Descripción General del Costeo de Trabajo
Medir la rentabilidad es crucial para el crecimiento del negocio. Por eso, Housecall Pro ofrece Costeo de Trabajo, facilitando más que nunca el seguimiento y reporte de los costos asociados con cada trabajo.
El Costeo de Trabajo simplifica el seguimiento de gastos y ganancias al permitirte monitorear meticulosamente costos como mano de obra, materiales, gastos misceláneos, comisiones y servicios. Sus capacidades de reporte integral permiten un análisis detallado de los costos de trabajo y márgenes de ganancia, ayudando en la toma de decisiones informadas para el crecimiento del negocio.
Esta guía paso a paso asegura que tengas todo lo necesario para navegar y utilizar la herramienta de Costeo de Trabajo de manera efectiva.
Configuración del Costeo de Trabajo
El Costeo de Trabajo involucra múltiples áreas que ayudan a calcular y proporcionar la información necesaria para asegurar que cada trabajo genere ganancias.
Para comenzar a usar el costeo de trabajo, primero necesitarás habilitar la función de Desglose de Costeo de Trabajo en tu cuenta de Housecall Pro. Luego puedes habilitar configuraciones de seguimiento adicionales para maximizar tus cálculos de trabajo (cubierto en las secciones a continuación).
Cómo Habilitar el Costeo de Trabajo
Para habilitar el Costeo de Trabajo:
Haz clic en el icono de engranaje en la esquina superior derecha de tu cuenta para acceder a tus Settings (Configuración).
Selecciona Jobs (Trabajos) del menú de la izquierda.
Haz clic en la pestaña Costs & Materials (Costos y Materiales) en la parte superior de la página de configuración de Trabajos.
Haz clic en el interruptor junto a Show job costing breakdown (Mostrar desglose de costeo de trabajo) para habilitar la función de Desglose de Costeo de Trabajo.
Después de habilitar el desglose de costeo de trabajo:
Las cálculos de costeo de trabajo se mostrarán en los trabajos, incluyendo un desglose detallado del margen de ganancia, ingresos totales, costos de trabajo y porcentajes de ganancia bruta para una visión financiera más clara.
Seguimiento de Costos de Mano de Obra
El seguimiento de costos de mano de obra te permite saber exactamente cuánto cuesta cada trabajo en términos de mano de obra, teniendo en cuenta el tiempo de viaje y los costos específicos del empleado.
Para rastrear los costos de mano de obra, las siguientes funciones deben estar activadas/en uso:
Seguimiento de Tiempo
Tarifas Completamente Cargadas
Una vez que las tarifas completamente cargadas se asignan a los empleados y ellos registran su tiempo en los trabajos a los que están asignados, su tarifa completamente cargada se multiplicará por el tiempo dedicado al trabajo (incluido el tiempo de viaje) para calcular los costos reales de mano de obra.
Cómo Habilitar el Seguimiento de Tiempo para el Costeo de Trabajo
Para habilitar el Seguimiento de Tiempo para el Costeo de Trabajo:
Haz clic en el icono de engranaje en la esquina superior derecha de tu cuenta para acceder a tus Settings (Configuración).
Selecciona Jobs (Trabajos) del menú de la izquierda.
Haz clic en la pestaña Costs & Materials (Costos y Materiales) en la parte superior de la página de configuración de Trabajos.
Haz clic en el interruptor junto a Travel and time on jobs (Viaje y tiempo en trabajos) para habilitar el seguimiento de tiempo.
Asegúrate de que los empleados registren el viaje y el tiempo en trabajos para cálculos precisos de costeo de trabajo.
📖 Artículo de Ayuda:
Aprende más sobre el seguimiento de tiempo en Seguimiento de Viaje y Tiempo en Trabajos.
Cómo Configurar Tarifas Completamente Cargadas
Ingresa el pago base y los costos adicionales pagados por el empleador para tus empleados para calcular una tarifa completamente cargada. La tarifa completamente cargada se usará para rastrear los costos reales de mano de obra para el reporte de costeo de trabajo.
Una tarifa completamente cargada incluye la tarifa base por hora de un empleado + cualquier costo adicional pagado por el empleador, multiplicado por el tiempo en el trabajo. Sigue los pasos a continuación para configurar las tarifas completamente cargadas de tus empleados.
Para configurar las tarifas completamente cargadas de tus empleados:
Haz clic en el icono de engranaje en la esquina superior derecha de tu cuenta para acceder a tus Settings (Configuración).
Selecciona Jobs (Trabajos) del menú de la izquierda.
Haz clic en la pestaña Costs & Materials (Costos y Materiales) en la parte superior de la página de configuración de Trabajos.
Haz clic en el icono de lápiz junto a Labor costs (Costos de mano de obra).
Haz clic en el icono de lápiz junto a un empleado para editar sus detalles de pago.
Selecciona la opción de pago base que aplica a tu empleado:
Por hora: Tarifa base por hora.
Salario (tiempo completo): Monto del salario anual o tarifa de pago por hora.
Salario (medio tiempo): Monto del salario anual + horas trabajadas por semana, o tarifa de pago por hora + horas por semana.
Usa los campos bajo Costos Adicionales para tener en cuenta cualquier costo adicional pagado por el empleador (como impuestos, seguros o beneficios).
Estas cifras pueden ingresarse como un monto en dólares o un porcentaje de margen.
🛠️ Consejo Profesional: Si no estás seguro de cuál es el costo adicional, usa nuestra Calculadora de Tarifas Completamente Cargadas.
📌 Nota: Todos los Administradores pueden ver y editar tarifas de mano de obra, pero el Personal de Oficina necesitará el Ver y editar detalles de pago permiso para hacerlo.
