Creación de eventos para indicar cambios en la programación: Descripción general
HCP Assist está aquí para manejar tus llamadas y convertirlas en trabajos en tu calendario. Queremos asegurarnos de que solo se te reserve durante los momentos en que tú y tu equipo estén disponibles. Por lo tanto, sugerimos crear eventos para bloquear tiempo por enfermedad, vacaciones, cierres por clima, etc., para que tu disponibilidad sea clara para nuestros agentes de HCP Assist.
Para asegurar que nuestros agentes no reserven durante los momentos en que tú y tu equipo no estén disponibles, recomendamos crear un evento siguiendo el proceso descrito en nuestro artículo del centro de ayuda sobre eventos recurrentes con algunos ajustes críticos.
Cómo programar un evento recurrente para indicar cambios en la programación
Para programar un evento recurrente:
Haz clic en el botón New (Nuevo) en la barra de navegación superior de tu cuenta de HCP.
Selecciona Event (Evento) del menú desplegable.
Una vez que se haga clic en Event (Evento), aparecerá una nueva ventana. En el lado izquierdo de esta ventana, verás los campos de programación y despacho bajo 'Schedule (Programación)'. Estos dos campos son obligatorios para crear el evento.
Asegúrate de listar cada técnico que no esté disponible ese día. Por ejemplo, si la empresa está cerrada por un feriado, listaríamos a cada empleado en ese evento.
En el lado derecho de la pantalla, verás los campos de detalles del evento (Nombre, Nota, Ubicación). Asegúrate de etiquetar cada evento.
Por ejemplo, Cerrado, No se aceptan llamadas, Enfermo, Vacaciones, etc.
A continuación, haz clic en el icono de lápiz junto a 'Schedule (Programación)' para colocar este evento en tu programación.
Se abrirá la ventana de programación. Si estás creando un evento recurrente, haz clic en el botón de Recurrence (Recurrencia) en la esquina superior derecha de la programación.
A continuación, aparecerá una pantalla etiquetada "Event Schedule (Programación del evento)". Solo bloquea los horarios durante las horas no laborables y laborables en las que no estés disponible.
Si no estás disponible durante todo el día, crea un evento de 1:00 AM a 11:00 PM en una cadencia diaria. Esto permitirá que se bloquee un evento completo para el servicio fuera de horario (si aplica).
A continuación, haz clic en el menú desplegable 'Repeats (Repeticiones)'. Para una recurrencia semanal, el día seleccionado se establecerá por defecto en el día en que estás creando el trabajo. Asegúrate de cambiar la fecha de inicio si no es cuando el evento tendrá lugar.
Para una recurrencia mensual y anual, elige un día específico de cada mes (ejemplo: el primer martes de cada mes) O elige una fecha específica de cada mes. Asegúrate de elegir una fecha que ocurra cada mes (ejemplo: el 31 no está disponible en febrero, abril, junio, septiembre o noviembre).
🛠️ Consejo Pro: Las ocurrencias trimestrales tienen lugar cada 3 meses.
Cada dos semanas se repite cada 2 semanas.
A continuación, elige una fecha de finalización para este evento recurrente seleccionando una fecha específica para que la recurrencia se detenga O estableciendo un número de ocurrencias que tendrán lugar.
A continuación, haz clic en 'Done (Hecho)' una vez que hayas terminado y luego haz clic en 'Save (Guardar)' en la esquina superior derecha de la programación. Finalmente, haz clic en 'Save Event (Guardar evento)' en la pantalla de Event (Evento).
Cómo programar un evento único para indicar cambios en la programación
Para programar un evento único:
Haz clic en el botón negro New (Nuevo) ubicado en el lado derecho de la barra de navegación en la parte superior de tu cuenta.
Selecciona Event (Evento) y aparecerá una nueva ventana.
En el lado izquierdo de esta ventana, verás los campos de programación y despacho bajo 'Schedule (Programación)'.
Estos dos campos son obligatorios para crear el evento. Asegúrate de listar cada técnico que no esté disponible ese día. Por ejemplo, Ben está enfermo, así que crea un evento único.
En el lado derecho de la pantalla, verás los campos de detalles del evento (Nombre, Nota, Ubicación). Asegúrate de etiquetar cada evento. Por ejemplo, Cerrado, No se aceptan llamadas, Enfermo, Vacaciones, etc.
A continuación, ingresa una fecha y hora en los campos From y To (Desde y Hasta).
Finalmente, haz clic en 'Save Event (Guardar evento)' en la pantalla de Event (Evento).
¡Eso es todo! Luego verás tu evento único aparecer en el calendario.
Tutoriales en video
Flujo de trabajo de evento recurrente:
Flujo de trabajo de evento único:
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