Integración de QuickBooks Desktop con Housecall Pro
En este artículo, revisaremos todo lo que necesitas saber sobre cómo configurar tu integración de QuickBooks Desktop, desde los requisitos de integración hasta la asignación de tus cuentas predeterminadas.
Al configurar la integración de QuickBooks Desktop, la configuración debe completarse en modo de un solo usuario dentro de QuickBooks Desktop por un usuario que sea Administrador tanto en Housecall Pro como en QuickBooks Desktop.
¡Ahora, comencemos!
❗Importante: Es necesario revisar los siguientes materiales antes de avanzar con la conexión de QuickBooks Desktop a Housecall Pro. Esto es para asegurarte de que tengas un sólido entendimiento de la integración y para prepararte para una sincronización exitosa.
Durante la integración, debes mantener una conexión a internet estable hasta que la configuración esté completa. También deben desactivarse las configuraciones de Modo de Suspensión en tu computadora.
Requisitos de Software/Sistema Operativo |
Al prepararte para integrar QuickBooks Desktop con Housecall Pro, primero querrás asegurarte de que tu software QuickBooks Desktop cumpla con los requisitos:
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📌 Nota: Si tu software no cumple con algunos de estos requisitos, pero aún deseas integrar QuickBooks con Housecall Pro, puedes considerar cambiar a QuickBooks Online como una opción alternativa.
Configurar o Verificar Tu Cuenta Bancaria Principal
Para tener una sincronización fluida entre la actividad bancaria en Housecall Pro y QuickBooks, necesitarás comenzar configurando correctamente tu cuenta bancaria principal.
Cuando se emiten cheques de reembolso en Housecall Pro, se exportarán a esta cuenta.
Debido a que la actividad de pago se registra bajo esta cuenta, es vital que el nombre ingresado sea idéntico a lo que se muestra en QuickBooks.
Comienza registrando el nombre de tu cuenta bancaria principal ubicada en el Gráfico de Cuentas en QuickBooks Desktop.
Para encontrar el nombre de tu cuenta bancaria en QuickBooks Desktop:
Primero, abre tu software QuickBooks Desktop y haz clic en 'Lists' desde el menú en la parte superior de tu pantalla de QuickBooks Desktop, luego selecciona 'Chart of Accounts' del menú desplegable.
En tu Gráfico de Cuentas, verás la lista de cada nombre de cuenta y el tipo de cuenta.
El nombre de tu cuenta bancaria principal generalmente se lista como el nombre de tu institución bancaria seguido de los últimos 4 dígitos de tu número de cuenta bancaria.
Configuración de la Integración de QuickBooks Desktop
Para configurar la integración entre Housecall Pro y QuickBooks Desktop:
Primero, navega a 'My Apps' haciendo clic en el ícono de cuadrado 3x3 en la esquina superior derecha de tu cuenta de Housecall Pro, luego haz clic en el botón 'Go to App store'.
A continuación, usa la barra de búsqueda bajo 'All' para buscar "QuickBooks Desktop" o desplázate hacia abajo hasta que veas la aplicación QuickBooks Desktop. Luego, haz clic en la aplicación para abrir la página de detalles de la aplicación QuickBooks Desktop.
Desde la página de la aplicación QuickBooks Desktop, haz clic en el interruptor en la parte superior derecha de tu pantalla para cambiarlo de 'Disabled' a 'Active.'
Ahora serás guiado a través de la guía de configuración en pantalla, comenzando con la página "Let's get started". Esto te llevará paso a paso a través de la conexión de Housecall Pro y QuickBooks Desktop.
Haz clic en el 'Download Authentication' button en la página "Let's get started" para descargar el archivo de autenticación del QuickBooks Web Connector (QWC).
Este archivo de autenticación privado le da a Housecall Pro permiso para sincronizarse con QuickBooks Desktop.
Querrás tomar nota de dónde se guarda el archivo en tu computadora.
Si estás usando Google Chrome y tienes habilitadas las notificaciones del navegador, el archivo descargado aparecerá en la esquina superior derecha de tu navegador.
📌 Nota: El QuickBooks Web Connector (QWC) es una aplicación que permite a Housecall Pro intercambiar datos con QuickBooks Desktop, y ya debería estar instalado en tu software QuickBooks Desktop. Si no, es posible que estés operando en una versión de QuickBooks Desktop que no es compatible.
