Al configurar tus ajustes de factura, asegurarás que tus facturas incluyan la información que deseas que tus clientes vean sin requerir que tus empleados cambien ningún detalle al enviar una factura. Hay un par de maneras de cambiar estos ajustes: predeterminado, trabajo por trabajo y móvil.
Configuración Predeterminada de Facturas en Vista del Cliente
Configura el contenido predeterminado que se mostrará en todas las facturas futuras. Para personalizar tus facturas predeterminadas, sigue estos pasos.
📌 Nota: Los cambios en la configuración predeterminada de facturas solo se aplican a las nuevas facturas en adelante. Las facturas existentes o enviadas previamente no se verán afectadas. Aún puedes actualizar facturas individuales según sea necesario.
Para personalizar tu Vista del Cliente predeterminada en las facturas:
Haz clic en el icono de engranaje en la esquina superior derecha de tu cuenta de HCP para ir a Settings (Configuración).
Selecciona Invoices (Facturas) del menú de Settings (Configuración) a la izquierda.
Haz clic en la pestaña Customer view (Vista del cliente) en la página de configuración de facturas.
Establece Tus Términos de Factura Predeterminados
En tu configuración de factura en vista del cliente:
Elige entre las opciones de términos de vencimiento predeterminados Upon (Al) o Net (Neto) haciendo clic en el botón de opción correspondiente.
Para Upon (Al), usa el menú desplegable para seleccionar cuándo vence la factura: Receipt (recibo, predeterminado), Start of work (inicio del trabajo) o Completion of work (finalización del trabajo).
Para Net (Neto), selecciona esta opción para establecer que la factura venza un número específico de días después de ser enviada. Usa el menú desplegable para elegir entre las siguientes opciones: 3, 5, 7, 10, 14, 15, 20, 30, 40, 45, 60, o 90 días.
📌 Nota: Los términos de vencimiento personalizados no están soportados en este momento, pero por favor chatea y proporciona un Pro Vote si esta es una característica crítica para tu equipo.
Mejores Prácticas para Términos de Vencimiento
Hay términos de vencimiento que solo recomendamos usar según el flujo de trabajo de tu equipo. A continuación, se describen algunos criterios importantes para términos de vencimiento específicos.
Término de vencimiento | Criterios para la fecha de vencimiento | Nota |
Al inicio del trabajo | La fecha de vencimiento para este término de vencimiento se completa una vez que la fecha programada del trabajo ha pasado. | No recomendamos este término de vencimiento si no programas tus trabajos. |
Al finalizar el trabajo | La fecha de vencimiento para este término de vencimiento se completa una vez que el trabajo se marca como finalizado. | No recomendamos este término de vencimiento si no marcas tus trabajos como completados. |
En una fecha | La fecha de vencimiento coincidirá con la fecha específica del término de vencimiento que establezcas. | No recomendamos esto para tus configuraciones globales, sino más bien como una anulación única en un trabajo por trabajo. |
Neto... | La fecha de vencimiento se completa x días después según el término neto que establezcas. | Ej. Neto 30 después del 01/01/24 resultaría en una fecha de vencimiento del 31/01/24 |
Recibo | La fecha de vencimiento para este término de vencimiento se completa cuando facturas al cliente. | El pago vence una vez que el cliente recibe su factura |
Agregar o Eliminar Elementos de las Facturas
Puedes personalizar lo que tus clientes ven en sus facturas ajustando tus preferencias de visualización. Ya sea que desees simplificar tus facturas u ocultar ciertos detalles del trabajo o precios, puedes elegir fácilmente qué elementos incluir o eliminar. Estos ajustes se aplican a todas las facturas futuras enviadas desde tu cuenta.
Puedes mostrar u ocultar lo siguiente:
Detalles del trabajo y factura (por ejemplo, número de trabajo, fecha de factura)
Información del negocio y del cliente (por ejemplo, nombre del negocio, nombre del técnico)
Detalles del servicio y precios
Detalles del material y precios
Ve a tu predeterminado configuración de factura en vista del cliente y sigue los pasos a continuación para actualizar tus preferencias para cada sección.
🛠️ Consejo Pro: También puedes ajustar estos ajustes por factura y en móvil!
Elementos del Trabajo y Factura:
Haz clic en la flecha desplegable junto a Trabajo y factura para abrir las opciones de visualización.
Marca las casillas junto a los elementos que deseas mostrar u ocultar en todas las facturas futuras:
Número de trabajo
Número de factura
Fecha del servicio: la fecha en que el Trabajo/Presupuesto fue marcado como Finalizado (no el día que fue programado).
Fecha de la factura: la fecha en que la factura se envía al cliente.
Resumen del trabajo
Información del Negocio y del Cliente:
Haz clic en la flecha desplegable junto a Negocio y cliente para abrir las opciones de visualización de la factura.
Marca las casillas junto a los elementos que deseas mostrar u ocultar en todas las facturas futuras:
Nombre del negocio
Nombre del técnico
Nombre para mostrar del cliente
Nombre de la empresa del cliente
Detalles del Servicio y Precios:
Haz clic en la flecha desplegable junto a Servicios para abrir las opciones de visualización de la factura.
