Taller Blueprint to Success de Housecall Pro
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Incorporación a la nueva función de reservas en línea
Nuestra nueva y mejorada herramienta de reservas en línea te permite ofrecer un servicio excepcional y ganar más trabajos al brindarles a los propietarios una manera práctica, automática y confiable de reservar servicios en línea las 24 horas del día, desde cualquier dispositivo.
El proceso de incorporación te permite configurar la nueva función de reservas en línea en solo unos cuantos clics.
Para configurar la nueva función de reservas en línea:
Ve a la configuración de tu cuenta haciendo clic en el ícono de engranaje en la esquina superior derecha de tu cuenta de HCP.
Selecciona '[Online Booking]' (Reservas en línea) en el menú de la izquierda.
Paso 1: Configurar los servicios para reservas en línea
Haz clic una vez para seleccionar la celda en la tabla y vuelve a hacer clic para editar los datos en esa celda.
Los nombres de los servicios y los precios se obtienen de tu lista de precios existente.
La tabla muestra todos los servicios que están habilitados para reservas en línea. Todos los servicios tienen una duración predeterminada de 2 horas. Si deseas cambiarla, puedes hacerlo directamente en esta tabla o más adelante en la lista de precios.
También puedes decidir si un servicio específico debe reservarse en tu aplicación de Housecall como un trabajo o como un presupuesto, además de asignar empleados y agregar preguntas de diagnóstico.
Asignar servicio a un empleado: Usa esta función si solo ciertos empleados pueden realizar este tipo de servicio.
Preguntas de diagnóstico: Si los servicios requieren información adicional de tus clientes, agrégala aquí. Estas preguntas se mostrarán durante el proceso de reserva, una vez que el cliente seleccione ese servicio.
Paso 2: Configuración de reservas
En el siguiente paso, puedes configurar las reglas de reserva definiendo el horario de reservas, la ventana de llegada y la disponibilidad más próxima.
Nota: La ventana de llegada que configures aquí se convertirá en la ventana de llegada predeterminada para tu empresa.
Paso 3: Vista previa de las reservas en línea
Puedes ver una vista previa de cómo funcionará tu nueva función de reservas en línea una vez que esté integrada en tu sitio web.
Si deseas cambiar algo, utiliza el botón '[Back]' (Atrás). Si estás satisfecho con el resultado, haz clic en el botón '[Finish onboarding setup]' (Finalizar configuración de incorporación).
Paso 4: Comparte tu página de reservas
El paso '[Share your booking]' (Compartir tu reserva) te permite copiar un código o un enlace que puedes publicar en tu sitio web, lo que permitirá a tus clientes acceder al proceso de reservas en línea.
Incorporación: Video tutorial sobre reservas en línea (en inglés)
Gestión de servicios para reservas en línea
Las configuraciones a nivel de servicio te ofrecen mayor control sobre la experiencia que tendrán tus clientes y ayudan a optimizar cómo se muestran las reservas en línea en el calendario y dentro de Housecall Pro.
Para habilitar un servicio para reservas en línea:
Ve a tu [Price Book] (Lista de precios), ubicado en tu barra de navegación.
Asegúrate de estar en la pestaña [Services] (Servicios) de tu lista de precios, en el menú del lado izquierdo.
Busca y haz clic en el servicio específico que deseas habilitar o configurar para reservas en línea.
En la sección [Booking] (Reservas), encontrarás las siguientes opciones:
Mostrar el servicio en reservas en línea: Este interruptor indica qué servicios serán visibles para tus clientes en el flujo de reservas en línea. Si deseas que tus clientes puedan reservar este servicio en línea, activa esta opción.
Duración: Esta variable te permite controlar la duración del trabajo o presupuesto programado. La información sobre la duración del servicio no será visible para tus clientes.
Reservar este servicio como trabajo o presupuesto: Con esta función puedes decidir si un servicio específico, una vez reservado en línea, se creará en tu calendario como un trabajo o un presupuesto. Solo puedes elegir una opción, no ambas.
Asignar servicio a un empleado: Esta función te permite vincular servicios a empleados o a etiquetas de empleados, según quién pueda realizar un servicio específico, pero esta información no será visible para el cliente. Puedes agregar uno o más empleados o etiquetas de empleados. (Las etiquetas de empleados se gestionan en [Settings > Employees] (Configuración > Empleados).) Nuestro sistema de reservas en línea solo tomará en cuenta los horarios disponibles de esos empleados al sugerir disponibilidad a tus clientes. Si no ves al empleado que deseas habilitar para reservas en línea, ve a [Settings > Online booking > Available Employees] (Configuración > Reservas en línea > Empleados disponibles) y agrégalo. Es importante saber que, sin importar si el servicio está asignado a un empleado o no, una vez reservado, se asignará al empleado marcado como el punto de contacto.
