Configuración de la integración con QuickBooks Online

Cuando estés listo para usar Housecall Pro con QuickBooks Online, sigue los pasos en este artículo de ayuda para conectar ambas cuentas.

Si no tienes una cuenta o suscripción de QuickBooks Online, primero necesitarás registrarte en QuickBooks Online y elegir un plan.

❗Importante:

Si estás considerando cambiar de QuickBooks Desktop a

QuickBooks Online, por favor contacta a nuestro equipo de soporte por chat a través del

Globo de chat azul en tu cuenta o contacta a nuestro equipo de soporte telefónico al

(858) 842-5746 para asistencia.

Los clientes de Housecall Pro reciben opciones de precios especiales para nuevas suscripciones de QuickBooks Online. Los términos de la oferta según Intuit QuickBooks son:

"Prueba gratuita por 30 días: Para ser elegible para esta oferta, debes registrarte en el plan de prueba gratuita usando la opción 'Pruébalo gratis'. Los primeros treinta (30) días de suscripción a QuickBooks Online a partir de la fecha de inscripción son gratuitos. Para continuar usando QuickBooks Online después de tu prueba de 30 días, se te pedirá que presentes una tarjeta de crédito válida para autorización, y se te cobrará la tarifa vigente para el servicio(s) que hayas seleccionado."

Housecall Pro se integra con tres planes de QuickBooks Online:

Essentials
Plus
Advanced

Por favor ten en cuenta: Para conectar QuickBooks Online y Housecall Pro, debes

estar en los planes Essentials o MAX de Housecall Pro.

La integración de Housecall Pro y QuickBooks Online es

no compatible con los planes Simple Start de QBO.

Cómo conectar QuickBooks Online y Housecall Pro

Para conectar tu cuenta de QuickBooks Online a Housecall Pro:

Haz clic en el icono 'My Apps' (3x3 cuadrado) en la esquina superior derecha de tu barra de navegación de Housecall Pro, luego haz clic en el botón 'Go to App store'.

Usa la barra de búsqueda y busca "QuickBooks Online" o desplázate hacia abajo en la página de la App Store. Luego, haz clic en la aplicación QuickBooks Online.

Luego, haz clic en el botón azul 'Connect To QuickBooks' en la esquina superior derecha de la página de la aplicación QuickBooks Online.
Serás llevado a la página de la aplicación QuickBooks Online para conectar tu cuenta de QuickBooks Online.

Desde aquí, haz clic en el botón verde 'Connect to QuickBooks' en la esquina inferior derecha de la página de la aplicación QuickBooks Online.

Serás llevado a la página de inicio de sesión de Intuit QuickBooks Online para iniciar sesión en tu cuenta de QuickBooks Online.

Después de iniciar sesión en tu cuenta de QBO, serás redirigido a tu cuenta de Housecall Pro para continuar configurando la integración con QuickBooks Online.
La página debería mostrar que Housecall Pro y QuickBooks Online ahora están conectados y también te dará la opción de importar tus datos de QuickBooks Online a tu cuenta de Housecall Pro.

❗Importante:

Antes de hacer clic en 'Import' para comenzar la importación desde

QuickBooks Online a Housecall Pro, necesitarás

preparar tus datos de QuickBooks Online para evitar cualquier problema.

Importar tus datos de QuickBooks Online a Housecall Pro

Después de conectar exitosamente Housecall Pro a QuickBooks Online, tendrás la opción de importar tus datos desde QuickBooks Online a Housecall Pro.

Beneficios de importar tus datos de QuickBooks Online a HCP:

Ahorra tiempo al no tener que ingresar manualmente Clientes anteriores, ítems de la Lista de precios, Facturas y Tasas de impuestos.
Comienza a usar Housecall Pro más rápido.
Las facturas históricas de QuickBooks Online están fácilmente disponibles en HCP.

Housecall Pro importa los siguientes datos de QuickBooks Online:

Clientes
Tasas de impuestos
Facturas
Productos
Servicios
Cuentas de ingresos
Clases (como Unidades de negocio en HCP - Las clases deben estar habilitadas en QBO)

Prepara tus datos de cliente de QuickBooks Online para Housecall Pro

Antes de conectar tus cuentas de Housecall Pro y QuickBooks Online, querrás limpiar cualquier dato actual de QuickBooks Online. Esto ayudará a evitar problemas durante la importación si decides importar durante el proceso de configuración de la integración.

Los campos de información del cliente que se importarán a Housecall Pro incluyen:

Nombre
Apellido
Correo electrónico
Empresa
Teléfono
Dirección de facturación

Por favor ten en cuenta: Si hay una dirección en el campo "Dirección de envío", debe coincidir exactamente con la dirección en el campo "Dirección de facturación".

Cómo organizar clientes en QuickBooks Online

Una de las razones más comunes por las que no se importa toda la información a Housecall Pro es por la forma en que los clientes están organizados en QuickBooks.

Housecall Pro solo importará clientes principales (de 1er nivel) y subclientes (de 2do nivel) de QuickBooks Online.

Los subclientes de 3er nivel y más allá (y cualquier factura asociada con ellos) no se importarán a Housecall Pro.

Para asegurar que todos tus datos de QuickBooks sean importados, necesitarás mover cualquier cliente de 3er nivel (y más allá) a niveles de cliente principal o subcliente.

