Descripción general del perfil de empleado
Administrar los perfiles de tus empleados es un paso importante para garantizar que tu negocio funcione de la mejor manera posible.
En este artículo, explicaremos cómo agregar empleados a tu cuenta de Housecall Pro, editar perfiles de empleados existentes, configurar roles y permisos, eliminar perfiles de empleados y restaurar perfiles eliminados.
Agregar un empleado (Portal web de HCP)
Para agregar un empleado a tu cuenta:
Primero, ve a la configuración de tu cuenta haciendo clic en el ícono de engranaje en la esquina superior derecha de tu cuenta de Housecall Pro.
Luego, selecciona "[Employees & permissions]" (Empleados y permisos) en el menú de la izquierda. Esto te llevará a la página de empleados.
Desde aquí, haz clic en el botón azul "[Add Employee]" (Agregar empleado) en la derecha.
Esto te llevará a la página "[Add Employee]" (Agregar empleado).
Completa los cuadros de texto grises en la sección "[Employee Details]" (Detalles del empleado) para ingresar el nombre y apellido del empleado (requerido), la dirección de correo electrónico (requerida) y el número de teléfono móvil (opcional).
Haz clic en el botón "[Select Image]" (Seleccionar imagen) para subir la foto de perfil del empleado.
Esto abrirá el explorador de archivos en tu computadora. Selecciona una imagen y luego haz clic en "Open" (Abrir) en la esquina inferior derecha de la ventana del explorador de archivos.
Haz clic en el menú desplegable "[Employee color]" (Color del empleado) para asignar un color al empleado.
Los colores de los empleados se utilizan en el calendario para indicar qué empleado está asignado a un trabajo en particular.
Haz clic en el botón "[Employee tags] +" (Etiquetas de empleado +) para agregar etiquetas al empleado.
Las etiquetas de empleado pueden utilizarse para organizar a los miembros del equipo según sus roles, especialidades, niveles de experiencia o ubicación.
En la sección "[Role]" (Rol) de la página "[Add Employee]" (Agregar empleado), selecciona el rol del empleado según sus responsabilidades dentro de la empresa:
"[Admin / Owner]" (Administrador / Propietario)
"[Office staff]" (Personal de oficina)
"[Field tech]" (Técnico de campo)
Los permisos en la sección "[Permissions]" (Permisos) se actualizarán automáticamente según el rol seleccionado. Marca o desmarca las casillas junto a cada permiso para habilitar o deshabilitar ciertos accesos.
Una vez que hayas ingresado la información de tu nuevo empleado, haz clic en el botón azul "[Save and Send Invitation]" (Guardar y enviar invitación) en la esquina superior derecha de la pantalla. El empleado se agregará a tu cuenta de HCP y automáticamente recibirá un enlace de invitación por correo electrónico y SMS (si se proporcionó un número de teléfono móvil).
Agregar un empleado (Aplicación móvil de HCP)
Si necesitas agregar un empleado mientras estás en movimiento, puedes hacerlo fácilmente desde la aplicación móvil de HCP siguiendo estos pasos:
Toca el ícono "[More]" (Más) ubicado en la esquina inferior derecha de la barra de navegación en la aplicación móvil de HCP.
Selecciona "[Company Setup]" (Configuración de la empresa) en el menú.
Luego, selecciona "[Employees]" (Empleados) en la pantalla de configuración de la empresa y toca el botón "[Add manually]" (Agregar manualmente).
Aparecerá la pantalla "[Add new employee]" (Agregar nuevo empleado), donde podrás ingresar la información del empleado y elegir su rol dentro de la empresa.
Para asignar el rol de "[Office staff]" (Personal de oficina) o "[Field tech]" (Técnico de campo), toca el botón de selección debajo de "[Permissions]" (Permisos) junto a la opción correspondiente.
Para asignar el rol de Admin, marca la casilla "[Save as admin]" (Guardar como administrador). Si esta casilla está marcada junto con las opciones de Office Staff o Field Tech, el empleado se configurará como administrador.
