Descripción general
Después de conectar la integración de Housecall Pro y QuickBooks Desktop, la integración se convertirá en una sincronización unidireccional solo de Housecall Pro a QuickBooks Desktop.
Información que Housecall Pro sincroniza (envía) a QuickBooks Desktop:
Trabajos |
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Información sobre Trabajos |
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Clientes |
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Pagos |
|
Housecall Pro no admite:
Artículos de inventario
Códigos de impuestos múltiples
Por favor, ten en cuenta: Cualquier pago agregado o cambio realizado a trabajos importados (trabajos no creados en HCP) no se sincronizará con QuickBooks Desktop y deberá ser agregado manualmente a QuickBooks Desktop.
Sincronizar Información de HCP Manual o Automáticamente
La sincronización con QuickBooks Desktop puede hacerse manualmente o configurarse para ejecutarse automáticamente en el QuickBooks Web Connector.
Cómo Sincronizar Información Manualmente
Puedes sincronizar información manualmente tantas veces como desees siguiendo los tres pasos que se describen a continuación:
Primero, abre tu QuickBooks Web Connector (QWC).
Desde aquí, marca la casilla a la izquierda de la columna 'Application', junto a "HCPQBWebConnectorServicer."
Finalmente, haz clic en el botón 'Update Selected' en la parte superior.
Por favor, ten en cuenta: Si usas QuickBooks Desktop en modo multiusuario, recomendamos sincronizar manualmente para evitar cualquier pérdida de datos.
Cómo Sincronizar Información Automáticamente
Para sincronizar información automáticamente a intervalos de tiempo:
Marca la casilla 'Auto-run' en el QuickBooks Web Connector (QWC).
En la casilla 'Every-Min', selecciona el incremento en minutos en el que deseas que se ejecute la sincronización.
Intervalo de tiempo sugerido: intervalos de 60 minutos.
Consejo Pro: La sincronización manual puede ser utilizada junto con la sincronización automática
Por favor, ten en cuenta: QuickBooks Desktop es propenso a la pérdida de datos cuando se usa auto-run y modo multiusuario. Por esta razón, no recomendamos el uso simultáneo. Intuit describe las resoluciones aquí.
Sincronización de Clientes con QuickBooks Desktop
Cuando importas tus datos de clientes desde QuickBooks Desktop, tus clientes se crean en Housecall Pro. Luego generamos automáticamente un enlace único para cada Perfil de Cliente. Esto nos permite sincronizar tus clientes y vincular todos los trabajos futuros para esos clientes en QuickBooks Desktop.
Cuando omites la importación, no podemos crear automáticamente ese enlace único; debe hacerse manualmente para evitar clientes duplicados.
En esta sección, te guiaremos a través de la gestión de flujos de trabajo para dos escenarios:
Agregar un nuevo perfil de cliente a QuickBooks Desktop cuando aún no están en tu cuenta de QuickBooks Desktop
Vincular manualmente clientes entre Housecall Pro y QuickBooks Desktop cuando creas un trabajo para un cliente existente en QuickBooks Desktop.
Cómo Sincronizar Nuevos Clientes de HCP a QuickBooks Desktop
Si creas un nuevo cliente en tu cuenta de Housecall Pro y actualmente no están en tu cuenta de QuickBooks Desktop, hay algunas formas diferentes de hacer que esa información se envíe:
Crea un trabajo real o de prueba y haz clic en uno de los botones de acción en la parte superior de la página de Detalles del Trabajo ('Finalizado,' 'Factura,' o 'Pagado').
Crea un trabajo real o de prueba y desplázate hasta la parte inferior de la página de Detalles del Trabajo, haz clic en los 3 puntos verticales en la sección de QuickBooks, luego selecciona 'Push to QuickBooks Desktop.'
Tan pronto como se ejecute el QuickBooks Web Connector (QWC), la información del cliente se enviará a QuickBooks Desktop.