Una vez que se haya descargado el archivo de autenticación del QuickBooks Web Connector, abre tu software QuickBooks Desktop.
A continuación, haz clic en 'File' en la esquina superior izquierda de tu pantalla de QuickBooks Desktop para abrir el menú desplegable. Luego, haz clic en 'App Management' del menú desplegable y selecciona la opción 'Update Web Services' .
El QuickBooks Web Connector aparecerá entonces en tu pantalla. Desde aquí, haz clic en el botón 'Add an Application' en la esquina inferior derecha.
Sube el archivo de autenticación QWC seleccionando el archivo QWC correcto y haciendo clic en el botón 'Open' en la esquina inferior derecha de la ventana.
A continuación, aparecerá la ventana Authorize New Web Service, donde puedes dar permiso a Housecall Pro para acceder a tus datos de QuickBooks Desktop.
Asegúrate de que el nombre de la aplicación solicitante bajo 'Application Information' sea "HCPQBWebConnectorService" y el nombre bajo 'Web Security Certificate Information' sea "housecall.io."
Haz clic en el botón 'OK' en esta ventana para otorgar acceso al servicio web a QuickBooks.
Luego se te preguntará si deseas permitir que la aplicación lea y modifique tu archivo de empresa. Haz clic en el botón de opción junto a la opción 'Yes, prompt each time' .
A continuación, haz clic en el botón 'Continue...' en la parte inferior.
Ahora que has otorgado permiso a Housecall Pro para acceder a tu archivo de empresa de QuickBooks Desktop, regresa a tu cuenta de Housecall Pro y haz clic en el botón azul 'Next' en la página "Let's get started".
Luego verás la página "Import data from QuickBooks Desktop", donde puedes elegir continuar configurando la integración con o sin importar tus datos desde QuickBooks Desktop.
Para proceder con la importación de tus datos desde QuickBooks Desktop, haz clic en el botón azul 'Next'.
Para omitir la importación de tu historial de trabajos de QuickBooks Desktop, lista de clientes y lista de precios en Housecall Pro, haz clic en 'Skip Import' y procede con la asignación de tus cuentas predeterminadas.
Importación de todos los datos de QuickBooks Desktop a HCP
Antes de importar tus datos, primero querrás asegurarte de que tu QuickBooks Desktop esté listo para integrarse. Ten en cuenta que cierta información no se puede importar a Housecall Pro.
Consejo profesional: Espera a conectar las cuentas e importar hasta el día antes de estar listo para comenzar, para importar la información más actualizada de QuickBooks Desktop a tu cuenta de Housecall Pro.
Datos incluidos en la importación | Datos excluidos de la importación |
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Cómo importar todos los datos de QuickBooks Desktop a Housecall Pro
Si has elegido importar tus datos de QuickBooks Desktop y has hecho clic en 'Next' en la página "Let's get started", verás entonces la página "Connect QuickBooks Desktop with Housecall Pro".
Desde aquí, abre el QuickBooks Web Connector que se guardó en tu computadora después de hacer clic en el botón 'Download Authentication' en la página "Let's get started".
En la columna 'Application' a la izquierda del QuickBooks Web Connector, haz clic en la casilla junto a 'HousecallProQBWC' y luego haz clic en el botón 'Update Selected' en la parte superior.
Se te pedirá que ingreses tu contraseña de Housecall Pro. Una vez ingresada, haz clic en el botón 'OK'.
#{{TEXT_88}}El sistema te preguntará si deseas guardar tu contraseña. Si deseas hacerlo, haz clic en 'Yes' para guardarla.
Tus datos comenzarán a importarse a Housecall Pro desde QuickBooks Desktop.
Una vez que comience tu importación, verás la página "Importing data from QuickBooks Desktop" en tu cuenta de Housecall Pro.
Esto te mostrará un tiempo estimado, así como cuánto se ha importado. Puedes hacer clic en el botón azul 'Refresh' para ver actualizaciones en tiempo real.
Progresión de la importación del QuickBooks Web Connector
Al importar tus datos desde QuickBooks Desktop, el QuickBooks Web Connector también mostrará el progreso de tu importación.