Cuando estés listo, toca "[Save]" (Guardar) en la esquina superior derecha de la pantalla. El perfil del empleado se guardará en tu cuenta de Housecall Pro.
Nota: Actualmente, los permisos de empleados no pueden editarse desde la aplicación móvil de HCP. Para modificar permisos específicos, debes acceder a tu cuenta de Housecall Pro desde un navegador web.
Cómo acceder a tu cuenta de HCP usando el enlace de invitación para empleados
Una vez que hayas hecho clic en el botón "[Save and Send Invitation]" (Guardar y enviar invitación), los empleados recibirán su enlace de invitación por correo electrónico y SMS. Este enlace les permite acceder a sus perfiles de empleado dentro de tu cuenta de Housecall Pro.
Para acceder al enlace de invitación para empleados vía SMS:
Toca el enlace de invitación en el SMS que recibiste de Housecall Pro.
Si aún no has descargado la aplicación móvil de HCP, el enlace te dirigirá a la tienda de aplicaciones para descargarla.
Si ya tienes la aplicación móvil de HCP descargada, la aplicación se abrirá y te pedirá que configures tu contraseña.
Para acceder al enlace de invitación para empleados vía correo electrónico:
Abre el correo electrónico que recibiste de Housecall Pro (notifications@housecallpro.com) y haz clic o toca el botón "[Go to Housecall Pro]" (Ir a Housecall Pro).
Los Admins y Office Staff serán dirigidos a iniciar sesión en el Portal web de HCP.
Los Field Techs serán dirigidos a descargar la aplicación móvil de HCP si aún no la han descargado. Si ya la tienen instalada, la aplicación se abrirá y les pedirá que configuren su contraseña.
Nota importante:
Si tu empleado tiene un escáner de virus en su correo electrónico, es posible que el enlace de invitación muestre un mensaje de expiración cuando intente acceder a él. Esto sucede porque el escáner de virus activa el enlace antes de que el usuario pueda abrirlo, haciendo que parezca que ya ha sido utilizado.
Si tu enlace de invitación para empleados muestra que ha expirado:
Copia la URL de tu correo electrónico manteniendo presionado el botón "[Go to Housecall Pro]" (Ir a Housecall Pro) en tu correo.
Toca "[Copy Link]" (Copiar enlace) en las opciones que aparecen.
Abre el navegador en tu dispositivo móvil y pega el enlace en la barra de búsqueda.
Serás dirigido a descargar la aplicación móvil de HCP o, si ya la tienes instalada, se te pedirá que configures tu contraseña.
Editar perfiles de empleados
En las siguientes secciones, cubriremos cómo:
Actualizar la información del perfil de un empleado ("[Personal Details]" (Detalles personales)).
Subir fotos de perfil.
Editar el color del calendario de un empleado.
Cambiar los roles y permisos de los empleados.
Actualizar los detalles personales de un empleado
Para actualizar la información personal de un empleado:
Ve a la configuración de tu cuenta haciendo clic en el ícono de engranaje en la esquina superior derecha de tu cuenta de Housecall Pro.
Selecciona "[Employees & permissions]" (Empleados y permisos) en el menú de la izquierda. Esto te llevará a la página de empleados.
Haz clic en el ícono de lápiz a la derecha del perfil del empleado que deseas editar.
Desde allí, accederás a la página de "[Personal Details]" (Detalles personales) del empleado, donde podrás:
Actualizar su nombre y apellido.
Cambiar su color de empleado haciendo clic en el menú desplegable
"[Employee color]" (Color del empleado).
Agregar o eliminar etiquetas de empleado.
Subir una foto de perfil.
Actualizar su número de teléfono y dirección de correo electrónico.
Haz clic en el botón azul "[Save]" (Guardar) en la parte inferior de la página después de realizar los cambios, y listo.
