En este artículo, los empleados de campo y de oficina/administradores aprenderán cómo usar las citas para trabajos de varios días. También puedes hacer un rápido recorrido del producto.
Habilitar citas en trabajos
Para habilitar citas en trabajos:
Haz clic en el icono de engranaje en la esquina superior derecha de tu cuenta de HCP para ir a Settings (Configuración).
Selecciona Jobs (Trabajos) del menú de Settings (Configuración) a la izquierda.
Haz clic en la pestaña General en la página de configuraciones de Job (Trabajo).
Haz clic en el interruptor en el lado derecho de la pantalla donde puedes activar o desactivar las citas.
Confirma que todos los empleados estén usando la última versión de la aplicación móvil de Housecall Pro.
Una vez que navegues a la página de configuraciones de Appointments (Citas), puedes enviar enlaces de "actualización" a los empleados. Un banner amarillo aparecerá automáticamente en la parte superior de tu página de configuraciones.
Activa la configuración de Appointments (Citas) en tu página de Settings (Configuración)
📌 Nota: Solo el personal de administración y oficina con el permiso "Actualizar información de la cuenta de la empresa" puede habilitar o deshabilitar citas.
Creando un nuevo trabajo
Agregar múltiples citas a un solo trabajo no complicará el proceso de crear un trabajo con una sola cita (una sola visita). El flujo de agregar un nuevo trabajo permanece casi sin cambios. El único cambio notable es el nombre de la tarjeta. Ahora dirá Appointment (Cita) en lugar de Schedule (Programación):
Todavía es posible:
Crear un trabajo sin programación (sin citas)
Crear un trabajo con programación (con una sola cita)
📌 Nota: Todavía es posible programar un trabajo no programado arrastrándolo a la fecha y hora seleccionadas desde la lista no programada junto al calendario.
Agregar una cita a un trabajo existente
Cuando un trabajo se crea como un solo trabajo o sin citas, es posible agregar una cita al trabajo añadiendo cada cita "una por una".
En el portal web de HCP, puedes agregar citas ya sea:
Haciendo clic en el botón azul ADD APPOINTMENT (AGREGAR CITA) en la parte superior de la página
Haz clic en el botón ADD APPOINTMENT (AGREGAR CITA) visible en la nueva sección de Appointments (Citas) de la página de detalles del trabajo (ten en cuenta que esta sección aparece solo cuando se programa una primera cita para el trabajo).
Cómo ver cuántas citas están programadas dentro de un trabajo
Puedes ver cuántas citas se han agregado a un trabajo mirando la información debajo del botón ADD APPOINTMENT (AGREGAR CITA) en la parte superior de la página, o mirando la sección de Appointments (Citas) de la página de detalles del trabajo.
Si deseas ver los detalles de cada cita (la fecha y el rango de tiempo, la ventana de llegada y quién está asignado a ella), puedes expandir la sección de Appointments (Citas) haciendo clic en la flecha desplegable junto a + Appointment (Cita).
📌 Nota: Para que se cree una cita, necesita tener información sobre la fecha y el rango de tiempo, y al menos 1 empleado asignado.
¿Qué puedo hacer con una cita?
Reprogramar una cita
Haz clic en un icono de calendario junto a la cita que deseas reprogramar (al hacer clic, se debería abrir la vista de calendario como en los detalles del trabajo ).
Mueve el mosaico de la cita en la vista de calendario de la pestaña de programación.
Reasignar una cita a otro empleado
Haz clic en el icono de lápiz junto a la cita que deseas reasignar, y luego selecciona a los empleados que deberían ser asignados a esa cita. Una vez que la selección se haya cambiado como se desea, haz clic en Save (Guardar).
Cambiar la ventana de llegada de una cita (actualmente disponible solo en la web)
Haz clic en el icono de lápiz junto a la cita que deseas reasignar (al hacer clic, se abrirá la vista de calendario como en los detalles del trabajo ).
Luego haz clic en el icono de Arrival window (Ventana de llegada) en la esquina superior derecha de la pantalla y selecciona la opción deseada (si deseas guardarla como predeterminada, recuerda marcar la casilla en la parte inferior).
Finalmente, haz clic en Done (Hecho).
Eliminar una cita
Haz clic en el icono de Más (tres puntos) junto a una cita que deseas eliminar y luego elige Delete (Eliminar).
Confirma que realmente deseas eliminar la cita seleccionada.
Notificaciones OMW para citas
Con las citas, puedes enviar notificaciones de "On My Way" varias veces en un solo trabajo:
Haz clic en el botón OMW en la parte superior de la página
Luego selecciona la cita donde se debe enviar el mensaje OMW
Indica si la notificación al cliente debe ser enviada o no.
