Cómo funciona la integración de QBO con HCP
La integración entre Housecall Pro y QuickBooks Online generalmente funciona unidireccionalmente, con datos sincronizándose automáticamente desde Housecall Pro a QuickBooks Online. Hay algunas excepciones, y puede haber ocasiones en las que necesites enviar información manualmente a QuickBooks Online desde Housecall Pro.
En este artículo, cubriremos todo lo que necesitas saber sobre cómo funciona la integración entre Housecall Pro y QuickBooks Online después de que los dos sistemas estén conectados, incluyendo:
Cómo se sincroniza la información de HCP a QBO
Cómo enviar información manualmente a QBO cuando sea necesario
Cómo cierta información de QBO puede ser enviada a HCP
Ya sea que la información se sincronice automáticamente o se envíe manualmente desde Housecall Pro, los mismos datos se transferirán a tu cuenta de QuickBooks Online.
Información que se sincroniza/envía desde HCP a QBO:
Trabajos/Facturas
Pagos (incluidos los pagos de Planes de servicio)
Información de nuevos clientes
Nuevos artículos de la Lista de precios
Por favor, ten en cuenta: Una vez que la integración se haya establecido, querrás
asegurarte de que todo el trabajo se complete dentro de Housecall Pro para permitir la transferencia automática de datos. La información que se actualiza en Housecall Pro no necesitará ser actualizada manualmente en QuickBooks Online.
📖 Artículo del Centro de ayuda:
Si aún no has configurado la integración de QuickBooks Online en tu cuenta de Housecall Pro, por favor revisa nuestro artículo de ayuda, "QuickBooks Online: Guía de incorporación a la integración" en el Centro de ayuda de HCP para comenzar.
Cómo se sincroniza la información de HCP a QBO
Después de haber configurado la integración de QuickBooks Online con Housecall Pro, la información de tu cuenta de Housecall Pro se sincronizará con QuickBooks Online cuando:
Los trabajos se marcan como finalizados
Los trabajos se marcan como pagados
Las facturas se envían a los clientes
Para sincronizar facturas y sus detalles de Housecall Pro a QuickBooks Online, crea un trabajo real o de prueba, luego haz clic en uno de los siguientes botones de acción en la página de Detalles del trabajo:
'Finish'
'Invoice'
'Pay'
Esto activará que Housecall Pro sincronice la información a tu cuenta de QuickBooks Online dentro de 2-5 minutos.
La información de los trabajos se sincroniza con QuickBooks Online junto con los detalles del cliente. Una vez que una factura se sincroniza con QuickBooks Online por primera vez, se establece un enlace entre la factura en Housecall Pro y la factura en QuickBooks Online, lo que permite que las actualizaciones se sincronicen con la factura en QBO una vez que se haya completado una acción.
Si se presionan múltiples botones a lo largo del ciclo de vida del trabajo, el primer activador enviará la factura a QuickBooks y creará el enlace entre las facturas de HCP y QuickBooks Online.
Todos los siguientes activadores, como ingresar el pago o enviar la factura, actualizarán esa misma factura a través del enlace en el futuro.
Ejemplo: Si un trabajo se marca como finalizado y luego se marca como pagado en una fecha posterior, los siguientes activadores (enviar la factura o ingresar el pago) actualizarán esa misma factura a través del enlace establecido cuando el trabajo fue marcado como finalizado.
Por favor, ten en cuenta:
Cualquier trabajo eliminado/cancelado en Housecall Pro necesitará ser
eliminado/cancelado manualmente en QuickBooks Online.
Esta actualización no se enviará automáticamente.
Sincronización de trabajos y facturas
Esta sección proporciona una breve descripción de cómo el número de Trabajo y las Condiciones de pago se mapean desde Housecall Pro, y qué puedes esperar ver en el lado de QBO.
Mapeo:
El número de Trabajo en Housecall Pro será tu número de Factura en QuickBooks.
Las Condiciones de pago en HCP son las Condiciones en QBO.
Housecall Pro | QuickBooks Online |
Número de trabajo  | Número de factura  |
Condiciones de pago  | Condiciones  |
❗Importante:
Los presupuestos no se envían a QuickBooks Online, y solo campos específicos de las facturas aparecerán en QuickBooks, como el término de vencimiento o la fecha de envío de la factura, así como cualquier pago realizado.
Condiciones de vencimiento de la factura
Housecall Pro te permite establecer condiciones de factura en el trabajo que has creado. Cuando el trabajo se finaliza o se envía a QuickBooks Online, tus condiciones también se reflejarán en QuickBooks Online.
Cómo establecer condiciones de factura en Housecall Pro:
Encuentra el trabajo para el que deseas establecer condiciones de factura.
