Seguimiento de tiempo con Housecall Pro
Una mejor comprensión del tiempo y la mano de obra reales que se dedican al trabajo programado solo puede comenzar con un seguimiento preciso del tiempo de los empleados asignados a trabajos específicos. Las funciones de seguimiento de tiempo dentro de Housecall Pro te permiten rastrear mejor el tiempo que tus empleados pasan viajando o trabajando en el sitio de trabajo. Esto finalmente conduce a una visión de la eficiencia de tus empleados de campo y a una percepción más precisa de cómo la mano de obra impacta la rentabilidad de tu trabajo.
Para asegurarte de que tus empleados puedan rastrear su tiempo individual en los trabajos, querrás comenzar activando esta función en tu cuenta de Housecall Pro. Cubriremos cómo hacerlo en este artículo de ayuda, y también proporcionaremos otra información para asegurarnos de que obtengas el máximo provecho del seguimiento de tiempo con Housecall Pro.
Configuración del seguimiento de tiempo
Para configurar el seguimiento de tiempo:
Haz clic en el icono de engranaje en la esquina superior derecha de tu cuenta de HCP para ir a Settings (Configuración).
Selecciona Jobs (Trabajos) del menú de Settings (Configuración) a la izquierda.
Haz clic en la pestaña Time tracking (Seguimiento de tiempo) en la página de configuración de Jobs (Trabajos).
Alternativamente, puedes localizar la configuración de Time tracking (Seguimiento de tiempo) a través de My Apps (Mis aplicaciones):
Haz clic en el icono de My Apps (Mis aplicaciones) (cuadrado 3x3) en la esquina superior derecha de tu cuenta de HCP.
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Haz clic en el botón Go to App Store (Ir a la tienda de aplicaciones) en la parte superior del menú de aplicaciones.
Desde la App Store, escribe Time tracking (Seguimiento de tiempo) en la barra de búsqueda, o desplázate hacia abajo hasta que veas la aplicación de Time Tracking (Seguimiento de tiempo).
Haz clic en la aplicación directamente, o haz clic en el botón View Details (Ver detalles).
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Haz clic en el botón azul Settings (Configuración) en la esquina superior derecha de la página de detalles de la aplicación para ser dirigido a tu Time Tracking settings (Configuración de seguimiento de tiempo).
En tu configuración de Time tracking (Seguimiento de tiempo):
Habilita las funciones de Employee Time Tracking (Seguimiento de tiempo de empleados) haciendo clic en los interruptores para cada una:
Total clocked-in time and timesheets (Tiempo total registrado y hojas de tiempo).
Travel and time on jobs (Viaje y tiempo en trabajos).
Función de tiempo total registrado y hojas de tiempo
Con esta función habilitada, el widget de entrada/salida estará disponible para los empleados en el panel de control de la aplicación móvil. Esto permite a tus empleados registrar su entrada y salida de su jornada laboral para rastrear cuántas horas están en el reloj, lo que rastrea las horas totales registradas en una hoja de tiempo. Habilitar esta opción da a tus empleados acceso a informes de hojas de tiempo.
Registrar entrada y salida
Una vez que hayas habilitado la configuración de tiempo total registrado y hojas de tiempo, tus empleados verán los widgets de entrada/salida y registro de tiempo en la parte superior de su Dashboard (Panel de control) en la aplicación móvil de HCP.
Para registrar entrada o salida:
Toca en el cuadro de seguimiento de tiempo en el Dashboard (Panel de control) principal de tu aplicación móvil de HCP.
El cuadro de seguimiento de tiempo estará gris cuando un empleado esté registrado como salida.
Cuando esté registrado como entrada, el cuadro de seguimiento de tiempo se volverá verde y mostrará un temporizador en funcionamiento.
Al tocarlo nuevamente, el empleado se registrará como salida nuevamente y el temporizador se detendrá.
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📌 Nota: Los empleados solo pueden registrar entrada/salida a través de la aplicación móvil de HCP.
Ver tu registro de tiempo
Al tocar en el cuadro de registro de tiempo a la derecha del cuadro de seguimiento de tiempo, se mostrará a tu empleado sus horas totales registradas para la semana.
Para ver tu registro de tiempo:
Toca el widget de registro de tiempo en el lado derecho de tu Dashboard (Panel de control) de la aplicación móvil de HCP.
Desplázate para ver tus horas, desglosadas por día.
Cada día también mostrará las horas de entrada y salida.