📌 Nota: Las citas no tendrán el botón de Deshacer encima del icono OMW. Si necesitas actualizar o reenviar una notificación OMW, puedes hacer clic en el botón OMW nuevamente.
O puedes hacer clic en el icono de Más (tres puntos) junto a una cita para la que deseas enviar una notificación y elegir Send OMW (Enviar OMW) (también puedes decidir si la notificación debe enviarse al cliente).
Estado del trabajo
Los estados de trabajo y de empleado (disponibles en la aplicación móvil) permanecen sin cambios con la introducción de citas.
¿Puedo desprogramar un trabajo con citas?
Como concepto, las citas se crearon para contener información sobre tiempo y fecha, por lo tanto, no hay forma de tener una cita sin esta información para desprogramar una cita.
Si es necesario desprogramar un trabajo, todas las citas deben eliminarse o se puede crear un nuevo segmento en un trabajo sin agregarle fecha y hora.
¿Cómo se muestran las citas en el calendario?
Cada cita para un solo trabajo es visible en cada calendario en Housecall Pro como un mosaico separado (esto se debe a que cada cita tiene un rango de fecha y hora diferente).
Para reconocer qué citas están programadas para el mismo trabajo, puedes pasar el cursor sobre una cita y buscar información del trabajo o del número de factura. La información del número de factura debe seleccionarse en la configuración de visualización del calendario.
Cada cita se estiliza según el estado del trabajo y según los empleados asignados, como se describe en este artículo de ayuda. ¿Qué significan los diferentes colores de trabajo, presupuesto y evento en el calendario?
¿Cómo se muestran las citas en Google Calendar?
Si has integrado Google Calendar para sincronizar trabajos de Housecall Pro a Google Calendar (como se describe en este artículo de ayuda), todas las citas creadas en Housecall Pro se mostrarán en tu cuenta de Google conectada.
¿Cómo se muestran las citas en Pipeline?
Para los trabajos que tienen más de una cita programada, la información sobre el número y los detalles de cada cita se muestra en las respectivas tarjetas de Pipeline.
Citas en Móvil
¡La aplicación móvil de Housecall Pro admite la funcionalidad de citas para trabajos de varios días! Puedes mostrar una lista de citas y disfrutar de la capacidad de editar, agregar y eliminar citas.
Las citas se muestran de manera destacada en la parte superior de la página de Job Details (Detalles del trabajo).
Para editar una cita, haz clic en el icono de lápiz. Esto te llevará a una nueva pantalla donde puedes reprogramar y hacer modificaciones.
Para ver un avance de todas las citas creadas dentro de un trabajo, haz clic en el enlace "View all (Ver todas)" en la sección de Citas en la página de Detalles del trabajo. Esta acción mostrará una lista de todas las citas asociadas con ese trabajo.
Cómo gestionar citas de trabajos de varios días (Aplicación móvil de HCP)
Cómo gestionar citas de trabajos de varios días en la aplicación móvil: para propietarios, administradores y empleados de campo.
¿Cómo se muestran las citas en la aplicación móvil?
Open Work (Trabajo abierto) y sección de Upcoming (Próximos) en la aplicación móvil:
Las secciones de Open Jobs (Trabajos abiertos) y Upcoming (Próximos) continuarán mostrando Citas en lugar de Trabajos, siguiendo las reglas descritas a continuación:
Cuando un empleado tiene la configuración “Mostrar horario completo de técnicos” desactivada: Open Jobs (Trabajos abiertos) muestra todas las Citas asignadas a un Pro dado Y programadas para hoy Y con fecha/hora de inicio posterior a la fecha/hora actual
Cuando un empleado tiene la configuración “Mostrar horario completo de técnicos” activada: Open Jobs (Trabajos abiertos) muestra todas las Citas asignadas a un Pro dado Y programadas para hoy.
Upcoming (Próximos) muestra el próximo trabajo programado. Si hay más de una cita en el trabajo, el estado del trabajo debe estar programado para devolver citas de varios días.
Si estás programando activamente trabajos con múltiples citas, se recomienda que “Mostrar horario completo de técnicos” esté activado. Esto crea la mejor experiencia en la aplicación móvil para que los técnicos puedan ver todas las citas en un trabajo.
Llegar a una Cita Individual
Abrir una cita funciona de la misma manera que los trabajos en la aplicación móvil. Si las citas están habilitadas, verás una lista de citas en todos los lugares donde actualmente puedes ver trabajos.
Lugares como tu programación, trabajo abierto, próximos, facturas, pestaña de necesidades de atención, etc.
Cuando se abre una sola cita, se llena una página de detalles del trabajo y presenta información sobre todo el trabajo. También es visible una nueva sección que proporciona detalles específicos de la cita, incluyendo fecha de la cita, rango de tiempo y empleados asignados.
La nueva sección se llamará "Appointment (Cita)."
