Eventos en Housecall Pro
Los eventos son una forma simple y efectiva de bloquear tiempo en tu programación. Ya sea que necesites programar una reunión o tomar tiempo libre, los eventos facilitan el seguimiento de tu tiempo y el de tus empleados.
Siguiendo los pasos descritos en este artículo, puedes programar y gestionar fácilmente Eventos para ti y tus empleados, facilitando la organización y el control de tu programación.
🛠️ Consejo Pro: Más allá del tiempo libre personal, los eventos se pueden usar para planificar cierres de la empresa por vacaciones o períodos de descanso, asegurando que no haya confusión sobre la disponibilidad. Esto también evita que los clientes reserven servicios a través de Online Booking, ya que los eventos bloqueados actualizan automáticamente tu disponibilidad, evitando conflictos de programación.
Crear un Evento
Hay dos formas de crear y programar un Evento en Housecall Pro. Revisaremos ambos métodos en esta sección.
Crear un Evento seleccionando manualmente la Fecha y Hora
El primer método que revisaremos es cómo crear un Evento seleccionando manualmente la fecha y la hora. Para hacer esto:
Haz clic en el botón New en la barra de navegación superior de tu cuenta de Housecall Pro.
Selecciona Event del menú desplegable.
En la página de New event, puedes programar tu Evento haciendo clic en las cajas grises From y To en la sección de Programación y seleccionando las fechas/horas de los menús desplegables.
También puedes hacer clic en el icono de lápiz para elegir una fecha y hora directamente desde tu calendario.
Haz clic y arrastra el Evento en tu Calendario según sea necesario para ajustar la fecha, hora y duración.
Haz clic en el botón azul Save en la esquina superior derecha. Esto te llevará de nuevo a la página de New Event.
Necesitarás asignar al menos un empleado al Evento para poder guardarlo.
Nota: El Evento se asignará automáticamente al usuario de la cuenta que está programando el Evento. Puedes cambiar esto eliminando tu nombre del cuadro de texto de Despacho y escribiendo/seleccionando el nombre de otro empleado.
Si lo deseas, también puedes ingresar un nombre, nota y ubicación para tu Evento en el cuadro de detalles del Evento.
Si deseas agregar más detalles a tu Evento, puedes hacerlo en el campo 'Nota'. Este es un buen lugar para agregar cualquier nota o recordatorio para ti mismo.
Al agregar una ubicación, comienza a escribir la dirección o nombre de la ubicación y selecciona del menú desplegable (esto se extrae directamente de Google Maps).
Finalmente, haz clic en el botón azul Save Event en la esquina superior derecha de la pantalla una vez que hayas ingresado todos los detalles necesarios.
Crear un Evento desde la Página de Programación
El siguiente método para crear un Evento es directamente desde la página de Programación. Para usar este método, sigue los pasos a continuación:
Ve a Schedule en la barra de navegación superior de tu cuenta de HCP en la web.
Luego, haz clic en un espacio en tu calendario y selecciona Event del menú.
Al usar este método, la fecha y hora se completarán automáticamente con la fecha y hora que hayas seleccionado en el calendario.
La fecha y hora se pueden ajustar según sea necesario haciendo clic en el icono de lápiz en la página de New Event. En este caso, selecciona el botón azul Save en la esquina superior derecha de tu pantalla después de ajustar.
Necesitarás asignar al menos un empleado al Evento para poder guardarlo.
📌 Nota: El Evento se asignará automáticamente al usuario de la cuenta que está programando el Evento. Puedes cambiar esto eliminando tu nombre del cuadro de texto de Despacho y escribiendo/seleccionando el nombre de otro empleado.
Si lo deseas, también puedes ingresar un nombre, nota y ubicación para tu Evento en el cuadro de detalles del Evento.
Si deseas agregar más detalles a tu Evento, puedes hacerlo en el campo 'Nota'. Este es un buen lugar para agregar cualquier nota o recordatorio para ti mismo.
Al agregar una ubicación, comienza a escribir la dirección o nombre de la ubicación y selecciona del menú desplegable (esto se extrae directamente de Google Maps).
Finalmente, haz clic en el botón azul Save Event en la esquina superior derecha de la pantalla una vez que hayas ingresado todos los detalles necesarios.