Preguntas de diagnóstico: Puedes agregar hasta dos preguntas por servicio, las cuales se mostrarán a tu cliente solo después de seleccionar ese servicio en el flujo de reservas en línea. Si dejas los campos en blanco, tus clientes no verán preguntas adicionales.
Ejemplo: Cómo se muestra en el flujo la pregunta de diagnóstico "[What brand is your AC?]" (¿Qué marca es tu aire acondicionado?).
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Habilitar servicios disponibles
La sección de servicios disponibles muestra todos los servicios de tu lista de precios que están habilitados para reservas en línea. Usando el ícono del lápiz en el lado derecho, puedes editar la configuración de un servicio en particular.
Nota: Al editar los servicios aquí, también se aplicarán esos cambios a tu lista de precios actual.
En esta sección, también puedes cambiar el orden de las categorías y los servicios. El orden que definas aquí será el mismo que verán tus clientes al realizar una reserva.
Si aún no has habilitado ningún servicio para reservas en línea, ve a tu lista de precios y selecciona el(los) servicio(s) que deseas habilitar.
Puedes usar el interruptor "[Show this service in Online Booking]" (Mostrar este servicio en reservas en línea) para habilitar cualquier servicio para reservas en línea.
Configura tus ajustes de reserva
La sección [Booking Settings] (Configuración de reservas) te permite definir el horario comercial en el que estás disponible. Puedes configurar tus ajustes de reserva eligiendo tu método de reserva preferido, estableciendo tus horarios de reserva, la ventana de llegada y la disponibilidad más próxima.
Elige tus preferencias de reserva
La configuración de [Booking Preferences] (Preferencias de reserva) te permite establecer tu método de reserva preferido y gestionar tu disponibilidad. Puedes configurar tus ajustes para ofrecer programación flexible, establecer horarios de inicio específicos para los servicios o elegir la opción de reserva manual.
Programación flexible:
Usa esta opción si deseas permitir que tus clientes elijan la fecha y la hora de la reserva. La programación flexible permite a los clientes seleccionar entre distintos intervalos de tiempo, definidos por el horario de inicio y fin dentro de las horas de reserva disponibles.
Ejemplo: Si defines que los martes tu horario de reservas es de 8:00 a. m. a 5:00 p. m., entonces la reserva en línea permitirá a los propietarios programar únicamente dentro de ese intervalo.
Establecer una hora de inicio específica:
Definir horarios fijos de inicio para tus servicios permitirá a los clientes realizar reservas únicamente en las fechas y horas exactas que tú determines como disponibles. Usa esta configuración si solo deseas ofrecer horarios de reserva en momentos específicos y exactos.
En el siguiente ejemplo,
la reserva será posible a partir de las 7:00 a. m. o la 1:00 p. m.
Nota: La opción de hora que se muestra a tu cliente refleja la ventana de llegada. La duración de esta ventana también se puede configurar en [Booking settings > Arrival window] (Configuración de reservas > Ventana de llegada).
Reserva manual:
Para evitar que los clientes elijan una fecha y hora, selecciona la opción [Manual] (Manual). Esta configuración requiere que los clientes solo seleccionen el servicio, ingresen su información de contacto y confirmen la reserva durante el proceso de pago. Esto generará un trabajo o presupuesto no programado en tu sistema, que podrás usar para contactar al cliente y gestionar la programación.
Tipo de programación
La configuración de [Scheduling Type] (Tipo de programación) te permite definir cómo se programarán los trabajos y presupuestos reservados en línea.
Manual: Cuando la programación está configurada como manual, todos los trabajos y presupuestos reservados en línea se colocarán en el calendario del empleado marcado como punto de contacto. Estas reservas deberán ser asignadas manualmente al técnico correspondiente. Esta configuración es ideal si tienes muchos técnicos y reglas de programación complejas.
Programación automática: Si configuras la programación como automática, los trabajos y presupuestos reservados en línea se colocarán directamente en los calendarios de tus técnicos. Para garantizar que el técnico adecuado reciba la reserva correcta, deberás asignar técnicos a los servicios. Para aprender cómo hacerlo, consulta esta sección de este artículo.
Ejemplo: Este servicio está asignado a un empleado llamado "John Technician". Una vez que este servicio se reserve en línea, el motor de disponibilidad de reservas en línea solo tomará en cuenta la disponibilidad de John Technician. El trabajo creado se asignará a John Technician y se colocará en su calendario.
Selecciona tu horario de reservas
La configuración de [Booking Hours] (Horario de reservas) te permite agregar tu disponibilidad para aceptar reservas cada día.