Verás la barra de progreso de la aplicación en la parte inferior:
Llegará rápidamente al 67% completo, y luego progresará mucho más lentamente hasta finalizar. Este es el comportamiento esperado.
Este proceso puede tardar varias horas dependiendo de la cantidad de datos que tengas.
Debes mantener una conexión a internet estable hasta que este proceso se complete.
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Si notas algún mensaje en la pantalla en rojo:
Por favor, toma una captura de pantalla de la alerta y haz clic en el botón 'View Log' en la esquina superior derecha del QuickBooks Web Connector.
Luego, toma una captura de pantalla del registro y envía AMBAS capturas de pantalla a nuestro equipo de soporte por chat usando la Burbuja de Chat Azul.
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Cuando ambas barras de progreso alcancen el 100%:
¡Éxito!
Tus datos han sido descargados desde QuickBooks Desktop.
Desde aquí, comenzaremos a cargarlos en nuestros servidores y luego en tu cuenta.
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Una vez que la importación esté completa:
Recibirás un correo electrónico de confirmación informándote que la importación ha finalizado.
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Verificar datos y comprobar alertas/advertencias después de importar
Después de que la importación se haya completado:
Vuelve a tu cuenta de Housecall Pro y recarga la página de la aplicación QuickBooks Desktop.
#{{TEXT_111}}Verás entonces la página "Import completed", donde puedes verificar si tus datos se importaron correctamente.
Esta página confirma que las facturas, los clientes, tu lista de artículos y las tasas de impuestos han sido importadas a Housecall Pro. También proporciona hipervínculos para cada elemento, permitiéndote verificar fácilmente la información.
#{{TEXT_114}}
Haz clic en los hipervínculos de 'customers,' 'invoices,' 'price list items' y 'warnings and errors' para verificar:
#{{TEXT_116}}El número de clientes, facturas y artículos de la Lista de Precios importados a tu cuenta y verifica que coincida con lo que está en QuickBooks Desktop.
#{{TEXT_118}}Si las relaciones padre/hijo (subcliente) se importaron correctamente. Recuerda que solo admitimos subclientes de un nivel de profundidad. Cualquier nivel adicional no se transferirá a HCP.
Advertencias y errores en los datos importados.
Si deseas limpiar tus datos en QuickBooks Desktop y volver a importar:
Por favor, comunícate con nuestro equipo de soporte por chat a través de la Burbuja de Chat Azul en tu cuenta de Housecall Pro después de haber revisado todos los datos importados.
También puedes optar por descartar todos los errores y continuar con la sincronización de vuelta a QuickBooks Desktop.
A continuación, haz clic en el botón azul 'I've Verified My Import' para continuar.
La ventana de Verificación de importación aparecerá para confirmar que tu importación ha sido verificada, donde escribirás "Datos verificados" en el cuadro de texto y harás clic en 'Verify' para proceder.
Después de hacer clic en 'Verify,' serás llevado a la página "Setup Sync to QuickBooks Desktop" para comenzar a mapear tus cuentas predeterminadas.
❗Importante: Una vez que hayas escrito "Datos verificados" y hecho clic en el botón 'Verify' en la ventana de Verificación de importación, NO podrás volver a importar tus datos. Por favor, verifica que los datos se hayan importado correctamente.
Mapeo de tus cuentas predeterminadas
Ya sea que hayas optado por importar tus datos o decidido omitir la importación de datos, el siguiente paso en el proceso es configurar tus cuentas predeterminadas.
Para sincronizar correctamente las transacciones con QuickBooks Desktop, necesitamos saber qué cuentas predeterminadas utilizar para enviar pagos, reembolsos, artículos de lista, impuestos y propinas.
Si estas cuentas predeterminadas están ya configuradas en tu cuenta de QuickBooks Desktop, por favor ingresa los nombres exactamente como están configurados en QuickBooks.
Si estas cuentas no están configuradas aún, ¡no hay problema! Puedes agregar un nombre en ese campo y crearemos las cuentas en QuickBooks Desktop para ti. Podemos manejar la creación de todas las cuentas excepto tu cuenta bancaria.