Crear un Evento Recurrente
Configurar eventos recurrentes como reuniones semanales, tiempo libre o citas en tu calendario es simple: configúralo una vez y listo. Solo sigue los pasos a continuación.
Para crear un evento recurrente:
Haz clic en el botón New en tu barra de navegación y selecciona Event.
Ingresa los detalles del Evento: fecha/hora y empleado (requerido), nombre del evento, notas y ubicación (opcional).
Haz clic en el icono de lápiz para abrir tu Programación.
Una vez en la Programación, haz clic en el botón Recurrence.
En la ventana de Programación de Eventos, confirma las fechas y horas de inicio/fin.
Haz clic en el menú desplegable Repeats y selecciona entre las siguientes opciones de recurrencia:
No se repite
Diariamente
Todos los días de la semana (lunes a viernes)
Semanalmente
Mensualmente
Anualmente
Personalizado
Para opciones de recurrencia Mensual y Anual, elige una fecha específica de cada mes. Asegúrate de seleccionar una fecha que ocurra todos los meses.
Por ejemplo, el 31 no está disponible en febrero, abril, junio, septiembre o noviembre.
🛠️ Consejo Pro: Las ocurrencias trimestrales tienen lugar cada 3 meses. Cada dos semanas se repite cada 2 semanas.
📌 Nota: para las opciones de recurrencia Semanal, Mensual y Anual, el día seleccionado se establecerá por defecto al día en que estás creando el trabajo.
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La opción de recurrencia Personalizada te permite seleccionar cuántas veces durante cada día, semana, mes o año se repetirá el Evento. También puedes seleccionar qué días de la semana te gustaría que se repitiera el Evento.
A continuación, establece una Fecha de Finalización ya sea:
Estableciendo un número de ocurrencias que tendrán lugar, o
Seleccionando una fecha específica para que la recurrencia se detenga
Haz clic en Done una vez que hayas terminado, luego haz clic en Save en la esquina superior derecha de tu página de Programación. Esto te llevará de nuevo a la página de New event.
Confirma que toda tu información es correcta, luego haz clic en Save Event en la esquina superior derecha de la pantalla, ¡y listo!
Ver y Editar Eventos
Para ver tus Eventos, simplemente navega a la página de Programación. Los eventos aparecerán en tu calendario en un tono más claro del color designado del empleado que está asignado al Evento.
📌 Nota: Si varios empleados están asignados a un Evento, el color del Evento se mostrará según el orden de tus empleados en el Calendario del Equipo.
Si necesitas hacer cambios en un Evento, puedes hacerlo haciendo clic en el Evento en tu calendario. Esto te llevará a la página de detalles del Evento que usaste para crear el Evento, permitiéndote hacer los cambios necesarios.
Eliminar un Evento
Si ya no necesitas un Evento, puedes eliminarlo fácilmente de tu calendario siguiendo los pasos a continuación:
Ve a tu página de Schedule y haz clic en el Event que deseas eliminar.
Luego, haz clic en el icono Más en la esquina superior derecha de la página del Evento, luego selecciona Delete Event.
Para confirmar, haz clic en Delete. Esto eliminará el evento de tu calendario y liberará ese tiempo para otras actividades.
Ahora que sabes cómo usar los Eventos, puedes comenzar a bloquear tiempo para todas tus actividades importantes. ¡Feliz programación!
Preguntas Frecuentes sobre Eventos
¿Puedo convertir un Evento en un Trabajo o Presupuesto?
Los eventos no se pueden convertir en trabajos o presupuestos en este momento.
¿Los empleados reciben notificaciones de los Eventos?
Los empleados asignados a un Evento pueden verlo en su Programación, incluidos todos los detalles del Evento, pero no recibirán notificaciones de los eventos.
¿Dónde puedo ver los Eventos eliminados?
En este momento, los Eventos no se pueden ver ni recuperar en el sistema una vez que han sido eliminados.
¿Necesitas ayuda o tienes preguntas?
¡Estamos aquí para ti! Chatea con Soporte usando la Burbuja Azul de Chat en tu cuenta de Housecall Pro, o llámanos al (858) 842-5746.