Cómo se vinculan las facturas y los pagos a QuickBooks Online
Cuando un trabajo se ha enviado correctamente a QuickBooks (ya sea después de que la factura se envíe al cliente o el trabajo se marque como Finalizado o Pagado), los enlaces a la factura y al pago estarán disponibles en la sección de QuickBooks Online de la página de Detalles del trabajo en Housecall Pro.
Para ver tu factura/pago en QBO directamente desde la página de Detalles del trabajo:
Abre un trabajo y desplázate hacia abajo hasta la sección de QuickBooks Online.
Haz clic en el enlace de QuickBooks Online para ir a la factura en tu cuenta de QuickBooks Online.
Si se realizó un pago para el trabajo, haz clic en el desplegable de QBO transactions (Transacciones de QBO) para ver el historial de transacciones de la factura, luego haz clic en el enlace de detalles de la transacción para ir al pago en QuickBooks Online.
En la página de Factura en QBO, haz clic en el enlace de pago realizado en la sección de Estado del pago.
Se abrirá una pequeña ventana con los detalles del pago. Haz clic en la fecha del pago para abrirlo.
Luego podrás ver los detalles de los pagos que se transfirieron de Housecall Pro a QuickBooks Online para ese trabajo.
Cómo se envían los pagos del Plan de Servicio a QuickBooks Online
Los pagos del Plan de Servicio se envían a tu cuenta de QuickBooks Online como una factura y un pago. Este envío se activa cuando se realiza un pago para ese Plan de Servicio.
Si tu cliente acepta un Plan de Servicio y registra su tarjeta de crédito:
Cuando se complete el primer pago del Plan de Servicio recurrente, la factura y el pago serán enviados a QuickBooks Online.
Si aceptas el Plan de Servicio en nombre del cliente:
Se te pedirá que ingreses la información de pago para procesar el pago inicial. Dado que estás recolectando el pago a través de Housecall Pro, la factura y el pago serán enviados a QuickBooks Online.
Si un Plan de Servicio recurrente ya está marcado como Pagado:
Dado que no estás recolectando el pago para el plan en Housecall Pro, la factura y el pago no serán enviados a QuickBooks Online.
Para ver los pagos del Plan de Servicio en QuickBooks Online:
Haz clic en Sales (Ventas) en el menú de navegación en el lado izquierdo de tu cuenta de QuickBooks Online, luego selecciona Invoices (Facturas) del desplegable.
Las facturas con pagos de Plan de Servicio se mostrarán como "RSA" en la columna No.
Haz clic en la factura para abrir la página de Factura.
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El número de factura ("RSA") se mostrará en la esquina superior izquierda de la página y en el cuadro 'Invoice No.' a la derecha, bajo la información del estado de pago.
La Descripción del artículo de línea en la factura se muestra como el nombre del Plan de Servicio.
La columna de Producto/Servicio muestra bajo qué Cuenta de Ingresos se categorizará el Plan de Servicio.
Obtener pagos de QuickBooks Online
Si marcaste accidentalmente una factura como Pagada en QuickBooks Online antes de marcarla como Pagada en Housecall Pro, puedes forzar manualmente a HCP a obtener pagos de tu cuenta de QBO.
Para obtener un pago de QBO a HCP:
Abre un trabajo y desplázate hasta la parte inferior de la página.
Haz clic en el icono Más (tres puntos) en la esquina superior derecha de la sección de QuickBooks Online, bajo el Feed de Actividad .
Luego, selecciona Pull Payment from QBO (Obtener pago de QBO) de las opciones que aparecen. Esta opción te permite obtener el pago directamente de QuickBooks Online en Housecall Pro para igualar pagos sin crear uno nuevo.
Agregar un pago local (No enviado a QuickBooks Online)
Si necesitas marcar una factura como pagada en Housecall Pro sin enviar el pago a QuickBooks Online, puedes hacerlo agregando un pago local. Esto asegurará que evites pagos duplicados si ya se ha registrado un pago.
Para agregar un pago local:
Abre un trabajo vinculado a la factura que necesitas marcar como Pagada en Housecall Pro.
Desplázate hasta la parte inferior de la página y haz clic en el icono Más (tres puntos) en la esquina superior derecha de la sección de QuickBooks Online, bajo el Feed de Actividad.
Luego, selecciona Add Local Payment (Agregar pago local) de las opciones que aparecen.
Desde aquí, se abrirá la ventana de Payment (not sent to QuickBooks Online), donde puedes marcar el trabajo como pagado con Efectivo, Cheque u Otro. También puedes elegir notificar al cliente y enviar un recibo de pago desde Housecall Pro.
Si no deseas que el cliente sea notificado de que este pago ha sido marcado, desmarca la opción Notificar al cliente en la esquina inferior izquierda de la ventana.
Ingresa el monto del pago, luego haz clic en PAGADO en la esquina inferior derecha de la ventana.
💡 Consejo Pro:Puedes agregar una nota aquí, como "Pagado en QuickBooks", para ayudar a llevar un seguimiento de estos pagos.
Una vez hecho esto, tu trabajo se marcará como Pagado en Housecall Pro, y los detalles de la transacción se mostrarán bajo la sección de historial de pagos de la página de Detalles del trabajo.
Por favor, ten en cuenta:Agregar un pago local marcará la factura como Pagada en HCP, pero
no enviará el pago ni actualizará el Estado del Pago en QBO.
Esto deberá hacerse manualmente.
Cómo funcionan los reembolsos con la integración de QuickBooks Online
Cuando reembolsas pagos en Housecall Pro, se crea un Recibo de Reembolso en el perfil del cliente en QuickBooks Online.
Después de procesar un reembolso en Housecall Pro, asegúrate de ver el artículo reembolsado en la Lista de Transacciones del cliente en QuickBooks Online.
Para verificar reembolsos en la Lista de Transacciones y ver el Recibo de Reembolso:
Haz clic en Sales (Ventas) en el menú de navegación en el lado izquierdo de tu cuenta de QBO, luego selecciona Customers (Clientes) del desplegable.
Luego, selecciona el cliente adecuado e identifica el pago reembolsado en la Lista de Transacciones.
Haz clic en el pago reembolsado para ver el Recibo de Reembolso. Esto mostrará a qué factura se aplicó el reembolso, así como el monto reembolsado, la fecha del recibo, el nombre del cliente y los detalles de la transacción.
Puedes editar los detalles del Recibo de Reembolso haciendo clic en Editar en la esquina inferior derecha de la ventana.
La Lista de Transacciones mostrará que el cliente tiene un saldo pendiente por el monto reembolsado.
El recibo de reembolso también se mostrará en el registro de tus Fondos No Depositados para que lo agregues a un depósito y lo deduzcas de tu registro de cuenta adecuadamente.
Tutoriales en video
Cómo funcionan los depósitos con tarjeta de crédito entre HCP y QBO:
Cómo funcionan los reembolsos con tarjeta de crédito entre HCP y QBO:
Problemas con reembolsos con tarjeta de crédito:
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