A continuación se muestran los Campos de Cliente y Dirección en Housecall Pro y sus campos correspondientes en QuickBooks Desktop:
HCP | QuickBooks Desktop |
Nombre | Nombre |
Apellido | Apellido |
Nombre para mostrar | Nombre del Cliente (Trabajo) |
Empresa | Nombre de la empresa |
Teléfono móvil | Teléfono principal |
Número de casa | Teléfono alternativo |
Correo electrónico | Correo electrónico principal |
Nota: La dirección se envía a la caja de detalles de la dirección.
HCP | QuickBooks Desktop |
Calle | Dirección 1 |
Unidad | Dirección 2 |
Ciudad | Ciudad |
Código postal | Código postal |
Estado | Estado |
Sincronizar Clientes Existentes de HCP a QuickBooks Desktop (Sin Importación)
Al programar un trabajo en Housecall Pro para un cliente que ya existe en QuickBooks Desktop, asegúrate de que el 'Nombre del Cliente' en QuickBooks Desktop coincida exactamente con el 'Nombre para mostrar' en Housecall Pro antes de completar el trabajo.
Esta coincidencia exacta es necesaria para vincular manualmente a los clientes entre los dos sistemas.
Si los Nombres No Coinciden:
Si el 'Nombre del Cliente' en QuickBooks Desktop no coincide con el 'Nombre para mostrar' en HCP, se creará un cliente duplicado en tu cuenta de QuickBooks Desktop cuando se complete el trabajo.
Consulta nuestro "QuickBooks Desktop: Resolviendo Alertas" Artículo de ayuda para resolver este problema.
Enviar Manualmente una Factura a QuickBooks Desktop
Para enviar manualmente una factura a QuickBooks Desktop desde Housecall Pro:
Navega a la página de Detalles del Trabajo para la factura que necesitas enviar.
Desplázate hacia abajo hasta que veas la sección de QuickBooks Desktop y haz clic en los 3 puntos verticales a la derecha.
Selecciona la opción 'Push to QuickBooks Desktop' . Esto hará que el sistema envíe manualmente la información de Housecall Pro a QuickBooks Desktop.
Consejo Pro: Puedes enviar una factura de $0.00 a QuickBooks Desktop. Para hacer esto, debes tener al menos un artículo en la factura que sume $0.00.
Por favor, ten en cuenta: Si recibes alguna alerta al enviar manualmente
información, la caja se recargará y listará la alerta en la sección de Alertas de QuickBooks Desktop.
Si tu intento de reprocesar una alerta falla, por favor contacta a nuestro equipo de Soporte por Chat a través de la Burbuja Azul de Chat en tu cuenta de Housecall Pro.
Escenario de Ejemplo: Cómo HCP Envía Facturas a QuickBooks Desktop
Escenario:
Supongamos que tienes un trabajo que tiene dos líneas de pedido.
La primera línea de pedido es de $300, y la segunda es de $100.
También has recibido un pago de $10 por el trabajo.
Qué sucede:
Cuando un trabajo de Housecall Pro se envía a QuickBooks Desktop como una factura, lo siguiente ocurre en el Plan de Cuentas:
El trabajo se registra bajo Cuentas por Cobrar.
El pago se registra en la sección de Fondos No Depositados.
En este ejemplo, verás un registro de la factura que muestra la fecha, el monto facturado ($400 en total), y el monto pagado ($10).
Por favor, ten en cuenta: Cada Artículo de Lista de Precios en QuickBooks Desktop debe siempre tener una referencia a una cuenta.
Por ejemplo, si la primera línea de pedido es de $300 y has asignado 'Ingresos por Servicios' como la cuenta para este artículo de lista de precios, entonces verás un registro de la factura en esa cuenta.
Esto incluirá las líneas de pedido de la factura que hacen referencia a esta cuenta, junto con el ingreso total generado por esas líneas de pedido.
Si asignas “Ventas de Piezas y Materiales” al artículo de lista de precios correspondiente a la segunda línea de pedido, se registrará bajo esa cuenta.
Las líneas de pedido hechas en HCP que no son de su lista de precios en HCP siempre se registrarán contra la Cuenta de Ingresos que especificaste al conectar QuickBooks Desktop y HCP. Cada línea de pedido en una factura debe hacer referencia a algún Artículo de Lista de Precios en QuickBooks Desktop.