Subir una foto de perfil
Para subir la foto de perfil de un empleado:
Ve a la configuración de tu cuenta haciendo clic en el ícono de engranaje en la esquina superior derecha de tu cuenta de Housecall Pro.
Selecciona "[Employees & permissions]" (Empleados y permisos) en el menú de la izquierda. Esto te llevará a la página de empleados.
Haz clic en el ícono de lápiz a la derecha del perfil del empleado que deseas editar.
En la página de "[Personal Details]" (Detalles personales) del empleado, haz clic en el botón "[Select Image]" (Seleccionar imagen) debajo de la foto de perfil actual o las iniciales del empleado.
Aparecerá una ventana del explorador de archivos en tu pantalla.
Selecciona una imagen de tu computadora haciendo doble clic en ella o haciendo clic en el botón "Open" (Abrir) en la ventana del explorador de archivos.
Una vez que la imagen se haya subido, aparecerá la ventana "[Crop your image]" (Recortar tu imagen), donde podrás recortar, rotar o ajustar el tamaño de la imagen según sea necesario.
Cuando hayas realizado los ajustes, haz clic en el botón azul "[Save]" (Guardar) en la parte inferior de la ventana para guardar la imagen en el perfil del empleado.
Establecer el color de un empleado
Los colores de los empleados se utilizan en tu calendario para mostrar qué empleado está asignado a un trabajo en particular.
Para establecer el color de un empleado:
Ve a la configuración de tu cuenta haciendo clic en el ícono de engranaje en la esquina superior derecha de tu cuenta de Housecall Pro.
Selecciona "[Employees & permissions]" (Empleados y permisos) en el menú de la izquierda. Esto te llevará a la página de empleados.
Haz clic en el ícono de lápiz a la derecha del perfil del empleado que deseas editar.
En la página de "[Personal Details]" (Detalles personales) del empleado, haz clic en el menú desplegable "[Employee color]" (Color del empleado).
Aparecerá un pequeño menú de selección de color, donde puedes elegir un color predefinido o hacer clic en el ícono gris "+" para seleccionar un color personalizado.
Si eliges un color personalizado, asegúrate de hacer clic en el botón azul "[Apply]" (Aplicar) en la ventana "[Choose a custom color]" (Elegir un color personalizado).
Finalmente, haz clic en "[Save]" (Guardar) en la página de Personal Details para guardar los cambios.
Cambiar los roles y permisos de un empleado
Para cambiar el rol o los permisos de un empleado:
Ve a la configuración de tu cuenta haciendo clic en el ícono de engranaje en la esquina superior derecha de tu cuenta de HCP.
Selecciona "[Employees & permissions]" (Empleados y permisos) en el menú de la izquierda.
Haz clic en el ícono de lápiz a la derecha del perfil del empleado cuyo rol o permisos deseas editar.
Selecciona "[Permissions]" (Permisos) en el menú de la izquierda. Desde aquí, puedes:
Cambiar el rol del empleado a Admin/Owner, Office Staff o Field Tech haciendo clic en los botones de selección correspondientes.
Actualizar los permisos del empleado marcando o desmarcando las casillas junto a cada permiso.
Una vez que hayas configurado los roles y permisos del empleado, haz clic en el botón azul "[Save]" (Guardar) en la parte inferior de la página.
Nota: Después de actualizar el rol o los permisos de un empleado, deberá cerrar sesión y volver a iniciarla en su cuenta de Housecall Pro para que los cambios se apliquen.
📖 Artículo del Centro de Ayuda:
Para una explicación detallada de los roles y permisos disponibles, consulta nuestro artículo de ayuda: "Employee Roles & Permissions Explained" en el Centro de Ayuda de HCP.
Configurar un POC de despacho/mensajería ("Point of Contact")
Cuando un cliente responde a un mensaje automatizado de tu empresa, el
"[Dispatch/Messaging POC]" (Punto de contacto de despacho/mensajería) recibirá la respuesta en su aplicación móvil.