Después de hacer clic en 'Next,' verás la página Setup Sync to QuickBooks Desktop, donde puedes ver un video que cubre información sobre las cuentas predeterminadas. Al final de esta pantalla, haz clic en el botón azul 'Setup Sync' para continuar.
Luego serás llevado a la página de Mapeo de Cuentas, etiquetada como "Ingresa los nombres de tus cuentas."
Para qué son estas cuentas:
Cuenta bancaria |
El nombre de la cuenta bancaria que recibe depósitos
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Cuentas por cobrar |
La cuenta para trabajos no pagados en el momento del servicio
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Cuenta de ingresos
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La cuenta que registra ventas e ingresos por servicios
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Costo de los bienes vendidos | La cuenta predeterminada de Costo de los Bienes Vendidos aplicada a los artículos de inventario creados a partir de los artículos de la Lista de Precios de Housecall Pro. Se utiliza solo cuando una categoría en HCP es un artículo de inventario en QuickBooks Desktop y se agrega un nuevo artículo de la Lista de Precios a esta categoría. |
Cuenta de activo de inventario | La cuenta predeterminada de Activo de Inventario aplicada a los artículos de inventario creados a partir de los artículos de la Lista de Precios de Housecall Pro. Se utiliza solo cuando una categoría en HCP es un artículo de inventario en QuickBooks Desktop y se agrega un nuevo artículo de la Lista de Precios a esta categoría. Puede reasignarse en la lista de artículos de QuickBooks Desktop. |
Cuenta de propinas
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Esta es una cuenta de pasivo para las propinas recibidas. |
Ingresa tu información de artículos e impuestos
Housecall Pro necesitará crear un servicio predeterminado, un artículo de descuento y un artículo de propina en QuickBooks Desktop. Estos se usarán para vincular a cualquier línea de pedido que se transfiera en Trabajos en Housecall Pro que no tenga un artículo de línea asociado en QuickBooks Desktop.
📌 Nota: Para sincronizar correctamente las facturas, los impuestos deberán estar habilitados en QuickBooks Desktop, incluso si no cobras impuestos. Se te requerirá crear una tasa de impuesto del 0% en ese caso.
En QuickBooks Desktop, sigue estos pasos para habilitar tus impuestos:
Haz clic en Edit en la parte superior izquierda de tu pantalla de QuickBooks Desktop
Selecciona Preferences del menú desplegable
Selecciona Sales Tax > Company Preferences.
Para qué son estas cuentas:
Artículo de servicio
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Líneas de pedido que se han agregado a una factura pero no se han guardado en tu lista de artículos. |
Artículo de descuento
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Descuentos agregados a una factura. |
Artículos de propina
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Propinas agregadas a una factura. |
Proveedor de impuestos
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A quién le pagas los impuestos. |
Tasa de impuesto del 0%
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El nombre de la tasa cuando no cobras impuestos.
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Impuesto sobre ventas imponible
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Se crea automáticamente cuando activas el impuesto sobre ventas. |
Código de impuesto sobre ventas no imponible
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Se crea automáticamente cuando activas el impuesto sobre ventas. |
Ingresa tus métodos de pago
Tu cliente puede pagar un trabajo usando varios métodos de pago en Housecall Pro. El método seleccionado utilizado en cada trabajo se sincronizará con QuickBooks Desktop. Es posible que ya tengas algunos de estos métodos configurados. Si es así, por favor ingrésalos.
Housecall Pro necesitará sincronizarse con una cuenta predeterminada para todos los métodos de pago, incluso si no planeas usar ese método de pago. Para las cuentas predeterminadas que no están configuradas en QuickBooks Desktop aún, agrega el nombre en el campo y lo crearemos para ti en QuickBooks Desktop.
Importar solo clientes desde QuickBooks Desktop
Si deseas importar clientes solamente desde QuickBooks Desktop, puedes seguir los pasos en esta sección después de haber completado el proceso de integración y haber mapeado tus cuentas predeterminadas.
Para este método, habrías necesitado hacer clic en 'Skip Import' cuando se te solicitó durante el proceso de integración.
📌 Nota: Importar solo clientes desde tu QuickBooks Desktop es una
proceso manual y no se recomienda típicamente, ya que esto
crea perfiles de clientes duplicados.