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Gestión de registros de tiempo de empleados
Una vez que hayas habilitado la configuración de tiempo total registrado y hojas de tiempo para tu cuenta, puedes ver fácilmente las tarjetas de tiempo de tus empleados y las ubicaciones de entrada/salida, y editar sus tiempos según sea necesario.
Ver y editar registros de tiempo de empleados
Para ver y editar registros de tiempo:
Haz clic en el icono de My Apps (Mis aplicaciones) (cuadrado 3x3) en la esquina superior derecha de tu cuenta de Housecall Pro.
Selecciona la aplicación de Timesheet (Hoja de tiempo).
Serás dirigido a tus hojas de tiempo, donde puedes ver y editar registros de tiempo de empleados.
Selecciona un turno que corresponda con la fecha (columna de la izquierda) y el nombre del empleado (fila superior) que necesitas editar.
A continuación, haz clic directamente en los campos de In (Entrada) o Out (Salida). Puedes seleccionar una hora de los menús desplegables o ingresar manualmente la hora en cada cuadro.
Si necesitas agregar una nueva entrada de tiempo, haz clic en + Time Entry (Entrada de tiempo) y ajusta las horas de entrada/salida según sea necesario.
Haz clic en Save (Guardar) en la esquina inferior derecha de la tarjeta de tiempo una vez que hayas terminado.
📌 Nota: Cuando archivas un perfil de empleado, ya no aparecerá en el informe de hojas de tiempo. Si necesitas ver horas pasadas para ese empleado, puedes restaurar su perfil archivado.
Ver ubicaciones de entrada/salida de empleados
📌 Nota: Si las ubicaciones de entrada/salida no se están registrando, asegúrate de que la configuración de ubicación esté habilitada tanto para la aplicación de Housecall Pro como para tu dispositivo móvil.
Para ver las ubicaciones donde tus empleados han registrado entrada/salida:
Haz clic en el icono de My Apps (Mis aplicaciones) (cuadrado 3x3) en la esquina superior derecha de tu cuenta de Housecall Pro.
Selecciona la aplicación de Timesheet (Hoja de tiempo). Luego serás dirigido a tus hojas de tiempo.
Selecciona un turno para ver sus ubicaciones de entrada/salida.
Las ubicaciones de entrada/salida se muestran en la ventana de la tarjeta de tiempo (siempre que la configuración de ubicación esté habilitada tanto para la aplicación móvil de Housecall Pro como para el dispositivo móvil al registrar entrada/salida).
Pin verde: Ubicación de entrada.
Pin rojo: Ubicación de salida.
Eliminar una entrada de tiempo
Para eliminar una entrada de tiempo:
Haz clic en el icono de My Apps (cuadrado 3x3) en la esquina superior derecha de tu cuenta de Housecall Pro.
Selecciona la app de Timesheet. Luego serás dirigido a tus timesheets (hojas de tiempo).
Selecciona un turno del que necesites eliminar una entrada de tiempo.
En la ventana de Timecard (Registro de tiempo), haz clic en el cuadro de verificación a la izquierda de la entrada de tiempo que necesitas eliminar.
Selecciona múltiples entradas de tiempo haciendo clic en el cuadro de verificación junto a cada una.
Selecciona todas las entradas de tiempo haciendo clic en el cuadro de verificación a la izquierda de "Horas" en la parte superior.
A continuación, haz clic en el icono de la papelera en la parte superior derecha de la ventana de Timecard.
Selecciona Delete (Eliminar) en la ventana de confirmación para eliminar la entrada de tiempo, ¡y eso es todo!
Marcar Horas como Pagadas o No Pagadas con Timesheets
Si estás rastreando manualmente las horas de nómina a través de HCP, puedes marcar las horas como Pagadas o No Pagadas siguiendo estos pasos:
Haz clic en el icono de My Apps (cuadrado 3x3) en la esquina superior derecha de tu cuenta de Housecall Pro.
Selecciona la app de Timesheet. Luego serás dirigido a tus timesheets (hojas de tiempo).
Selecciona un turno que necesites marcar como Pagado o No Pagado.
A continuación, haz clic en el cuadro de verificación a la izquierda de cada entrada de tiempo en la ventana de Timecard.
Selecciona el tipo de hora (horas regulares, horas extras o doble horas extras) bajo la columna Tipo haciendo clic en el menú desplegable para cada entrada de tiempo.
Una vez seleccionadas las entradas de tiempo y los tipos de hora, haz clic en el icono de Pagado o el icono de No Pagado en la sección superior derecha de la ventana de Timecard.
Icono de Pagado: Signo de dólar sin barra.
Icono de No Pagado: Signo de dólar con barra.