Encuentra la sección de Factura del trabajo y haz clic en el enlace resaltado junto a Vencimiento.
Selecciona una de las tres opciones: Al recibir, Neto, o En fecha.
Haz clic en Hecho.
Cómo se asignan los términos de la factura a QuickBooks Online:
Al recibir:
La fecha de vencimiento predeterminada será la fecha en que se recibió la factura.
Al inicio o finalización del trabajo:
La fecha de vencimiento se establecerá automáticamente en la fecha en que se inició el trabajo o en la fecha en que se completó.
Neto: 7, 10, 14, 30, etc.
Si el término neto de la factura no es un término ya existente en QuickBooks Online, crearemos el término para ti. La fecha de vencimiento también se establecerá en la fecha indicada por el término neto y la fecha de la factura en la fecha de envío.
En una fecha
Si el término neto de la factura se establece en una fecha específica, no estableceremos el término y solo configuraremos la fecha de vencimiento y la fecha de la factura.
Por favor, ten en cuenta: Si actualizas la fecha de la factura o los términos de vencimiento en el trabajo en Housecall Pro, debes enviar manualmente el trabajo a QuickBooks Online para reflejar los cambios.
Sincronización de trabajos/facturas con direcciones de facturación y servicio separadas
Cuando un trabajo con una dirección de facturación y de servicio separadas se envía a QuickBooks Online, la dirección de servicio de Housecall Pro se encontrará en la sección "Shipping to" de la página de facturas de QuickBooks Online.
La dirección de servicio no se agregará a la pestaña de Detalles del Cliente en QBO.
Dirección de servicio en HCP |
 |
Dirección de "Shipping to" en la página de facturas en QBO |
 |
Pestaña de Detalles del Cliente en QBO |
 |
Por favor, ten en cuenta: Para separar trabajos por dirección para clientes con una sola entidad de facturación, puede que prefieras utilizar una configuración de padre/hijo (Cliente/Subcliente).
Sincronización de nuevos clientes
Cuando un trabajo para un nuevo cliente se sincroniza desde Housecall Pro a QuickBooks Online, el cliente se creará en QBO y se formará un enlace entre los perfiles para cualquiera de sus futuras facturas.
Cuando el Nombre para mostrar de un cliente se actualiza en tu cuenta de Housecall Pro, el nombre también se actualizará en QuickBooks Online cuando la próxima factura se sincronice de HCP a QBO para ese cliente.
La información se transferirá desde la página de Perfil del Cliente en Housecall Pro a la página de Detalles del Cliente en QuickBooks Online.
Página de Perfil del Cliente en Housecall Pro |
 |
Pestaña de Detalles del Cliente en QuickBooks Online |
 |
Las siguientes tablas muestran qué campos en HCP se correlacionan con campos específicos en QBO:
Campos de Información de Contacto del Cliente
Housecall Pro | QuickBooks Online |
Nombre | Nombre |
Apellido | Apellido |
Nombre para mostrar | Nombre para mostrar |
Empresa | Nombre de la empresa |
Número de teléfono móvil | Número de móvil |
Número de teléfono del hogar | Número de teléfono (Principal) |
Número de teléfono del trabajo | Otro |
Notas del cliente | Notas |
Correo electrónico | Correo electrónico |
Campos de Dirección del Cliente
Housecall Pro | QuickBooks Online |
Calle | Dirección 1 |
Unidad | Dirección 2 |
Ciudad | Ciudad |
Código postal | Código ZIP |
Estado | Estado |
Por favor, ten en cuenta: Solo un Perfil de Cliente en Housecall Pro puede estar vinculado a un cliente en QuickBooks Online.
Sincronización automática de artículos de la lista de precios
A medida que se crean elementos de Servicio y Material en tu Price Book (Lista de precios) en Housecall Pro, se sincronizarán automáticamente con QuickBooks Online de inmediato.
La primera vez que se utiliza un nuevo elemento de Material y se envía a QuickBooks, se sincroniza automáticamente como un servicio.
Si deseas rastrear el elemento de Material, deberá ser cambiado manualmente en QuickBooks Online como un artículo de inventario o no inventario.
Si un Servicio o Elemento de Material ya ha sido añadido a tu Price Book (Lista de precios), el elemento de Producto/Servicio creado en QuickBooks Online coincidirá exactamente con el elemento en Housecall Pro.
Si añades un nuevo elemento de Price Book directamente a la página de Detalles del Trabajo sin primero añadirlo al Price Book, el elemento se categorizará genéricamente como Ventas en QuickBooks Online.
Se creará un enlace para que el elemento se asigne adecuadamente con cualquier trabajo en el futuro.
