Agregar empleados y contratistas a Payroll
Para agregar empleados y contratistas a tu Payroll:
Haz clic en la pestaña Payroll en la barra de navegación en la parte superior de tu cuenta de Housecall Pro.
Dependiendo del tamaño de la ventana de tu navegador, es posible que necesites seleccionar More, luego Payroll del menú desplegable.
A continuación, selecciona Employees & contractors del menú a la izquierda y haz clic en el botón azul Add team member en la esquina superior derecha de la página.
Selecciona un miembro del equipo existente, o selecciona la opción New team member, luego haz clic en Add en la ventana "Add team member".
Ingresa la información requerida: Fecha de nacimiento, tipo de empleo, fecha de inicio, dirección y nombre completo del empleado/contratista.
Haz clic en Save en la esquina superior derecha una vez completado.
📌 Nota: Si no procesas la nómina para este empleado o contratista, deja todos sus campos de nómina vacíos, y no serán procesados para la nómina. Hacer esto los excluirá de tu factura mensual de nómina.
Una vez guardado, tu miembro del equipo aparecerá en Payroll → Employees & contractors.
Si es necesario, puedes solicitar el permiso de Payroll Admin para tu miembro del equipo contactando a nuestro equipo de soporte por chat a través de la Burbuja Azul de Chat en tu cuenta de Housecall Pro.
📖 Artículo de ayuda: Para más información sobre los administradores de nómina, consulta "Controlando el acceso a Payroll" en el Centro de ayuda de HCP.
Enviar un enlace de incorporación a empleados y contratistas
El enlace de incorporación a Payroll permitirá a tus empleados y contratistas ingresar su información de depósito directo y número de seguro social, y seleccionar sus retenciones.
Repite este proceso para cualquier empleado o contratista que necesite ser agregado a la nómina.
Para enviar el enlace de incorporación a Payroll a empleados y contratistas:
Haz clic en la pestaña Payroll en la barra de navegación en la parte superior de tu cuenta de Housecall Pro, luego selecciona Employees & contractors del menú a la izquierda.
Dependiendo del tamaño de la ventana de tu navegador, es posible que necesites seleccionar More, luego Payroll del menú desplegable.
Ubica el perfil del empleado al que necesitas enviar el enlace de incorporación y haz clic en Details a la derecha.
Haz clic en Send en la esquina superior derecha en la banda amarilla del perfil de Payroll de tu miembro del equipo. El enlace de incorporación se enviará automáticamente a la dirección de correo electrónico que el empleado o contratista ha configurado en su perfil, ¡y listo!
¿Por qué no puedo ver la fecha de nacimiento o los últimos 4 dígitos del SSN de mi empleado en su perfil?
Al incorporar a tus empleados/contratistas a la nómina, requerimos su fecha de nacimiento (DOB) y SSN para completar sus perfiles. Una vez proporcionados, enviamos la información directamente a Check (nuestro socio de nómina) para completar la incorporación, pero no almacenamos una copia en nuestros servidores.
Por esta razón, solo verás asteriscos en lugar de la DOB y SSN. Esto se hace para visualizar que esta información fue proporcionada anteriormente, pero no podemos (y no necesitamos) recuperarla.
Al editar el perfil de un miembro del equipo, proporcionar nuevos valores para su DOB o SSN sobrescribirá los existentes.
Estados de incorporación de empleados y contratistas (Bloqueo/Atención necesaria)
¿Te preguntas por qué tu empleado sigue mostrando "Bloqueo" o "Atención necesaria" en Payroll, incluso después de la configuración? ¡No te preocupes! Aquí te mostramos cómo puedes verificar rápidamente qué falta y resolverlo en solo unos pasos.
Siguiendo este proceso, puedes recuperar el enlace requerido del empleado o contratista sin que expire después de 24 horas. ¡Asegurémonos de que tu equipo esté listo para el día de pago!
Para verificar la razón por la que el estado del empleado o contratista aún se muestra como atención necesaria o bloqueo:
Ve a Payroll > Employees & contractors.
