Fechas de Vencimiento Predeterminadas en Presupuestos
Las configuraciones de fecha de vencimiento predeterminada aseguran que tus presupuestos tengan una fecha de vencimiento aplicada y comunicada a tus clientes.
Cuando estableces la fecha de vencimiento predeterminada para tus presupuestos, se aplicará automáticamente a todos los futuros presupuestos que crees en el sistema. Sin embargo, si tienes un presupuesto que es una excepción a las reglas predeterminadas, siempre puedes cambiar o eliminar la fecha de vencimiento para presupuestos individuales según sea necesario. Esto te permite ajustar la fecha de vencimiento para un cliente o situación particular.
Establecer una Fecha de Vencimiento Predeterminada (HCP Web Browser)
Para establecer una fecha de vencimiento predeterminada en Presupuestos:
Haz clic en el icono de engranaje en la esquina superior derecha de tu cuenta de HCP para ir a Settings (Configuración).
Selecciona Estimates (Presupuestos) del menú de Settings (Configuración) a la izquierda.
Haz clic en la pestaña Configuration (Configuración) en la página de configuraciones de Presupuestos.
Por defecto, la configuración de fecha de vencimiento predeterminada está desactivada.
Haz clic en el icono de lápiz a la derecha para editar.
En la ventana emergente, marca la casilla junto a Default expiration date (Fecha de vencimiento predeterminada).
Usa el campo Expire after (Vence después de) y el menú desplegable para ingresar el número de días, semanas o meses hasta que el presupuesto venza. Puedes ingresar cualquier número mayor que 0.
Haz clic en el botón azul Save (Guardar) para aplicar tus cambios.
Cómo Agregar, Actualizar o Eliminar una Fecha de Vencimiento (HCP Web Portal)
Agregar una Fecha de Vencimiento a un Presupuesto (HCP Web Portal)
Para agregar una fecha de vencimiento a un presupuesto en el portal web de HCP:
Abre un presupuesto para ver la página de Detalles del Presupuesto.
Debajo del número de presupuesto en la parte superior de la página, haz clic en + ADD EXPIRATION DATE (AGREGAR FECHA DE VENCIMIENTO) y aparecerá la ventana para agregar fecha de vencimiento.
Escribe una fecha en el campo, o haz clic en el icono de calendario para usar la herramienta de selección de fecha.
Haz clic en Save (Guardar) para confirmar tu elección, y la fecha de vencimiento se aplicará al presupuesto.
📌 Nota: Si configuraste el período de vencimiento predeterminado en tus configuraciones predeterminadas, el campo de fecha de vencimiento se completará automáticamente cuando crees tu presupuesto.
Actualizar la Fecha de Vencimiento de un Presupuesto (HCP Web Portal)
Para actualizar la fecha de vencimiento de un presupuesto en el portal web de HCP:
Abre un presupuesto para ver la página de Detalles del Presupuesto.
Haz clic en la fecha de vencimiento en la parte superior de la página, debajo del número de presupuesto, y aparecerá la ventana para editar la fecha de vencimiento.
Escribe una fecha en el campo, o haz clic en el icono de calendario para usar la herramienta de selección de fecha.
Puedes seleccionar cualquier fecha que desees y actualizar la fecha de vencimiento en cualquier momento.
🛠️ Consejo Pro: Puedes actualizar la fecha de vencimiento de un presupuesto que ya ha vencido, lo que cambiará el estado de "Vencido" a su estado anterior.
Eliminar una Fecha de Vencimiento de un Presupuesto (HCP Web Portal)
Para eliminar una fecha de vencimiento de un presupuesto en el portal web de HCP:
Abre el presupuesto para ver la página de Detalles del Presupuesto.
Haz clic en el icono 'X' debajo del número de presupuesto en la parte superior de la página, a la derecha de la fecha de vencimiento.
Agregar, Actualizar o Eliminar una Fecha de Vencimiento (HCP Mobile App)
En la aplicación móvil de HCP, puedes agregar, actualizar y eliminar la fecha de vencimiento de manera similar a como lo haces en el portal web.
El componente de fecha de vencimiento se encuentra en la vista de Detalles del Presupuesto y se completará automáticamente si tienes configuraciones de fecha de vencimiento predeterminadas en tu cuenta.
Para agregar una fecha de vencimiento a un presupuesto en la aplicación móvil de HCP:
Abre un presupuesto y toca el campo de Fecha de vencimiento. Esto abrirá un selector de fecha.
Usa el selector de fecha para seleccionar la fecha de vencimiento.
Toca Save (Guardar) en la esquina superior derecha de tu pantalla, ¡y listo!
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Para actualizar la fecha de vencimiento de un presupuesto en la aplicación móvil de HCP:
Abre el presupuesto y toca la fecha de vencimiento o el icono de lápiz a la derecha.
Luego, selecciona una nueva fecha y toca 'Save (Guardar)' en la esquina superior derecha de tu pantalla.
Para eliminar la fecha de vencimiento del presupuesto:
Toca el botón 'Remove expiration date (Eliminar fecha de vencimiento)' y confirma tu elección.
¿Cómo se comunica la fecha de vencimiento a mis clientes?
La fecha de vencimiento aparecerá en la vista previa del PDF del presupuesto:
Y en la vista previa basada en la web del cliente:
¿Cómo se calcula la fecha de vencimiento?
La fecha de vencimiento se calcula según la siguiente fórmula:
Fecha de creación del presupuesto + período de vencimiento predeterminado = fecha de vencimiento.
Por ejemplo, si creas tu presupuesto el 1 de marzo y tu período de fecha de vencimiento predeterminado está configurado en "2 semanas", tu presupuesto vencerá el 15 de marzo.
¿Puedo cambiar o desactivar las configuraciones de fecha de vencimiento predeterminada?
Puedes cambiar la fecha de operación predeterminada simplemente cambiando el valor proporcionado en la entrada Expire after (Vence después de).
Puedes desactivar las configuraciones predeterminadas si ya no deseas que la fecha de vencimiento se aplique automáticamente a tus presupuestos. En ese caso, puedes desactivar completamente las configuraciones predeterminadas desmarcando la casilla Default expiration date (Fecha de vencimiento predeterminada) y haciendo clic en Save (Guardar).
¿Cuándo exactamente vencerá el presupuesto y qué le sucederá?
El presupuesto cambia su estado a "vencido" después de que ha pasado el día indicado como fecha de vencimiento.
Si la fecha de vencimiento del presupuesto pasa antes de que el presupuesto sea aceptado o rechazado, ese presupuesto se marcará como "Vencido" en lugar de aprobado/rechazado.
Por ejemplo, si la fecha de vencimiento de tu presupuesto está fijada para el 15 de marzo, vencerá en el momento en que termine el 15 de marzo (después de la medianoche).
Tus clientes no pueden aprobar un presupuesto vencido. Una vez que pasa la fecha de vencimiento, ya no podrán hacer clic en el botón Aprobar.
En su lugar, se les alentará a contactarte si desean aceptar el presupuesto.
¿Qué pasa si Pipeline rechaza el presupuesto antes de la fecha de vencimiento?
Si la automatización Mark Estimates as Declined Pipeline (Marcar Presupuestos como Rechazados en Pipeline) se activa antes de la fecha de vencimiento del presupuesto, la automatización tendrá prioridad, causando que el presupuesto sea rechazado en lugar de marcado como vencido.
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