Asegúrate de que el empleado esté configurado como Office Staff o Admin/Owner si aún no lo está.
Solo un empleado puede ser designado como Dispatch/Messaging POC.
Nota: Cualquier mensaje enviado por un cliente después de que se haya seleccionado 'OMW' pero antes de 'Finish' será enviado al técnico asignado al trabajo del cliente.
Para configurar un Dispatch/Messaging POC (Point of Contact):
Ve a la configuración de tu cuenta haciendo clic en el ícono de engranaje en la esquina superior izquierda de tu pantalla, junto a tu foto de perfil o iniciales.
Selecciona "[Employees & permissions]" (Empleados y permisos) en el menú de la izquierda.
En la lista de empleados, haz clic en el ícono de lápiz gris para editar el perfil del empleado.
Selecciona "[Permissions]" (Permisos) en el menú de la izquierda, debajo del nombre del empleado.
Marca la casilla junto a "[Dispatch/Messaging POC (Point of Contact)]" (Punto de contacto de despacho/mensajería).
Haz clic en el botón azul "[Save]" (Guardar) para guardar los cambios.
Archivar un perfil de empleado
Puedes eliminar fácilmente un perfil de empleado de tu cuenta de Housecall Pro siguiendo estos pasos:
Ve a configuración de la cuenta haciendo clic en el ícono de engranaje en la esquina superior derecha de tu cuenta de Housecall Pro.
Selecciona "[Employees & permissions]" (Empleados y permisos) en el menú de navegación de la izquierda.
Haz clic en el ícono de lápiz gris a la derecha del perfil del empleado que deseas eliminar.
Haz clic en el ícono de papelera en la esquina superior derecha de la página
"[Personal Details]" (Detalles personales), a la derecha del botón "[Remote Logout User]" (Cerrar sesión de usuario de forma remota).
❗ Importante: Antes de archivar/eliminar a un empleado, agrega la palabra "archived" al inicio de su dirección de correo electrónico y guarda los cambios. Esto permitirá que la dirección de correo electrónico sea liberada del sistema (ejemplo: archivedjohnsmith@gmail.com).
Aparecerá una ventana emergente para confirmar el cambio.
Haz clic en el botón "[Archive Employee]" (Archivar empleado) para confirmar. El perfil se eliminará de inmediato y volverás a la lista de empleados.
Después de eliminar un perfil de empleado:
El empleado no será eliminado de trabajos futuros o pasados en los que haya sido asignado.
El empleado será cerrado de sesión en tu cuenta de Housecall Pro y no podrá volver a iniciar sesión a menos que se restablezca su acceso.
Nota: Archivar un perfil de empleado no eliminará accesos adicionales de tu plan.
📞 Contactar a Soporte de HCP:
Si deseas eliminar accesos adicionales, comunícate con nuestro equipo de soporte a través del Chat Azul en tu cuenta o llama a nuestro equipo de soporte telefónico al (858) 842-5746.
Cerrar sesión de empleados de forma remota
En algunos casos, es posible que necesites cerrar sesión en tu cuenta de Housecall Pro de forma remota, ya sea para ti o para uno de tus empleados.
Para cerrar sesión de forma remota en la cuenta de un empleado o en tu propia cuenta:
Ve a configuración de la cuenta haciendo clic en el ícono de engranaje en la esquina superior derecha de tu cuenta de HCP.
Selecciona "[Employees & permissions]" (Empleados y permisos) en el menú de la izquierda y haz clic en el nombre del usuario de la cuenta que deseas cerrar sesión de forma remota.
Haz clic en el botón "[Remote Logout User]" (Cerrar sesión de usuario de forma remota) junto al ícono de papelera gris en la esquina superior derecha de la página "[Personal Details]" (Detalles personales).
El empleado será cerrado de sesión inmediatamente en el portal web y en la aplicación móvil.