Pasa el ratón sobre el estado de incorporación actual de un empleado (podría ser Atención necesaria o Bloqueo), y aparecerá la lista de información faltante para el empleado o contratista.
Si la incorporación de un empleado o contratista aún no está completa, aquí te mostramos cómo puedes obtener el enlace directamente desde la solución de Payroll:
Ve a Payroll > Employees & contractors.
Ubica el perfil del empleado específico al que necesitas enviar el enlace, y haz clic en Details a la derecha.
Se mostrará una banda amarilla en la parte superior de la página si el estado de incorporación aún está incompleto.
Haz clic en Send en la información del perfil bajo el estado de incorporación de Payroll.
Una vez que hayas hecho clic en Send, recibirán el enlace de incorporación en el correo electrónico que han configurado en su perfil.
Cómo eliminar / archivar un perfil de empleado
Puedes eliminar fácilmente un perfil de empleado de tu cuenta de Housecall Pro siguiendo estos pasos:
Primero, navega a tus 'Account Settings' haciendo clic en el icono de engranaje en la esquina superior derecha de tu cuenta de Housecall Pro.
A continuación, selecciona 'Teams & permissions' ubicado en el menú de navegación a la izquierda.
Haz clic en el icono de lápiz gris a la derecha de tu pantalla para el empleado que deseas eliminar.
❗Importante: Antes de archivar/eliminar un empleado, agrega la palabra "archived"
al inicio de su dirección de correo electrónico y guarda los cambios. Esto permitirá que la dirección de correo electrónico del usuario sea liberada del sistema (ejemplo: archivedjohnsmith@gmail.com).
A continuación, haz clic en el icono de papelera en la esquina superior derecha de la página "Personal details", a la derecha del botón 'Remote Logout User'.
Aparecerá una ventana emergente para confirmar el cambio.
En la parte inferior de la página, elige ( Exclude in Payroll ) para que el empleado sea eliminado de la página de administración de Payroll.
Haz clic en el botón 'Archive Employee' para confirmar. El perfil se eliminará inmediatamente, y regresarás a la lista de empleados.
Después de eliminar el perfil de un empleado, el empleado:
No será eliminado de ningún trabajo futuro o pasado al que estén asignados.
Será desconectado de tu cuenta de Housecall Pro y no podrá volver a iniciar sesión a menos que se restaure su acceso de empleado.
📌 Nota: Archivar un perfil de empleado no eliminará ningún inicio de sesión adicional de tu plan.
Cómo terminar a un empleado o contratista en Payroll
Si necesitas eliminar a un empleado o contratista de tu nómina, puedes hacerlo rápidamente a través de tu panel de control. Sigue los pasos a continuación para completar el proceso de terminación.
Para terminar a un empleado o contratista:
Ve a Payroll > Employees & contractors.
Selecciona al empleado o contratista que deseas terminar.
En la esquina superior derecha, haz clic en Remove from payroll (Eliminar de la nómina).
Ingresa la fecha de terminación, luego haz clic en Remove (Eliminar). Una vez eliminado, el perfil de la persona se archivará automáticamente y ya no aparecerá en los registros de nómina activos.
Desactivar o eliminar una tarifa de pago para un empleado
Si necesitas eliminar una tarifa de pago existente para uno de tus empleados, nuestro equipo puede ayudarte con eso. Por favor, sigue las instrucciones a continuación para comenzar.
Para proceder con la eliminación o desactivación de la tarifa de pago de un empleado, proporciona los siguientes detalles:
Nombre completo del empleado
La tarifa de pago específica que deseas eliminar
Una vez que recibamos esta información, nuestro equipo se encargará de eliminar la tarifa de pago y te notificará una vez que la actualización esté completa.
¿Necesitas ayuda o tienes preguntas?
¡Estamos aquí para ti! Chatea con Soporte usando la Burbuja de Chat Azul en tu cuenta de Housecall Pro, o llámanos al (858) 842-5746.