Usa las casillas de verificación para seleccionar o deseleccionar los días en los que deseas aceptar reservas.
Puedes agregar uno o varios intervalos de tiempo por día.
Si deseas hacer una pausa en la aceptación de reservas, como durante días festivos o tiempo libre (PTO), puedes hacerlo deseleccionando días específicos o ajustando los intervalos de tiempo según sea necesario.
Ejemplo: En el siguiente caso, las reservas se aceptan entre las 9:00 a. m. y las 2:00 p. m., y luego entre las 3:00 p. m. y las 6:00 p. m. Esto significa que entre las 2:00 p. m. y las 3:00 p. m., los propietarios no podrán reservar trabajos a través del flujo de reservas en línea.
🛠️ Consejo Pro: Si necesitas bloquear fechas en tu calendario para evitar que los clientes reserven en línea, los [Events] (Eventos) son una excelente manera de programar cierres generales de la empresa por días festivos o vacaciones.
Configura tu ventana de llegada
Si deseas informar a tus clientes que no llegarás a una hora exacta (por ejemplo, a las 10:00 a. m.), sino dentro de un intervalo de tiempo (por ejemplo, de 10:00 a. m. a 12:00 p. m.), utiliza la opción [Arrival Window] (Ventana de llegada).
La ventana de llegada afecta las opciones de reserva disponibles para tu cliente durante el flujo de reservas.
Consulta el siguiente ejemplo. La primera imagen ilustra una ventana de llegada de 3 horas, mientras que la segunda imagen muestra la configuración cuando la ventana de llegada está desactivada (estableciendo la opción ventana de llegada en '[None]').
Ventana de llegada de 3 horas | Ventana de llegada configurada en: '[None]' |
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La ventana de llegada también afecta lo que se muestra en la notificación enviada a tus clientes una vez que realizan una reserva.
Nota: Al editar la ventana de llegada aquí, también cambiarás la ventana de llegada predeterminada para todos los trabajos y presupuestos que programes, incluso fuera del sistema de reservas en línea.
Configura tu disponibilidad más próxima
La opción [Earliest Availability] (Disponibilidad más próxima) te permite definir con cuánta anticipación, a partir del día actual, deseas permitir reservas en línea.
Puedes configurarla para permitir reservas el mismo día, o elegir entre otras opciones como 1 día, 2 días, 3 días o 1 semana de anticipación.
Ejemplo: Si configuras tu disponibilidad más próxima como “mismo día”, cuando un cliente abra tu página de reservas el 5 de mayo, podrá reservar para ese mismo 5 de mayo. Si la configuras con 2 días de anticipación, podrá reservar como fecha más próxima el 7 de mayo.
Selecciona los empleados disponibles
En la sección [Available employees] (Empleados disponibles), puedes seleccionar qué empleados estarán disponibles para reservas en línea. Si seleccionas a un empleado como disponible para reservas aquí, significa que el programador de reservas en línea tomará en cuenta la disponibilidad y el horario de ese empleado al presentar intervalos de tiempo disponibles para el propietario.
POC (Punto de contacto): Este empleado recibirá una notificación cuando un cliente realice una reserva en línea y deberá encargarse de asignar o despachar el trabajo al empleado disponible lo antes posible.
Cuando un cliente reserve en línea, ese trabajo se asignará o despachará automáticamente al POC. Como empresa, es tu responsabilidad reasignar (despachar) a los empleados apropiados para ese trabajo o presupuesto lo antes posible.
Nota: Si no se ha seleccionado un POC, se asignará por defecto al administrador fundador de la cuenta (la persona que creó la cuenta de Housecall Pro para tu empresa).
Los clientes no podrán reservar dentro de una ventana de reservas en línea si todos los empleados marcados como "disponibles para ser reservados en línea" ya están programados para un trabajo, presupuesto o evento durante ese intervalo de tiempo.
La configuración de permisos de tus empleados te permite controlar cuántas citas deseas ofrecer por cada ventana de reserva:
La cantidad de empleados que tienes disponibles para "ser reservados en línea" indica cuántas oportunidades tiene un cliente de reservar un mismo intervalo de tiempo.
Conéctate con Reserve with Google
Contamos con una integración con Google para que puedas captar a los clientes que encuentran tu empresa al buscar Pros en línea. Esta función integrará tu formulario de reservas en línea en tu perfil de empresa de Google. Aprende más sobre cómo configurarlo en este artículo.
Vista previa de tus reservas en línea
La sección [Preview] (Vista previa) te permite ver exactamente lo que verán tus clientes al hacer clic en tu enlace de reservas en línea.
En la sección [Preview], haz clic en el botón '[Book online]' (Reservar en línea) para abrir el flujo del propietario.
Todo lo que has configurado hasta ahora en la función de reservas en línea se reflejará en este flujo.