Al hacer clic en el icono de Pagado, verás la palabra PAGADO sobre cada entrada de tiempo en la columna de Horas.
Finalmente, haz clic en Save (Guardar) en la esquina inferior derecha de la ventana de Timecard.
Verás los cambios reflejados en las horas de tu empleado para ese turno con la palabra Pagado y horas en rojo.
Repite este proceso para cada turno que necesites marcar como Pagado o No Pagado, ¡y listo!
Función de Viaje y tiempo en trabajos
Esta función permite que todos los empleados asignados a un trabajo rastreen su tiempo de viaje individual y tiempo en el trabajo desde la HCP Mobile App. Cada empleado asignado a un trabajo puede indicar individualmente cuándo están en camino, y cuándo comienzan, pausan y detienen su trabajo en un trabajo.
Housecall Pro rastreará tanto el Tiempo de Viaje como el tiempo de Trabajo. Desde la HCP Mobile App, siempre que tú o un empleado presione On My Way (En camino), Start (Iniciar) o Finish (Finalizar). Registramos la fecha y hora en que se realizó esta acción para que podamos rastrear el tiempo que toma un trabajo.
Habilitar esta opción también proporcionará a tu empresa informes más precisos sobre la mano de obra total.
📌 Nota: El tiempo rastreado usando la función de Viaje y tiempo en trabajos no se refleja en el total de entrada y hojas de tiempo.
Rastrear Viaje y Tiempo en Trabajos
Para comenzar a rastrear tu tiempo de viaje:
Toca On my way (En camino) en la página del Trabajo en la HCP Mobile App. Esto comenzará el tiempo que toma viajar a la dirección del servicio.
📌Nota:
Las notificaciones al cliente solo se envían la primera vez que un empleado toca 'On my way,' por lo que tus clientes no recibirán múltiples notificaciones si más de un empleado está rastreando su tiempo en un trabajo dado.
Las notificaciones pueden enviarse al cliente para todas las acciones, excepto para la acción 'Start job'.
Para dejar de rastrear el tiempo de viaje y comenzar a rastrear el tiempo en el trabajo:
Toca el icono Start my time (Iniciar mi tiempo) en la página del Trabajo, a la derecha del icono 'On my way'.
Pausar un Trabajo (HCP Mobile App)
Esta funcionalidad asegura que si el tiempo de un trabajo necesita ser pausado antes de marcar el trabajo como finalizado, los empleados en el trabajo puedan hacerlo mientras también mantienen un registro del tiempo pausado. Esto también asegura que, si múltiples empleados están trabajando en un trabajo en diferentes momentos, todos puedan rastrear sus tiempos de inicio y parada independientemente de finalizar un trabajo.
Para pausar el tiempo en un Trabajo:
Si tú o tu empleado necesitan dejar un trabajo sin marcarlo como Finalizado, puedes tocar el icono Pause my time (Pausar mi tiempo) para pausar temporalmente su tiempo en el trabajo.
Luego puedes seleccionar una razón por la que estás pausando tu tiempo, así como dejar una descripción más detallada en el campo Nota. Las razones disponibles incluyen:
Completé mi trabajo
Material necesario
Descanso
Otro
Una vez que regreses al trabajo, puedes tocar Start my time (Iniciar mi tiempo) nuevamente para continuar el seguimiento del tiempo.
Finalizar un Trabajo y Detener el Seguimiento del Tiempo de Trabajo
Para finalizar un trabajo y detener el seguimiento del tiempo de trabajo:
Cuando un trabajo esté completo, toca el icono Finish Job (Finalizar Trabajo). Esto detendrá automáticamente el seguimiento del tiempo y marcará el trabajo como finalizado.
#{{TEXT_108}}Una vez que tú o tu empleado hayan tocado el icono Finish job (Finalizar trabajo), verás el Tiempo de Viaje y Tiempo de Trabajo calculados. El tiempo total de viaje y en el trabajo de los empleados se puede ver desde la aplicación móvil y el portal web.
📌 Nota: Finalizar el trabajo detendrá el seguimiento del tiempo de trabajo para cualquier empleado en el trabajo. Un trabajo solo puede ser marcado como finalizado una vez por un solo empleado.
Ver Seguimiento del Tiempo en el Historial de Trabajos en Móvil
Para ver el historial de seguimiento del tiempo de trabajo en la aplicación móvil, cualquier persona asignada al trabajo puede:
Toca la sección Time log (Registro de tiempo) para ver la tarjeta de estado de Time Tracking (Seguimiento de tiempo). Esto proporcionará un historial detallado de tu registro de tiempo, incluyendo el tiempo total de viaje y tiempo en el trabajo.
