Cómo activar/desactivar los recordatorios de facturas
Los recordatorios de facturas tienen como objetivo simplificar el proceso de pago y notificar profesionalmente a los clientes sobre facturas vencidas. Para habilitar o deshabilitar los recordatorios de facturas, puedes seguir estos pasos a continuación.
Para habilitar o deshabilitar los recordatorios de facturas:
Haz clic en el icono de engranaje en la esquina superior derecha de tu cuenta de HCP para ir a Settings (Configuración).
Selecciona Invoices (Facturas) del menú de Settings (Configuración) a la izquierda.
Haz clic en la pestaña Automations (Automatizaciones) en la página de configuración de facturas.
Activa o desactiva la opción Send unpaid invoice reminders (Enviar recordatorios de facturas impagas) para habilitar o deshabilitar los recordatorios de facturas.
Editar las reglas de Recordatorio de Facturas
Para configurar o editar la frecuencia y cantidad de recordatorios de facturas enviados:
Navega a la página de configuración de Automations (Automatizaciones) de facturas.
Haz clic en el icono de lápiz junto al interruptor de Send unpaid invoice reminders (Enviar recordatorios de facturas impagas).
En la ventana de reglas de recordatorio de facturas, haz clic en la flecha desplegable junto a Reminder frequency (Frecuencia de recordatorio) y selecciona una de las siguientes frecuencias:
Cada día, Cada 2 días, Cada 3 días, Cada 5 días, Cada 7 días, Cada 14 días o Cada 30 días.
Luego, haz clic en la flecha desplegable junto a Send a maximum (Enviar un máximo) de y elige cuántos recordatorios deseas enviar (entre 1 y 10).
Finalmente, haz clic en el botón azul Save (Guardar) para confirmar tus cambios.
📌 Nota: Cualquier cambio solo se aplicará a trabajos y facturas futuros.
Exclusiones de Recordatorios de Facturas
Las exclusiones detendrán el envío de recordatorios de facturas activos. Puedes elegir excluir a ciertos clientes de recibir recordatorios de facturas buscando el Nombre del Cliente o ingresando una Etiqueta de Cliente.
Para excluir clientes de los recordatorios de facturas:
Primero, navega a la página de configuración de Automations (Automatizaciones) de facturas.
Luego, haz clic en el icono de lápiz a la derecha de Excluded from invoice reminders (Excluidos de los recordatorios de facturas).
En la ventana de exclusiones de recordatorio de facturas:
Escribe el nombre del cliente en el campo Search customers (Buscar clientes) y selecciónalo del menú desplegable.
Ingresa una etiqueta de cliente para excluir y selecciónala del menú desplegable.
Una vez seleccionado, el Cliente (o etiqueta) aparecerá en la lista de Clientes excluidos.
Para eliminar un cliente de la lista de clientes excluidos, haz clic en el icono X a la derecha de su nombre.
Finalmente, haz clic en el botón azul Save (Guardar) en la esquina inferior derecha para confirmar tus cambios.
📌 Nota: A diferencia de la Facturación Automática, la función de Recordatorios de Facturas por defecto se aplica globalmente a todos tus clientes que cumplan con los criterios de recordatorio.
Preguntas frecuentes sobre Recordatorios de Facturas
¿Quién puede configurar los Recordatorios de Facturas?
Todos los Administradores pueden ajustar la configuración de tus facturas para activar o desactivar los recordatorios de facturas. Los empleados del Personal de Oficina con el permiso Update company account info (Actualizar información de la cuenta de la empresa) también pueden ajustar estas configuraciones.
¿Se enviarán Recordatorios de Facturas para Pago al Recibir?
Sí, la fecha de vencimiento de esta factura será el día en que se envíe al cliente, y si el cliente no ha pagado completamente su factura al día siguiente, entonces entrará en la cadencia de Recordatorio de Facturas que configuraste.
Si desactivo los Recordatorios de Facturas después de haberlos activado, ¿mis clientes que ya han recibido recordatorios seguirán recibiéndolos hasta que paguen?
No, cuando activas/desactivas los Recordatorios de Facturas, todos los clientes y todas las facturas se ven afectados de inmediato. Esto significa que si tienes un cliente que habría recibido un correo electrónico de recordatorio mañana, pero hoy desactivas los recordatorios de facturas, ese cliente ya no recibirá ese correo electrónico de recordatorio mañana.
¿Qué se requiere para que HCP envíe el recordatorio a mi cliente después de que haya activado los Recordatorios de Facturas?
Las facturas deben tener el trabajo asociado marcado como finalizado, tener una fecha de vencimiento de la factura, tener un saldo mayor a $0, y debes haber enviado una factura al cliente. Los recordatorios de facturas comenzarán a enviarse después de que haya pasado la fecha de vencimiento de la factura y la factura aún esté impaga.
¿Cuándo dejan de enviarse los recordatorios de facturas a los clientes?
Las facturas deben estar marcadas como Paid (Pagadas) para que los recordatorios se detengan.
¿Qué sucede si envío manualmente la factura a mi cliente nuevamente?
La secuencia de recordatorio se reiniciará en función de la fecha más reciente en que enviaste una factura a un cliente.
¿Quién recibe el recordatorio de factura si envié la factura a múltiples direcciones de correo electrónico?
El correo electrónico de Recordatorio de Factura se enviará automáticamente a todas las direcciones de correo electrónico que recibieron la factura cuando enviaste la factura al cliente.
¿Cómo sabré si el Recordatorio de Factura fue enviado a mi cliente?
Verás el Recordatorio de Factura en el feed de actividad en el trabajo. Se verá igual que la actividad de enviar una factura, excepto que el usuario será Housecall Sparky, ya que HCP está enviando automáticamente el recordatorio por ti.
¿Funciona el Recordatorio de Factura con facturas por lotes o facturación automática?
Actualmente, los Recordatorios de Facturas no son compatibles con facturas por lotes o facturación automática.
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