El pago de $10 por el trabajo se registrará en tu cuenta de “Fondos No Depositados” por defecto (no pedimos el nombre de esta cuenta, siempre irá a una cuenta llamada “Fondos No Depositados”).
Por favor, ten en cuenta: Si necesitas actualizar una factura, siempre debes hacerlo en HCP. Esto se debe a que si la actualizas en QuickBooks Desktop, durante la próxima sincronización, sobrescribiremos cualquier cambio que hayas hecho en el trabajo en QuickBooks Desktop.
Enviar Planes de Servicio a QuickBooks Desktop
Los pagos del Plan de Servicio se envían a QuickBooks Desktop como una factura y como un pago. Este envío se activa cuando se realiza un pago por ese plan de servicio.
¿Qué pasa si marqué el Plan de Servicio recurrente como ya pagado?
Cuando primero creas un Plan de Servicio y lo adjuntas a un cliente específico, tienes la opción de marcar ese plan como ya pagado. Dado que no estás cobrando el pago del plan en Housecall Pro, no enviaremos una factura o pago a QuickBooks Desktop.
¿Qué pasa si acepto el Plan de Servicio en nombre de mi cliente?
Si eliges aceptar el Plan de Servicio en nombre de tu cliente, se te pedirá que ingreses la información de pago para procesar el pago inicial. Dado que estás cobrando el pago a través de Housecall Pro, enviaremos la factura y el pago a QuickBooks Desktop.
¿Qué pasa si mi cliente acepta el Plan de Servicio y pone su tarjeta de crédito en archivo?
Cuando se completa el primer pago para el Plan de Servicio recurrente, enviaremos una factura y pago a QuickBooks Desktop.
¿Qué veré en mi cuenta de QuickBooks Desktop?
En la captura de pantalla a continuación, verás un pago de Plan de Servicio "RSA-5" representado como:
Una factura (cuenta = cuentas por cobrar)
Un pago (cuenta = fondos no depositados)
Sincronización de Clases de HCP a QuickBooks Desktop
Aunque las Clases no pueden ser importadas desde QuickBooks Desktop a Housecall Pro, se sincronizarán como Unidades de Negocio desde Housecall Pro a QuickBooks Desktop como Clases una vez que se haya configurado la integración. Todo lo que necesitarás hacer es agregar Unidades de Negocio a Housecall Pro para cada Clase.
Se recomienda crear una Clase en QuickBooks primero y luego crear la Unidad de Negocio en HCP para asegurar una fácil sincronización. Nuevas Clases pueden ser creadas en Housecall Pro, pero lo más probable es que necesiten ser editadas para que se sincronicen con la cuenta adecuada.
Por favor, ten en cuenta: El nombre de la Unidad de Negocio en Housecall Pro DEBE coincidir exactamente con el nombre de la Clase en QuickBooks Desktop para
que la sincronización funcione correctamente.
La forma más fácil de asegurarse de que los nombres coincidan exactamente es
copiar y pegar los nombres de QuickBooks a Housecall Pro.
Para asegurarte de que el Seguimiento de Clases esté habilitado en QuickBooks Desktop:
Abre tu archivo de empresa de QuickBooks Desktop.
Haz clic en 'Edit' en la esquina superior izquierda de tu barra de herramientas, luego selecciona 'Preferences' del menú desplegable.
Selecciona 'Accounting,' luego ve a la pestaña Company Preferences.
Haz clic en la casilla "Use class tracking for transactions".
Si deseas un recordatorio cuando no hayas asignado una clase, selecciona la casilla "Prompt to assign classes".
Selecciona 'OK' ¡y ya está todo listo!
Tutoriales en Video
Clientes de Housecall Pro en QuickBooks Desktop:
Trabajos/Facturas de Housecall Pro en QuickBooks Desktop:
Pagos de Housecall Pro en QuickBooks Desktop:
¿Necesitas ayuda o tienes preguntas?
¡Estamos aquí para ayudarte! Chatea con Soporte usando la Burbuja Azul de Chat en tu cuenta de Housecall Pro, o llámanos al (858) 842-5746.