Si es necesario, puedes editar tu tiempo total tocando el icono de lápiz.
📌 Nota: El tiempo dejará de ser rastreado automáticamente en el trabajo si se edita manualmente.
Cualquiera que pueda ver un trabajo en la aplicación móvil también puede ver el estado y las métricas de tiempo total para los empleados asignados justo debajo del widget de programación.
Ver Tiempo en Trabajos a los que No Estás Asignado
Cuando un empleado no está asignado a un trabajo pero puede verlo desde la aplicación móvil, verá el flujo de trabajo del trabajo junto con las marcas de tiempo para los eventos de en camino, trabajo iniciado y trabajo completado. Si desean activar estos eventos, también pueden hacerlo.
Luego pueden ver actualizaciones de estado específicas para cada empleado en el trabajo debajo del horario.
Indicaciones basadas en la ubicación
Siempre que hayas habilitado el uso compartido de ubicación dentro de la aplicación HCP, te enviaremos recordatorios para iniciar y detener tu tiempo cuando llegues o salgas de un sitio de trabajo.
Para habilitar el uso compartido de ubicación para notificaciones de Seguimiento de Tiempo:
Navega a Settings (Configuración) de tu dispositivo.
Toca la Housecall Pro app.
Toca Location (Ubicación).
Selecciona Always (Siempre).
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Métricas de Seguimiento de Tiempo en la Página de Trabajo
Al usar la función de Viaje y Tiempo en trabajos, nuestro sistema puede rastrear el tiempo desde que un empleado toca On my way, hasta que toca Start job, y hasta que toca Finish job. Esto está disponible en el portal web y en la aplicación móvil de Housecall Pro.
En el portal web de Housecall Pro, puedes ver las marcas de tiempo de cada paso bajo los botones OMW, Start, y Finish en la Job details page (Página de detalles del trabajo).
Estado del Técnico de Campo & Historial de Viaje y Tiempo en Trabajos
Dentro de la Job Details page (Página de detalles del trabajo) en el portal web de Housecall Pro, podrás ver el estado del Técnico de Campo de cada empleado asignado al trabajo, lo que te dará un cálculo más preciso del tiempo total de trabajo.
Desde la Field Tech Status table (Tabla de estado del técnico de campo), puedes revisar:
El nombre de cada empleado asignado al trabajo.
El estado de cada empleado en el trabajo.
El tiempo total de viaje de cada empleado.
El tiempo total en el trabajo de cada empleado.
Ver Tiempo en el Historial de Trabajo
Para un desglose del historial de Viaje y tiempo de cada empleado en trabajos específicos:
Abre un trabajo para ver la Página de detalles del trabajo.
Haz clic en la fila de cada empleado asignado en la Field Tech Status table (Tabla de estado del técnico de campo) en la parte superior de la página.
Esto te llevará a la Field Tech Details page (Página de detalles del técnico de campo), que proporciona un historial de seguimiento de tiempo más detallado por empleado.
Editar Tiempo de Viaje/Tiempo Total del Trabajo
Para editar el Tiempo Total de Viaje y el Tiempo Total del Trabajo en un trabajo:
Abre un trabajo para ver la Página de detalles del trabajo.
Haz clic en la fila de un empleado asignado en la Field Tech Status table (Tabla de estado del técnico de campo) en la parte superior de la página.
Esto te llevará a la Field Tech Details page (Página de detalles del técnico de campo), que proporciona un historial de seguimiento de tiempo más detallado por empleado.
Haz clic en el botón Edit (Editar) en la esquina superior derecha de la página.
En la sección de Seguimiento de Tiempo, ajusta manualmente el Tiempo Total de Viaje o el Tiempo Total del Trabajo ingresando las horas y minutos en los campos.
Si deseas proporcionar una razón para el ajuste, puedes agregar una nota en la sección de notas.
Una vez realizados los ajustes, haz clic en el botón azul Save (Guardar) en la esquina superior derecha de la página.
Cualquier ajuste realizado al Tiempo total de viaje o Tiempo total del trabajo se mostrará luego en la sección de Edit history (Historial de ediciones).
Para salir del modo de edición sin guardar cambios, haz clic en Cancel (Cancelar) en la esquina superior derecha de la página, junto al botón Guardar. Luego volverás al modo de visualización.
Para salir de esta página sin guardar cambios y volver a la Página de detalles del trabajo, haz clic en el icono X en la esquina superior izquierda de la pantalla.
