Qué esperar y cómo prepararse para la nómina de fin de año

El Fin de Año (YE) en la nómina es el proceso de finalizar tus registros de nómina del año para asegurar que todo sea preciso, cumpla con las normativas y se envíe a las autoridades fiscales correctas. Esto incluye completar los formularios necesarios, proporcionar formularios fiscales a los empleados y hacer los ajustes necesarios para prepararse para el nuevo año fiscal.

A medida que el año llega a su fin, hay pasos clave en la nómina que necesitarás seguir para asegurarte de que todo se presente correctamente y a tiempo. Tener en cuenta las fechas límite importantes y hacer los ajustes correctos te ayudará a mantener el cumplimiento.

Esta guía describe las fechas, tareas y ajustes críticos necesarios para cerrar exitosamente tu nómina del año.

Tareas clave de nómina de fin de año

Para completar la nómina de fin de año, se requieren estos formularios clave:

Formularios W-2 para empleados.
Formularios 1099 para contratistas.
Declaraciones anuales (como los Formularios 940, 943 y W-3) a nivel estatal y federal.

También pueden ser necesarios ajustes adicionales, incluyendo:

Pagos manuales realizados fuera del sistema de nómina.
Ingresos imputados de ciertos beneficios (como el seguro de vida a término grupal o la propiedad proporcionada por la empresa).
Bonos finales o pagos de acciones emitidos antes del fin de año.

Fechas críticas de fin de año

Para asegurar un proceso de nómina de fin de año fluido y conforme, ten en cuenta las siguientes fechas importantes:

3 de diciembre:
- Envía cualquier corrección a la nómina por ganancias fuera de nuestro sistema o nóminas corregidas para asegurarte de que se resuelvan antes del 31 de diciembre. Esto nos da el mayor tiempo para hacer correcciones antes del fin de año. Para correcciones del cuarto trimestre después de esta fecha, las procesaremos lo más rápido posible, pero no podemos garantizar que se incluyan en las presentaciones originales para el 31 de diciembre.

31 de diciembre:
- Último día de pago de 2025: Envía cualquier nómina o anulación de última hora para esta fecha para asegurarte de que se incluyan en las presentaciones originales de 2024. Ten en cuenta que las correcciones aún están sujetas a un SLA de 20 días hábiles, por lo que no podemos garantizar que cualquier corrección enviada después del 1 de enero sea parte de las presentaciones originales, aunque haremos nuestro mejor esfuerzo.
- Último día para el consentimiento de entrega electrónica: Asegúrate de que el consentimiento para la entrega electrónica de los W-2 y 1099 esté establecido para esta fecha. Si no, los trabajadores pueden recibir una copia impresa y enviada por correo de sus W-2.

24 de enero:
- Los W-2 y 1099 estarán disponibles para descargar en HCP.

31 de enero:
- Fecha límite para distribuir los W-2 a los empleados: Asegúrate de que los empleados reciban los W-2 para esta fecha para mantener el cumplimiento.
- Último día para la presentación de fin de año: Este marca el último día para completar todas las presentaciones de nómina de fin de año.

Cómo prepararse para la nómina de fin de año

Paso 1: Revisa todos los registros de nómina.
- Asegúrate de que todas las entradas de nómina, incluidos los pagos manuales y los bonos, sean precisos y estén correctamente registrados en tu sistema de nómina. Esto ayudará a evitar discrepancias al prepararse para el procesamiento de fin de año.

Paso 2: Toma nota de las fechas límite de presentación.
- Lleva un registro de las fechas y plazos clave para la presentación. Crea una línea de tiempo para asegurarte de que cada tarea de fin de año se complete a tiempo para evitar retrasos.

Paso 3: Busca apoyo. Si tienes alguna pregunta o necesitas ayuda con los ajustes antes de las fechas límite de fin de año, nuestro equipo está disponible para apoyarte en cada paso del camino.