Editar Citas
Una sola cita se puede editar desde la página de detalles del trabajo en la aplicación móvil haciendo clic en el icono de lápiz azul.
Se abre la pantalla de Editar Cita con una vista previa del calendario en la parte superior y un formulario que permite modificar la fecha y hora, ventana de llegada y asignados debajo del calendario.
También es posible editar una cita seleccionándola directamente desde la programación. Aparece la página de detalles del trabajo con la cita seleccionada y opciones de modificación.
También puedes eliminar citas desde la pantalla de edición de citas seleccionando la opción Delete Appointment (Eliminar Cita) en la parte inferior.
La página de detalles del trabajo actualmente muestra la cita más cercana en el tiempo. Si el usuario tiene permisos o está asignado a diferentes citas en el trabajo, se puede acceder a ellas desde el calendario en la pestaña de programación.
Puedes navegar a la programación haciendo clic en el icono de calendario en tu barra de navegación en la parte inferior de tu aplicación móvil.
Vista previa de una lista de Citas
Para ver una vista previa de todas las citas creadas dentro de un trabajo, haz clic en el enlace 'View all (Ver todas)' en la sección de Citas en la página de detalles del trabajo.
Esto mostrará una lista de todas las citas asociadas con ese trabajo.
Para editar una cita de la lista, haz clic en el icono de lápiz junto a ella.
Agregar una Nueva Cita
Para agregar una nueva cita en la aplicación móvil, haz clic en el botón View all (Ver todas) mientras estás en la página de detalles del trabajo, luego selecciona el botón + en la esquina superior derecha.
¿Cómo informan los empleados sobre el estado del trabajo en la aplicación móvil?
Estado del trabajo
Las citas introducen información sobre la fecha y hora programadas de la(s) visita(s) del cliente, permitiendo ver quién está asignado a cada visita, pero no tienen estado. Esto significa que todo el trabajo comenzará cuando se haga clic en el botón OMW por primera vez por cualquiera de los empleados asignados a la cita, y esto también significa que solo todo el trabajo puede ser finalizado.
Actualmente no hay opción para finalizar la cita. Al hacer clic en finalizar trabajo, todo el trabajo se marcará como completado.
Notificaciones OMW (On My Way)
Las notificaciones OMW se pueden enviar para cada cita vinculada a un trabajo principal (una notificación puede enviarse por cita).
Cuando la función "Tracking Time on Jobs (Seguimiento de tiempo en trabajos)" está habilitada en la configuración, y cuando una notificación OMW ya ha sido enviada por otro empleado:
La aplicación presentará información sobre el empleado que la envió y la hora en que fue enviada.
No habrá posibilidad de enviar otra notificación al cliente (hasta el día siguiente) para esta cita.
Iniciar/Pausar seguimiento de tiempo (Solo móvil)
Cuando la función "Tracking Time on Jobs (Seguimiento de tiempo en trabajos)" está habilitado en la configuración, cada empleado puede iniciar y pausar su tiempo en un trabajo con múltiples citas. El seguimiento de tiempo se realiza a nivel de trabajo, por lo que el tiempo en una segunda cita continuará contando desde el tiempo previamente pausado, en lugar de comenzar desde 0:00.
Con la función de Seguimiento de Tiempo en Trabajos, cada empleado debe pausar su tiempo en cada cita y no finalizar el trabajo hasta que hayan completado todas las citas para el cliente.
Los empleados pueden pausar su tiempo en trabajos en la aplicación móvil tocando el botón Pause Time (Pausar Tiempo), este botón solo aparece después de que un empleado toca Start Job (Iniciar Trabajo) en la página de detalles del trabajo.
Reservas en línea y citas de trabajos de varios días
Al verificar la disponibilidad de cada empleado, se toman en cuenta todas las citas asignadas a ese empleado al usar Reservas en línea.
¿Cómo funciona el Seguimiento de Tiempo en un trabajo con múltiples citas?
El Seguimiento de Tiempo continúa funcionando a nivel de trabajo, por lo que los técnicos de campo registran su entrada y salida de un trabajo cada vez que usan los botones OMW y Start/Pause.
📌 Nota: Actualmente, los usuarios móviles solo pueden enviar una notificación OMW para un trabajo con múltiples citas. Esta limitación no se aplica en la web, por lo que los administradores/personal de oficina siempre pueden enviar notificaciones concurrentes si es necesario.
¿El Feed de Actividad muestra información sobre las citas?
Sí, la información sobre los cambios realizados en las citas se guarda en el Feed de Actividad. Se anotan los siguientes cambios:
Un empleado fue asignado a una cita.
El empleado fue reasignado a una cita.
El empleado fue desasignado de una cita.
El horario de la cita fue cambiado.
Se envió una notificación de cita programada/reprogramada.
El estado OMW de la cita fue establecido y se envió una notificación.
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