Para importar solo tus clientes a Housecall Pro desde QuickBooks Desktop:
Primero, abre QuickBooks Desktop y ve al Customer Center (Centro de clientes). Luego, haz clic en la pestaña 'Customers & Jobs' (Clientes y trabajos) en la parte superior.
Haz clic en la flecha hacia abajo bajo la pestaña 'Customers & Jobs' para ver el menú desplegable de Clientes y elige qué lista de clientes deseas transferir.
Recuerda, solo quieres transferir la información del cliente que usarás para mantener tu cuenta de Housecall Pro limpia y sin desorden.
Cuando se seleccione la lista correcta, los clientes en la lista se mostrarán en el panel vertical izquierdo.
Ahora puedes exportar esta lista a Excel haciendo clic en la flecha junto a 'Excel' en la parte superior de la barra de herramientas del Customer Center y seleccionando 'Export Customer List' (Exportar lista de clientes) del menú.
Luego serás llevado a la ventana de exportación. Asegúrate de seleccionar cualquiera de estas opciones:
'Create new worksheet' (Crear nueva hoja de trabajo) y 'in new workbook,' (en nuevo libro de trabajo) o
'Create a comma separated values (.csv) file' (Crear un archivo de valores separados por comas (.csv))
A continuación, haz clic en el botón 'Export' (Exportar) en la parte inferior de la ventana. Tu archivo de clientes ahora será exportado y guardado en tu computadora.
Ahora puedes volver a tu cuenta de Housecall Pro y hacer clic en 'Customers' (Clientes) desde la barra de navegación superior. Asegúrate de estar en la página de Clientes.
#{{TEXT_193}}Desde aquí, haz clic en el botón 'Actions' (Acciones) a la derecha, luego selecciona 'Import' (Importar) del menú desplegable.
Si es la primera vez que importas datos a Housecall Pro, es posible que veas la pantalla "Bring in your data" (Introduce tus datos).
#{{TEXT_196}}Puedes ver el video tutorial y hacer clic en el enlace 'Use our help guide to learn how' (Usa nuestra guía de ayuda para aprender cómo) en esta página si lo deseas. Luego, haz clic en el botón azul 'Get Started' (Comenzar) cuando estés listo para continuar.
#{{TEXT_198}}
Luego serás redirigido a la página de Importación, donde puedes seleccionar importar tus clientes desde un archivo o desde tus Contactos de Google.
En este caso, selecciona la opción 'File' (Archivo).
Una vez seleccionado, verás un cuadro de información azul en la parte inferior de esta página, que dice:
"Tu cuenta está conectada a QuickBooks Desktop. Para evitar duplicados, solo importa clientes que no hayan sido previamente importados desde QuickBooks. Si tienes clientes duplicados después de importar, puedes gestionarlos más tarde."
Hacer clic en el enlace "manage them later" (gestionarlos más tarde) te dirigirá a nuestroartículo de ayuda "Manage and Merge Duplicate Customers" (Gestionar y fusionar clientes duplicados). #{{TEXT_205}}
Para continuar importando tu archivo de clientes, marca la casilla junto al reconocimiento "I understand the risk of importing from QuickBooks and a file" (Entiendo el riesgo de importar desde QuickBooks y un archivo).
Luego, haz clic en el botón azul 'Upload File' (Subir archivo).
La ventana "Import customers" (Importar clientes) aparecerá en tu pantalla. Haz clic en el botón negro 'Select a file' (Seleccionar un archivo) y selecciona el archivo desde tu computadora.
Luego, haz clic en 'Open' (Abrir) en tu Explorador de archivos una vez que hayas verificado que se ha seleccionado el archivo correcto.
Soporte de datos: Si deseas asistencia con la importación de tu archivo de clientes, no dudes en enviar tu archivo CSV a nuestro equipo de Soporte de Datos a datahelp@housecallpro.com#{{TEXT_212}}
Tutoriales en video
Requisitos de integración y mapeo de cuentas
Guía de integración de QuickBooks Desktop
¿Necesitas ayuda o tienes preguntas?
¡Estamos aquí para ti! Chatea con Soporte usando la burbuja azul de chat en tu cuenta de Housecall Pro, o llámanos al (858) 842-5746#{{TEXT_219}}