📌 Nota: Los cambios en los campos de Tiempo Total de Viaje o Tiempo Total del Trabajo no actualizarán los tiempos de Start, OMW, o Finish que se muestran en la Página de detalles del trabajo. Estos cambios solo afectan el tiempo registrado para el empleado en el trabajo.
Hojas de Tiempo
Cómo Acceder a las Hojas de Tiempo
La forma más fácil de acceder a tus Hojas de Tiempo es hacer clic en el icono My Apps (Mis aplicaciones) (cuadrado 3x3) en la esquina superior derecha de tu pantalla, luego selecciona la Timesheet app (Aplicación de hoja de tiempo).
Si el Dash está disponible en tu cuenta, primero debes agregar un informe de Hoja de Tiempo a tu panel de control para acceder a tus hojas de tiempo desde la aplicación de Hoja de Tiempo. Si el informe no se ha agregado, al hacer clic en la aplicación de Hoja de Tiempo serás redirigido a la Página principal.
Agregar un Informe de Hoja de Tiempo en el Dash
Si el Dash está disponible en tu cuenta, puedes agregar un widget de informe de Hoja de Tiempo a tu panel de control siguiendo los pasos a continuación:
Ve a la pestaña Dash en la barra de navegación superior de tu cuenta de Housecall Pro y desplázate hasta la parte inferior de la página.
Ubica el widget Add custom report (Agregar informe personalizado) y haz clic en el icono de más azul.
Aparecerá la ventana de plantillas de informes personalizados. Haz clic en Add (Agregar) en la plantilla de informe de Timesheet (Hoja de Tiempo).
El informe de Hoja de Tiempo ahora estará disponible como un widget en tu Panel de control. Haz clic en el icono de ojo en la esquina superior derecha para ver y editar el informe.
Desde aquí, puedes seleccionar el período de tiempo para el informe haciendo clic en el botón de opción a la izquierda de las opciones en la esquina superior izquierda de la página: 1 semana, 2 semanas, Mes, o Año.
Con el período de tiempo seleccionado, haz clic en Save Report (Guardar informe) en la esquina superior derecha de la página, a la izquierda del botón Exportar.
Si no ves el widget de Informe de Hoja de Tiempo en tu Panel de control, es posible que necesites desplazarte hasta la parte inferior de tu Panel de control y hacer clic en Show More (Mostrar más) para ver informes/widgets adicionales.
📌Nota: Múltiples widgets de Informe de Hoja de Tiempo no se poblarán en el Dash si se actualiza el período de tiempo y se hace clic en 'Guardar informe' en la aplicación de Hoja de Tiempo, ya que el widget de Informe de Hoja de Tiempo solo puede guardar un período de tiempo a la vez. Si seleccionas un período de tiempo diferente en la aplicación de Hoja de Tiempo y haces clic en 'Guardar informe', el widget se actualizará con el nuevo período de tiempo seleccionado.
🛠️ Consejo Pro: Puedes reordenar tus informes/widgets del Panel de control haciendo clic en el 'Reorder dashboard reports' toggle (alternador de 'Reordenar informes del panel de control') en la esquina inferior izquierda del Panel de control.
Exportar tu Informe de Hoja de Tiempo
Un informe de Hoja de Tiempo te ofrece una vista detallada de las entradas de tiempo de tus empleados y las horas totales, y está disponible desde el portal web de Housecall Pro.
Para exportar tu Informe de Hoja de Tiempo:
Primero, navega a My Apps (Mis aplicaciones) haciendo clic en el icono de cuadrado 3x3 en la esquina superior derecha de tu cuenta de Housecall Pro, luego selecciona la Timesheet app (Aplicación de hoja de tiempo).
Desde aquí, puedes seleccionar el período de tiempo para el informe haciendo clic en el botón de opción para las opciones: 1 semana, 2 semanas, Mes, o Año.
A continuación, selecciona tus fechas de informe haciendo clic en las fechas en las secciones From (Desde) y To (Hasta) en la parte superior de la aplicación de Hoja de Tiempo. Aparecerá un calendario desplegable donde puedes seleccionar la fecha para cada una.
Una vez que el período de tiempo y el rango de fechas estén configurados, haz clic en el botón Export (Exportar) (flecha hacia abajo sobre una línea) en la esquina superior derecha de la página para exportar tu informe de Hoja de Tiempo.
La ventana de Export time tracking data (Exportar datos de seguimiento de tiempo) aparecerá, confirmando la exportación y la dirección de correo electrónico a la que se enviará el informe.
Si todo se ve bien, selecciona Export (Exportar) en la esquina inferior derecha de la ventana.
Consulta estos consejos sobre atraer excelentes empleados a tu empresa!
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