❗Importante:

Para que los niveles de cliente puedan ser cambiados, cualquier factura o pago para esos clientes debe ser eliminado completamente de tu cuenta de QuickBooks Online.

Si no deseas eliminar las facturas o pagos, puedes crear un nuevo cliente en Housecall Pro con un Nombre para mostrar ligeramente diferente y vincular al cliente principal. Luego puedes referirte al perfil/historial de ese subcliente anterior en QuickBooks Online.

Para organizar clientes en QuickBooks Online:

En tu cuenta de QuickBooks Online, selecciona 'Sales' del menú de navegación a la izquierda, luego haz clic en la pestaña 'Customers'.
Identifica cualquier subcliente de 3er nivel (y más allá) y haz clic en esos perfiles de cliente.

En la ventana "Información del cliente":
- Desmarca la casilla de verificación “Es subcliente” si deseas convertir al subcliente en un cliente principal.
- Si deseas que el cliente siga siendo un subcliente, selecciona el cliente principal adecuado del menú desplegable bajo la casilla de verificación "Es subcliente".
- Guarda cualquier cambio antes de cerrar la ventana.

Una vez que tus datos estén limpios y la información del cliente en QuickBooks Online coincida con los campos que se importan a Housecall Pro, estarás listo para importar tus datos cuando se te solicite durante el proceso de configuración de la integración con QuickBooks Online.

Inicia sesión en tu cuenta de QBO para comenzar a preparar tus datos de QuickBooks Online.

Cómo importar tus datos de QuickBooks Online a HCP

Para importar datos de QuickBooks Online a Housecall Pro:

Haz clic en el botón azul 'Import' en la esquina inferior derecha de la página "Housecall Pro y QuickBooks Online ahora están conectados" en tu cuenta de Housecall Pro.
- Si deseas omitir la importación, haz clic en el botón 'Skip' en su lugar.

La siguiente pantalla pregunta si deseas importar tus datos de todo el tiempo o desde una fecha de inicio específica.

Seleccionar la opción 'Todo el tiempo' importará datos desde la fecha en que se creó tu cuenta de QuickBooks Online.

Seleccionar la opción 'Fecha de inicio específica' importará tus datos desde la fecha de inicio seleccionada hasta el día que comiences la importación. También podrás importar más datos en una fecha posterior.
- Puedes escribir la fecha en el cuadro "Introduce una fecha de inicio", o hacer clic en el icono del calendario para seleccionar una fecha.

Por favor ten en cuenta: Si tienes más de 7 años de datos de QuickBooks Online,

se recomienda seleccionar la opción 'Fecha de inicio específica' para no tener que limpiar registros que se remontan más de lo necesario.

Una vez que hayas seleccionado una opción, haz clic en el botón azul 'Next' en la esquina inferior derecha de la página para continuar.
- Si seleccionaste la opción 'Fecha de inicio específica', pero el botón 'Next' está en gris/no se puede hacer clic, asegúrate de que se haya seleccionado una fecha de inicio.

En la página "Opciones de importación", se te pregunta cómo están estructurados tus clientes en QuickBooks Online.

Preguntamos esto porque:
- Housecall Pro admite datos de relación cliente/subcliente (cliente principal/hijo). No admitimos jerarquías de cliente principal/hijo/nieto.
- Si tienes clientes en el 3er nivel o superior, necesitarás actualizar sus perfiles para que sean perfiles de Cliente principal y Subcliente.

Por favor ten en cuenta: Si tienes 3 niveles de jerarquías de clientes (clientes principal/hijo/nieto) en tu cuenta de QuickBooks Online, por favor sigue los pasos en la "Cómo organizar clientes en QuickBooks Online" sección de este artículo de ayuda para asegurar que todos los datos se importen correctamente.

Después de organizar tus clientes en QuickBooks Online, haz clic en el botón azul 'Begin Import' para comenzar a importar tus datos de QuickBooks Online a Housecall Pro.

La siguiente página mostrará que tu importación ha comenzado. Dependiendo de la cantidad de datos importados, este proceso puede tardar desde unos minutos hasta unas horas.

Haz clic en el botón 'Finish' para ser llevado a la página de Configuraciones de QuickBooks Online, donde puedes revisar el estado de tu importación.

Cuando tu importación esté completa: recibirás un correo electrónico de Housecall Pro (notifications@housecallpro.com) sobre el estado de tu importación.

Se incluirá un informe de cualquier error que pueda haber ocurrido durante el proceso de importación

como un adjunto en este correo electrónico.

Si la importación falla: por favor contacta a nuestro equipo de soporte por chat a través del Globo de chat azul en tu cuenta de Housecall Pro, o contacta a nuestro equipo de soporte telefónico al (858) 842-5746 para más asistencia.

Después de conectar la integración con QuickBooks Online

Después de finalizar la configuración de la integración con QuickBooks Online, podrás ver los detalles de tu cuenta de QBO y verificar el estado de la integración en Housecall Pro. También puedes ver los totales de facturas, clientes y otros datos que se han importado, así como revisar cualquier alerta sobre problemas con facturas o trabajos durante el proceso de importación.

📖 Artículo del Centro de Ayuda:

Para más información sobre cómo ver la información de tu cuenta de QBO

en Housecall Pro, por favor consulta nuestro artículo de ayuda,

"QuickBooks Online: Configuraciones en Housecall Pro."

Tutoriales en video

Por qué Housecall Pro y QuickBooks Online se han integrado