Nota: El empleado que ha sido cerrado de sesión de forma remota podrá volver a iniciar sesión de inmediato. Para evitar que vuelva a acceder, puedes cambiar la dirección de correo electrónico asociada a su cuenta y eliminar su perfil de empleado.
Restaurar un perfil de empleado
Si eliminaste accidentalmente un perfil de empleado o has vuelto a contratar a un exempleado, puedes restaurar su perfil en solo unos clics. Sigue estos pasos:
Ve a configuración de la cuenta haciendo clic en el ícono de engranaje en la esquina superior derecha de tu cuenta de Housecall Pro.
Selecciona "[Employees & permissions]" (Empleados y permisos) en el menú de la izquierda.
En la página de empleados, haz clic en los tres puntos verticales en la esquina superior derecha, junto al botón azul "[Add Employee]" (Agregar empleado).
En el menú desplegable, selecciona "[Restore employees]" (Restaurar empleados).
En la página "[Archived Employees]" (Empleados archivados), haz clic en el símbolo de reloj a la derecha del perfil del empleado que deseas restaurar.
Ahora verás el perfil restaurado del empleado en la página de empleados.
Reenviar un enlace de invitación a un empleado
Para reenviar un enlace de invitación a un empleado:
Ve a configuración de la cuenta haciendo clic en el ícono de engranaje en la esquina superior derecha de tu pantalla, junto a tu foto de perfil o iniciales.
Selecciona "[Employees & permissions]" (Empleados y permisos) en el menú de la izquierda.
En la página de empleados, haz clic en el ícono de avión de papel a la derecha de la pantalla y el enlace se enviará de inmediato a tu empleado.
Nota:
Reenviar un enlace de invitación a empleados con el rol Field Tech los redirigirá a descargar o abrir la aplicación móvil de HCP.
El ícono de avión de papel no aparecerá si el empleado ya ha iniciado sesión a través de la aplicación móvil de HCP.
Preguntas frecuentes sobre el perfil de empleado
¿Por qué no veo un ícono de lápiz junto al perfil de mi empleado?
Si no ves el ícono de lápiz para editar los perfiles de tus empleados, tu navegador puede no estar en modo de pantalla completa. En este caso, usa la barra de desplazamiento en la parte inferior de tu navegador web y desliza hacia la derecha. Si el ícono de lápiz aún no aparece, comunícate con nuestro equipo de soporte a través del Chat Azul en tu cuenta.
¿Qué sucede con el historial de trabajos cuando elimino a un empleado
Cuando un empleado es eliminado:
Se eliminará del calendario y ya no podrá acceder a tu cuenta de Housecall Pro.
Su información personal será archivada.
Todos los trabajos y presupuestos pasados y futuros asignados a ese empleado permanecerán en el calendario.
Puedes reasignar los trabajos a otro empleado para eliminar al empleado eliminado del calendario.
Eliminé a un Field Tech de mi cuenta y ahora sus horas no aparecen en trabajos anteriores. ¿Qué pasó?
Cuando un Field Tech es eliminado, su tiempo ya no se mostrará en los trabajos donde se realizó el seguimiento de horas. Aún podrás ver el historial de quién estuvo asignado al trabajo en ese momento, pero no la información de seguimiento del tiempo.
¿Por qué mi Field Tech tiene problemas para iniciar sesión en el navegador web?
Los Field Techs solo pueden iniciar sesión a través de la aplicación móvil, no en el navegador web.
Si necesitan acceso al navegador web, puedes actualizar su rol a Office Staff con permisos reducidos si es necesario. De esta manera, podrán seguir realizando sus funciones en el campo mientras tienen acceso al navegador web. (Los empleados con el rol Office Staff pueden tener acceso a más información de la empresa, como historial de clientes y precios).
¿Necesitas ayuda?
💬 Chatea con nuestro equipo de soporte a través de la burbuja azul en tu cuenta de Housecall Pro.
📞 También puedes llamarnos al (858) 842-5746.