Marca las casillas junto a los elementos que deseas mostrar u ocultar en todas las facturas futuras:
Líneas de pedido (desmarcar esta opción elimina automáticamente otras opciones de línea de pedido de ser mostradas, excepto el subtotal)
Nombre de los servicios
Descripción
Cantidad
Precio unitario
Monto de las líneas de pedido
Subtotal
Detalles del Material y Precios:
Haz clic en la flecha desplegable junto a Materiales para abrir las opciones de visualización de la factura.
Marca las casillas junto a los elementos que deseas mostrar u ocultar en todas las facturas futuras:
Líneas de pedido (desmarcar esta opción elimina automáticamente otras opciones de línea de pedido de ser mostradas, excepto el subtotal)
Nombre de los materiales
Descripción
Cantidad
Precio unitario
Monto de las líneas de pedido
Subtotal
📌 Nota: Cualquier línea de pedido agregada al trabajo con un precio se contará en el subtotal y totales, incluso si la línea de pedido está oculta en la factura. Si no deseas que el precio se incluya en el total, cambia la línea de pedido a $0.
Cambia el Formato de tu Factura
En tu configuración de factura en vista del cliente predeterminada:
Haz clic en el botón de opción junto a Email optimized (Optimizado para correo electrónico) o Envelope optimized (Optimizado para sobre).
📌 Nota: Envelope optimized (Optimizado para sobre) es para usar con sobres de ventana #9 o #10.
Configuración de Facturas Individuales (Portal Web)
Mientras que tu configuración de factura predeterminada controla lo que los clientes ven en todas las facturas futuras, aún puedes ajustar estos ajustes en un trabajo por trabajo al editar una factura individual, ya sea en la web o usando la aplicación móvil.
📌 Nota: Cambiar la configuración de facturas individuales desde un trabajo no afectará a ninguna otra factura que no sea la que estás editando. Si deseas realizar cambios globales, por favor configura tus ajustes de factura predeterminados en la configuración de la cuenta.
Para acceder a la configuración de facturas para facturas específicas:
Abre un trabajo para ver la página de detalles del trabajo.
Haz clic en el botón Invoice (Factura) en la Barra de Acción en la parte superior de la página.
Esto abrirá la página de vista previa de la factura, donde puedes ajustar la fecha de la factura, términos de pago, opciones de pago, mensaje de la factura y la vista del cliente individual.
Ajusta la Fecha de la Factura y los Términos de Pago Individuales
Para editar la fecha de la factura o los términos de pago para una factura individual:
Abre un trabajo y haz clic en el botón Invoice (Factura) para ver la vista previa de la factura.
Haz clic en el icono de lápiz junto a la sección de Detalles.
Aquí, puedes hacer clic en el icono de calendario para cambiar la fecha de la factura y seleccionar el botón de opción junto a la opción de término de pago que deseas agregar.
Una vez que hayas realizado tus cambios, haz clic en el botón azul Save (Guardar) en la esquina inferior derecha.
Ajusta la Vista del Cliente de la Factura Individual
En la página de vista previa de la factura, selecciona la flecha desplegable junto a una de las siguientes secciones que deseas editar:
Trabajo y Factura
Negocio y cliente
Servicios
Materiales
Luego, en cada sección, marca o desmarca las casillas junto a las opciones que deseas mostrar o eliminar de la factura individual.
Cambia la Fecha de Vencimiento
Haz clic en el texto azul junto a "Due:" en la sección de Factura del trabajo para editar los términos de vencimiento.
Aquí, puedes seleccionar una de las siguientes:
Upon (Al)
Net (Neto)
En una fecha
Haz clic en la casilla junto a Set as Default (Establecer como predeterminado) en la esquina inferior izquierda para aplicar la fecha de vencimiento a todas las facturas en adelante.
Selecciona Done (Hecho) para guardar.
Cambia la Fecha del Servicio
Sigue los pasos a continuación para cambiar la Fecha del Servicio:
Abre un trabajo para ver la página de detalles del trabajo.
Haz clic en UNDO sobre el botón azul FINISH. Confirma haciendo clic en Unfinish job.
Haz clic en el botón FINISH.
Selecciona la fecha y hora que deseas establecer como la hora de finalización y haz clic en Finalizar para actualizar la fecha del servicio.
Ajusta las Opciones de Pago
En la página de vista previa de la factura, una vez que tu información bancaria esté conectada, puedes elegir qué opciones de pago aceptar para esa factura individual haciendo clic en la flecha desplegable en la sección de Opciones de pago.
Configuración de Facturas Individuales (Aplicación Móvil)
Cada ajuste mencionado anteriormente también se puede ajustar desde la aplicación móvil.
📌 Nota: Los usuarios técnicos de campo deben tener el permiso de Ver precios y aceptar pagos habilitado para acceder y editar la configuración de facturas.
Para cambiar la configuración de facturas individuales en la aplicación móvil de HCP:
Primero, abre un trabajo en la aplicación móvil de HCP.
Selecciona Invoice (Factura) (icono de avión de papel) en la barra de acción en la parte superior de tu pantalla.
Haz clic en el engranaje en la esquina superior derecha de la vista previa de la factura.
Selecciona qué detalles de la factura deseas mostrar activando o desactivando cada opción.
Una vez que estés listo para enviar, toca Siguiente.
Desde aquí, puedes ajustar las opciones de pago y elegir si enviar por correo electrónico o mensaje de texto la factura.
📌 Nota: Para enviar una factura por mensaje de texto, la configuración para permitir el pago con tarjeta de crédito debe estar activada.
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