Si la categoría a la que está asignado el elemento en QuickBooks Online necesita ser actualizada, deberá actualizarse en Housecall Pro. El elemento se actualizará a la categoría adecuada la próxima vez que un trabajo con ese elemento se sincronice con QBO.
Solo actualiza la información de Producto/Servicio en QBO primero al cambiar el Tipo de Material, o para mantener el inventario actualizado.
Housecall Pro | Quickbooks Online |
 |  |
 |  |
❗Importante:
En este momento, Labor y Materiales no se separan al sincronizar la información de tu Price Book con QuickBooks. Cuando guardas elementos de Price Book en Housecall Pro, se exportarán y vincularán a un elemento de Servicio y Partes en QuickBooks Online. Una vez creado el elemento en QuickBooks Online, puedes optar por editar el tipo de elemento en tu cuenta de QBO para que sea de Parte o Servicio.
Todos los elementos de Material se enviarán a Productos y Servicios como un Servicio.
Cualquier asignación adicional (inventario/no inventario) deberá realizarse en QuickBooks Online.
realizarse en QuickBooks Online.
Sincronizar y Mapear Cuentas de Ingresos para Elementos de Price Book
Los elementos de Price Book en Housecall Pro que se incluyen en un trabajo y se envían a QuickBooks incluirán la cuenta de ingresos predeterminada o la cuenta de ingresos asignada. La cuenta de ingresos se asigna al Servicio en QuickBooks Online.
Puedes mapear cuentas de ingresos a elementos de Price Book para entender tus transacciones de ventas para los artículos vendidos en trabajos. Al mapear cuentas de ingresos, puedes analizar tus estados de ingresos, lo que te permite encontrar áreas de mejora, incluyendo cómo mejorar tus márgenes.
Si importas tus datos de QuickBooks Online a Housecall Pro, cualquier cuenta de ingresos vinculada a tus servicios en QBO se asignará automáticamente al Servicio o Material correspondiente en tu cuenta de Housecall Pro.
Cada Servicio o Material en tu Price Book de Housecall Pro incluirá una sección de Cuenta de Ingresos de QuickBooks Online, con la cuenta de ingresos asignada importada de QBO.
Para cambiar la cuenta de ingresos asignada a un elemento existente de Price Book:
Ve a tu Price Book en Housecall Pro seleccionando 'Price book' desde tu barra de navegación en la parte superior de tu cuenta. (Si no ves esta opción, selecciona 'More', luego 'Price book' desde el menú desplegable).
Selecciona 'Services' o 'Materials' del menú a la izquierda.
Selecciona una industria y categoría de Servicio o Material, luego selecciona el elemento de Servicio o Material para el que deseas cambiar la cuenta de ingresos.
Selecciona la cuenta de ingresos que deseas asignar haciendo clic en el desplegable de Cuenta de ingresos bajo el cuadro de QuickBooks Online a la derecha.
Haz clic en 'Save' en la esquina superior derecha de tu pantalla para actualizar la cuenta de ingresos.
Por favor, ten en cuenta: Si necesitas añadir o editar una cuenta de ingresos, tendrás que crearla o editarla en QuickBooks Online. La nueva cuenta de ingresos aparecerá entonces en la sección 'QuickBooks Online' de cada elemento de Price Book.
📗Consulta este artículo de QuickBooksHelp para más información:
Actualización Manual de Elementos de Price Book en QBO
Cualquier actualización manual realizada a tus elementos de Price Book no se sincronizará entre los dos sistemas. Si actualizas un elemento de Price Book de Servicio o Material en Housecall Pro, también deberá actualizarse manualmente en tu cuenta de QBO.
Para actualizar manualmente tu elemento de Price Book en QBO:
En QuickBooks Online, haz clic en 'Products & services' desde el menú de navegación en el lado izquierdo de tu pantalla, luego haz clic en 'Edit' a la derecha del elemento que deseas actualizar.
La ventana de información de Producto/Servicio aparecerá a la derecha donde puedes actualizar la información del elemento, incluyendo el Nombre, Categoría, Precio/tarifa de venta, y Cuenta de ingresos.
Si decides cambiar una cuenta de ingresos en un elemento de Price Book en Housecall Pro, puedes hacerlo. Sin embargo, la actualización de la cuenta de ingresos solo aparecerá para los elementos de Price Book utilizados en un trabajo a partir de ese momento.
Para actualizar retroactivamente el elemento para la nueva cuenta de ingresos, marca la casilla 'También actualizar esta cuenta en transacciones históricas'.
Una vez que hayas actualizado la información, haz clic en el botón 'Save and close' en la esquina inferior derecha de tu pantalla.
