.
- En el menú desplegable, selecciona Tax Documents (Documentos Fiscales) para ver o descargar el formulario W-2/1099.

Cómo los Empleados y Contratistas Pueden Recuperar Formularios W-2/1099 en Móvil

Si tu empleado o contratista tiene un inicio de sesión activo en HCP, pueden seguir estos pasos para ver y descargar sus documentos fiscales:
- Inicia sesión en la aplicación móvil de HCP.
- Toca el icono Menu (Menú) (tres líneas) en la parte superior izquierda.
- Selecciona Payroll (Nómina).
- Toca Tax Documents (Documentos Fiscales).
- Elige el informe o formulario deseado y haz clic en Download (Descargar) a la derecha para guardarlo en su dispositivo.

¿Cómo puede el empleado optar por la entrega electrónica?

Si tu(s) empleado(s) tienen un inicio de sesión activo en HCP, pueden optar por un W-2 electrónico actualizando su información de Retención de Impuestos.

Por favor, sigue estos pasos:
- Inicia sesión en tu aplicación móvil de HCP.
- Ve a la pestaña Menu (Menú) (toca el icono de tres líneas en la esquina superior izquierda).
- Haz clic en Payroll (Nómina).
- Selecciona Tax Withholding (Retención de Impuestos).
- Haz clic en Update SSN (Actualizar SSN).
- Verás una opción para optar por el W-2 electrónico—simplemente marca la casilla para confirmar y haz clic en Save (Guardar) para aplicar los cambios.

💡 Consejo Profesional: También puedes enviar a tus empleados el enlace directo desde la aplicación móvil de HCP para facilitarles optar por un W-2 electrónico actualizando su información de Retención de Impuestos.

¿Cuándo pueden esperar que se entreguen las copias físicas si no han optado por la electrónica?

Las copias físicas de W-2 y 1099 se enviarán por correo a los empleados y contratistas que no hayan optado por la entrega electrónica y deberían recibirse antes del 31 de enero de 2025, en cumplimiento con las regulaciones federales.

Preparándose para un Año de Nómina Exitoso en 2027

Paso 1: Recopilar Tasas SUI 2027.
- Monitorea las actualizaciones sobre las tasas de seguro de desempleo estatal (SUI), que pueden llegar por correo o notificaciones estatales.
  - Actualiza tus registros enviándonos las nuevas tasas para tu empresa.

Paso 2: Actualizar Contribuciones o Deducciones de Beneficios para 2026.
- Aplica cualquier cambio a las contribuciones de beneficios, como seguro médico, planes de jubilación u otros beneficios para empleados, para el próximo año.

Paso 3: Asignaciones de Retención de Empleados.
- Recuerda a los empleados que revisen y actualicen sus formularios de retención federal (W-4) y estatal para reflejar cualquier cambio personal o financiero para deducciones fiscales precisas.

Paso 4: Restablecer Saldos de Enfermedad y PTO si es necesario.
- Restablece los saldos de licencia por enfermedad y PTO en HCP en la página de Tiempo Libre para comenzar el nuevo año con las cantidades correctas.

Al tomar estos pasos, asegurarás que tu nómina esté lista para avanzar sin problemas en el nuevo año con tasas de impuestos actualizadas, beneficios para empleados y saldos de licencia precisos.

¿Necesitas ayuda?

¡Estamos aquí para ayudarte! Chatea con Soporte mediante la Burbuja de Chat Azul en tu cuenta de Housecall Pro o llámanos al (858) 842-5746.

Preparación para la Nómina de Fin de Año (Lista de verificación)