Paso 4: Completa la lista de verificación de nómina de fin de año - Fecha límite: 30 de diciembre de 2024.
- Puedes encontrar la lista de verificación en el área de HCP Payroll de nuestro sitio web.

Siguiendo estos pasos y teniendo en cuenta estas fechas, estarás bien preparado para un cierre fluido y conforme de tu año de nómina.

Lista de verificación de nómina de fin de año

Para ayudar a agilizar tu proceso de nómina de fin de año, hemos creado una lista de verificación para asegurar que todas las tareas y plazos se cumplan. Esta guía proporciona pasos claros para los requisitos de presentación, ajustes especiales y reinicios del sistema.

Siguiendo esta lista de verificación, te mantendrás en el camino correcto y minimizarás el riesgo de errores o plazos perdidos.

Cómo acceder a la lista de verificación de nómina de fin de año (con tutorial en video)

Accede a la lista de verificación de nómina de fin de año siguiendo los pasos a continuación:

Inicia sesión en tu cuenta de HCP.
Navega a la pestaña Payroll y haz clic en Get Started (Comenzar) en la página de resumen.
Haz clic en Fix Now (Corregir ahora) junto a "Revisar información fiscal de la empresa."
Haz clic en Go (Ir) junto a cada paso:
- Revisar información fiscal de la empresa
- Previsualizar presentaciones de W-2 de empleados
- Recordatorios
Haz clic en Finished (Finalizado) en la esquina superior derecha de la página.
Luego serás redirigido a la página de resumen de nómina, donde puedes revisar tus presentaciones fiscales haciendo clic en el botón Check Tax Filings (Ver presentaciones fiscales).

Verificación de ID fiscal

Propósito: Asegurar que todos los ID fiscales sean precisos para un procesamiento y presentación de fin de año sin problemas.

Revisar ID fiscales: Confirma que todos los ID fiscales federales, estatales y locales en tu sistema de nómina sean correctos.

Actualizar o verificar cambios: Si tu empresa se ha mudado o cambiado de tipo de entidad, verifica cualquier nuevo ID fiscal.

Nota: Los ID fiscales incorrectos pueden llevar a errores en la presentación o penalizaciones.

Revisión de nómina del año hasta la fecha (YTD)

Propósito: Verificar la precisión de la nómina, incluidos los ingresos, retenciones fiscales y deducciones.

Verificar entradas YTD: Asegúrate de que todos los datos de nómina del año, incluidos los ajustes manuales, sean precisos.
Descargar informes: Descarga el "Resumen de nómina" desde el portal de nómina.
Verificar discrepancias: Compara los totales YTD con registros anteriores. Toma nota de cualquier discrepancia de inmediato y comunícate con nosotros para obtener ayuda.

Nota: Las previsualizaciones del año hasta la fecha ayudan a identificar y corregir errores, reduciendo la necesidad de correcciones.

W-2/1099: Revisión de datos de empleados y contratistas

Propósito: Permitir que los empleados/trabajadores opten por la entrega electrónica o física de W-2/1099 y verifiquen su dirección para asegurar la precisión.

Opción de W-2/1099 electrónica: Recuerda a los empleados que opten por la entrega electrónica de sus formularios W-2 antes de la fecha límite especificada. La entrega electrónica asegura un acceso más rápido y seguro a los formularios W-2, reduciendo retrasos y mejorando la seguridad de los datos.

Revisión de dirección para copia física de W-2/1099: Anima a los empleados a iniciar sesión en el portal del empleado para confirmar o actualizar su dirección. Asegura que los formularios se envíen a la dirección correcta.

Guía de recuperación y entrega electrónica de W-2

Cómo los administradores pueden recuperar formularios W-2/1099

Para acceder al formulario W-2 de tu empleado o al formulario 1099 de tu contratista, sigue estos pasos:
- Inicia sesión en tu cuenta de HCP.
- Navega a la pestaña Payroll.
- En Payroll, selecciona Employees & Contractors (Empleados y contratistas).
- Encuentra al empleado o contratista y haz clic en Details (Detalles) a la derecha.
- Haz clic en el botón More (Más) en la esquina superior derecha.
- En el menú desplegable, selecciona Tax Documents (Documentos fiscales) para ver o descargar el formulario W-2/1099.