Nota: Este es el mismo flujo que se abrirá en tu sitio web real. Por lo tanto, si lo completas y confirmas la reserva, se creará un [Job] (Trabajo) en tu cuenta.
Comparte tu página de reservas
¿Ya configuraste tu función de reservas en línea? ¡Buen trabajo! El último paso es publicar tu página de reservas para que tus clientes puedan acceder a ella.
En la sección [Share booking page] (Compartir página de reservas), tienes dos opciones:
Copiar e insertar el código en tu sitio web: Simplemente copia este código y envíalo a tu webmaster o a la empresa que gestiona tu sitio web. Este código colocará un botón '[Book online]' (Reservar en línea) en tu sitio web, que abrirá el flujo de reservas en línea como una ventana modal sobre tu página.
Copiar el enlace directo a tu página de reservas en línea: Si deseas vincular tu página de reservas directamente (por ejemplo, desde tu página de Facebook, Instagram o el pie de firma de tus correos electrónicos), usa el segundo botón '[Copy link]' (Copiar enlace). Este enlace lleva al mismo flujo de reservas en línea, pero alojado en la dirección web de HCP.
Una vez que publiques el flujo de reservas en línea para tus clientes, ¡podrán acceder a él para reservar trabajos!
Agrega atributos de seguimiento
Obtén información más detallada sobre el origen de tus reservas en línea al agregar atributos de seguimiento a tus enlaces de reserva. Esto te permite ver qué canales de marketing —perfiles en redes sociales, correos electrónicos, sitio web, etc.— están generando reservas, para que puedas optimizar tu estrategia de marketing en consecuencia.
Una vez que utilices un enlace de reserva en línea con el atributo, el trabajo o presupuesto resultante de ese enlace se etiquetará con la etiqueta correspondiente.
Redirección de reservas
La función de redirección de reservas te permite dirigir a tus clientes a un enlace personalizado. Una vez que el cliente complete con éxito la reserva, el flujo de reservas lo redirigirá inmediatamente a ese enlace.
El enlace de redirección:
Debe usar el protocolo https (transmite todos los datos en forma cifrada).
Debe pertenecer al dominio del sitio web de tu empresa que se encuentra en [Settings > Profile] (Configuración > Perfil).
Esto significa que todas las páginas dentro de ese dominio (por ejemplo, https://www.poundshvac.com/thank-you) serán aceptadas como enlace de redirección.
La función de redirección también permite redirigir a los siguientes dominios:
google.com, facebook.com, fb.com, housecallpro.com, instagram.com, pinterest.com, tiktok.com, wix.com, youtube.com
Opciones de pago
Para habilitar los pagos en tu flujo de reservas, ve a la sección [Payment options] (Opciones de pago) dentro de '[Online Booking]' (Reservas en línea) en [Settings] (Configuración).
Si tu cuenta de Housecall Pro aún no está conectada a tu cuenta bancaria, primero deberás completar el flujo [Connect My Bank] (Conectar mi banco).
Una vez que tu cuenta bancaria esté conectada, verás las opciones para "[Require full payments]" (Requerir el pago completo) y "[Require deposits]" (Requerir depósitos).
[Require full payments] (Requerir el pago completo): Se les pedirá a los clientes que paguen el monto total de la reserva por adelantado.
[Require deposits] (Requerir depósitos): Puedes seleccionar entre depósitos de monto fijo o porcentaje.
Si seleccionas la opción "Percentage" (porcentaje), se le pedirá al cliente que pague un % del monto total de la reserva.
Si seleccionas la opción "Fixed" (fijo), se le pedirá al cliente que pague una cantidad fija en dólares, sin importar el valor total de la reserva.
Pagos en reservas en línea
Después de que el cliente seleccione el servicio que desea reservar y elija la fecha y hora de la reserva, verá el paso de pago.
Notificaciones de reservas en línea
Una vez que tu cliente confirme una reserva utilizando la herramienta de reservas en línea, recibirás una notificación por mensaje de texto en tu teléfono, así como un correo electrónico.
Tu cliente también recibirá un mensaje de texto y un correo electrónico con la confirmación de los detalles de la cita.
¿Pueden los clientes cancelar trabajos que hayan reservado mediante reservas en línea?
Actualmente, los clientes no pueden cancelar trabajos que hayan reservado a través de la función de reservas en línea. Para cancelar un trabajo, deberán comunicarse directamente con tu empresa.
¿Necesitas más trabajos para hacer crecer tu negocio?
Consulta Business Coaching by Housecall Pro para conocer cómo nuestros coaches certificados pueden enseñarte el manual de estrategias de Business Coaching y ayudarte a impulsar el crecimiento de tu negocio.
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