La información se actualizará en cualquier instancia de ese servicio en QuickBooks Online, y luego deberá actualizarse en Housecall Pro.
Por favor, ten en cuenta: Mover Materiales del Price Book de Servicios al Price Book de Materiales creará elementos completamente nuevos en QuickBooks cuando se envíen.
No se vincularán a los materiales previamente creados en la categoría de servicio. Una vez movidos del Price Book de Servicios en HCP al Price Book de Materiales, esto no se puede deshacer.
📖 Artículos del Centro de Ayuda:
Para más información sobre cómo actualizar elementos de Price Book en Housecall Pro,
consulta nuestros Artículos de Ayuda, "Price Book de Servicios: Una Guía Práctica" y "Price Book de Materiales: Una Guía Práctica" en el Centro de Ayuda de HCP.
Cómo Enviar Manualmente Información de HCP a QBO
La integración entre Housecall Pro y QuickBooks Online solo afecta a nuevos trabajos después de la configuración inicial, por lo que los trabajos que han sido marcados como Finalizados, Enviados o Pagados antes de integrar HCP y QBO deberán ser enviados manualmente a tu cuenta de QuickBooks Online.
Si necesitas enviar una factura a QuickBooks Online para un trabajo que no ha sido completado y no se ha recibido pago, enviar manualmente la factura también te permitirá evitar marcar el trabajo como finalizado o pagado, o enviarlo al cliente.
Para enviar manualmente información de HCP a QBO:
Navega a la página de Detalles del Trabajo para cada trabajo, pago o cliente que necesites enviar a QuickBooks Online.
Si no se ha creado un trabajo para la información que necesitas enviar, puedes crear un trabajo real o de prueba.
Desplázate hacia abajo hasta la sección de QuickBooks Online de la página de Detalles del Trabajo, ubicada bajo el Feed de Actividad.
Haz clic en los tres puntos en la esquina superior derecha de la sección de QuickBooks Online y selecciona 'Push invoice/payment to QBO' del menú desplegable.
💡 Consejo Pro: Esta acción también te permitirá enviar una factura de $0.00 a QuickBooks Online, pero debes tener al menos una línea de pedido en la factura, que puede ser de $0.00.
Si recibes alguna alerta al intentar enviar manualmente una factura a QuickBooks Online:
La caja de QuickBooks Online se recargará y mostrará "View Alerts" en la esquina superior derecha.
Haz clic en "View Alerts" para ir al Centro de Alertas de QuickBooks en tu cuenta de Housecall Pro.
📖 Artículo del Centro de Ayuda:
Para saber más sobre las alertas de QuickBooks Online
y cómo resolverlas, consulta nuestro artículo de ayuda,
"QuickBooks Online: Sync Alerts" en el Centro de Ayuda de HCP.
¿Cuándo se extrae la información de QBO a HCP?
Durante la configuración de la integración, tienes la opción de importar todos tus datos de QuickBooks Online a tu cuenta de HCP.
En casos donde un pago se ingresó en tu cuenta de QuickBooks Online en lugar de tu cuenta de Housecall Pro, puedes extraer manualmente esos pagos de QuickBooks Online.
Eliminar o hacer inactivo a un cliente en QuickBooks Online también eliminará al cliente de tu cuenta de Housecall Pro.
Si un Cliente Principal es eliminado o hecho inactivo en una relación Cliente/Subcliente, el Subcliente también será eliminado en QuickBooks Online. Este cambio también se aplica a Housecall Pro, donde ambos clientes serán eliminados.
Si un Subcliente es eliminado o hecho inactivo en QuickBooks Online, pero el Cliente Principal permanece activo, los trabajos del Subcliente aún se encontrarán bajo el perfil del Cliente Principal en Housecall Pro.
Por favor, ten en cuenta: Restaurar clientes dentro de tu cuenta de QuickBooks Online
no los restaurará en Housecall Pro.
Tutoriales en video
En este Mastermind Online de dos partes, James Griner cubre cómo funciona la integración de Housecall Pro y QuickBooks Online para que entiendas lo que sucede en tu cuenta de QuickBooks Online al realizar acciones dentro de tu cuenta de Housecall Pro.
Parte 1:
Parte 2:
Clientes de Housecall Pro en QuickBooks Online:
Trabajos/Facturas de Housecall Pro en QuickBooks Online:
📖 Artículos del Centro de Ayuda:
Consulta nuestros otros artículos de QuickBooks Online aquí!
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¡Estamos aquí para ti! Chatea con Soporte usando la Burbuja de Chat Azul en tu cuenta de Housecall Pro, o llámanos al (858) 842-5746.