Cómo los empleados y contratistas pueden recuperar formularios W-2/1099 en móvil

Si tu empleado o contratista tiene un inicio de sesión activo en HCP, pueden seguir estos pasos para ver y descargar sus documentos fiscales:
- Inicia sesión en la aplicación móvil de HCP.
- Toca el icono de Menú (tres líneas) en la esquina superior izquierda.
- Selecciona Payroll.
- Toca Tax Documents (Documentos fiscales).
- Elige el informe o formulario deseado y haz clic en Download (Descargar) a la derecha para guardarlo en su dispositivo.

¿Cómo puede el empleado optar por la entrega electrónica?

Si tu(s) empleado(s) tienen un inicio de sesión activo en HCP, pueden optar por un W-2 electrónico actualizando su información de retención fiscal.

Por favor, sigue estos pasos:
- Inicia sesión en tu aplicación móvil de HCP.
- Ve a la pestaña Menú (toca el icono de tres líneas en la esquina superior izquierda).
- Haz clic en Payroll.
- Selecciona Tax Withholding (Retención fiscal).
- Haz clic en Update SSN (Actualizar SSN).
- Verás una opción para optar por el W-2 electrónico—simplemente marca la casilla para confirmar y haz clic en Guardar para aplicar los cambios.

Consejo profesional: También puedes enviar a tus empleados el enlace directo desde la aplicación móvil de HCP para facilitarles optar por un W-2 electrónico actualizando su información de retención fiscal.

¿Cuándo pueden esperar que se entreguen las copias físicas si no han optado por ello?

Las copias físicas de los W-2 y 1099 se enviarán por correo a los empleados y contratistas que no hayan optado por la entrega electrónica y deberían recibirse antes del 31 de enero de 2025, en cumplimiento con las regulaciones federales.

Preparación para un año de nómina exitoso en 2026

Paso 1: Recoge las tasas de SUI de 2026.
- Monitorea las actualizaciones sobre las tasas de seguro de desempleo estatal (SUI), que pueden llegar por correo o notificaciones estatales.
  - Actualiza tus registros enviándonos las nuevas tasas para tu empresa.
- Además, a partir del 1 de enero de 2026, el sistema retendrá impuestos SUI basados en el estado del lugar de trabajo principal de cada empleado, de acuerdo con las directrices de Localización del Trabajo del Departamento de Trabajo.
  - Por favor, verifica que los estados del lugar de trabajo principal de los empleados estén correctamente establecidos para 2025, especialmente si tienes personal trabajando en varios estados, para asegurar retenciones precisas de impuestos SUI.

Paso 2: Actualiza las contribuciones o deducciones de beneficios para 2026.
- Aplica cualquier cambio a las contribuciones de beneficios, como seguro médico, planes de jubilación u otros beneficios para empleados, para el próximo año.

Paso 3: Asignaciones de retención de empleados.
- Recuerda a los empleados que revisen y actualicen sus formularios de retención federal (W-4) y estatal para reflejar cualquier cambio personal o financiero para deducciones fiscales precisas.

Paso 4: Restablece los saldos de enfermedad y PTO si es necesario.
- Restablece los saldos de licencia por enfermedad y PTO en HCP en la página de Tiempo Libre para comenzar el nuevo año con las cantidades correctas.

Al tomar estos pasos, asegurarás que tu nómina esté lista para avanzar sin problemas en el nuevo año con tasas de impuestos actualizadas, beneficios para empleados y saldos de licencia precisos.

Para más asistencia, por favor comunícate con nuestro equipo de soporte por chat

a través de la Burbuja de Chat Azul en tu cuenta de Housecall Pro, o

contacta a nuestro equipo de soporte telefónico al (858) 842-5746.

Preparación para la Nómina de Fin de Año (Lista de verificación)