Cómo Usar la Calculadora de Tarifas Completamente Cargadas
Para acceder a la calculadora de tarifas completamente cargadas:
Haz clic en el icono de engranaje en la esquina superior derecha de tu cuenta para acceder a tus Settings (Configuración).
Selecciona Jobs (Trabajos) del menú de la izquierda.
Haz clic en la pestaña Costs & Materials (Costos y Materiales) en la parte superior de la página de configuración de Trabajos.
Haz clic en el icono de lápiz junto a Labor Costs (Costos de mano de obra).
Haz clic en el icono de lápiz a la derecha de las tarifas de tu empleado.
Haz clic en el hipervínculo Use our calculator (Usar nuestra calculadora).
📌 Nota: Debes ingresar un monto en los campos de tasa de pago base o salario para que el hipervínculo sea accesible.
Para usar la calculadora de tasa completamente cargada:
Paso 1: Ingresa las ganancias netas (pago neto) de tu empleado en la ventana Calcular tasa completamente cargada.
Paso 2: Ingresa las ganancias brutas de tu empleado (incluyendo impuestos).
Paso 3: Ingresa el monto que el empleador paga para cubrir impuestos y otras contribuciones.
Paso 4: Ingresa los costos generales, luego haz clic en Calculate (Calcular).
La tasa completamente cargada de tu empleado se calculará, y cada campo se ajustará según las entradas enviadas en la calculadora.
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Cómo se Calcula la Tasa Completamente Cargada
Aquí te mostramos cómo calculamos tu tasa completamente cargada en la herramienta de costeo de trabajo:
Comenzamos con la tasa por hora del empleado. Si el empleado es asalariado, dividimos su salario anual por el número total de horas de trabajo en un año para obtener una base por hora.
Cualquier monto agregado en la sección de Tasa completamente cargada (como cantidad en dólares, porcentaje, o usando la calculadora) se suma a esa base por hora.
Seguimiento de Costos de Materiales
Los costos de materiales son otra categoría de costos importante a seguir. Mantener un control estricto y hacer un seguimiento de los costos de materiales asegura que tus precios reflejen los gastos reales asociados con cada trabajo. Esto es crucial para evitar cobrar de menos y una pérdida de ganancias.
Para aprovechar al máximo el seguimiento de costos de materiales, querrás habilitar las siguientes características:
Líneas de pedido de materiales
Entradas de trabajo de materiales (mejor usado con Precios de Tarifa Fija)
📚 Artículos de Ayuda: Consulta nuestra Colección de Lista de Precios en el Centro de Ayuda de HCP para aprender más sobre cómo configurar tu Lista de Precios.
Cómo Hacer Seguimiento de Costos para Líneas de Pedido de Materiales
Construir tu Lista de Precios con los materiales comunes que usas facilitará el seguimiento de los materiales que entran en tus trabajos.
Para hacer seguimiento de costos para líneas de pedido de materiales:
Construye tu Lista de Precios con los materiales comunes que usas. Cuanto más detallada sea tu Lista de Precios, más preciso será el costeo de trabajo, permitiendo una mejor gestión de costos y un presupuesto más preciso en cada proyecto.
Agrega líneas de pedido de materiales a los trabajos, y asegúrate de completar el campo de costo por unidad.
El costo por unidad es el costo del material para ti (no para tu cliente).
🛠️ Consejo Pro: Si deseas evitar que los clientes vean las líneas de pedido de materiales, puedes ocultarlas de la factura ajustando tus configuraciones de factura.
📖 Artículo de Ayuda:
Aprende más sobre configuraciones de factura en Configurar Configuraciones de Factura.
Cómo Habilitar Entradas de Trabajo de Materiales
Si deseas hacer seguimiento de materiales fuera de las líneas de pedido de una manera que no impacte el precio de tu trabajo, puedes hacerlo habilitando la configuración de Entradas de Trabajo de Materiales.
Cuando esta configuración está habilitada, verás una tarjeta de Entradas de Trabajo en la página de Detalles del Trabajo (a través del portal web y la aplicación móvil de HCP) donde se pueden agregar elementos de material. Estos materiales no aparecerán en la factura ni impactarán el precio del trabajo.
🛠️ Consejo Pro: Probablemente así querrás hacer seguimiento de materiales si usas precios de tarifa fija.
Para habilitar Entradas de Trabajo de Materiales:
Haz clic en el icono de engranaje en la esquina superior derecha de tu cuenta para acceder a tus Settings (Configuración).
Selecciona Jobs (Trabajos) del menú de Configuración a la izquierda.
Selecciona la pestaña Cost & Materials (Costos y Materiales) en la parte superior de la página.
Haz clic en el interruptor a la derecha de Material job inputs (Entradas de trabajo de materiales).
Habilita o deshabilita esta configuración para todos los servicios de tarifa fija haciendo clic en la casilla junto a Track materials from all Price book services (Rastrear materiales de todos los servicios de la lista de precios).
Después de habilitar la configuración de Entradas de Trabajo de Materiales:
Agrega materiales a los trabajos desde la tarjeta de Entradas de Trabajo en la página de detalles del trabajo.
También puedes autocompletar las entradas de trabajo de materiales cuando se agregan servicios de tarifa fija que tienen materiales a un trabajo.
Para autocompletar materiales de tarifa fija, navega a tu servicio de tarifa fija en la lista de precios.
Una vez que los materiales se agregan a un servicio, habilita el seguimiento de materiales en tus configuraciones de trabajo.
Una vez habilitado, los materiales aparecerán automáticamente en la sección de entradas de trabajo del trabajo cuando el servicio se agregue al trabajo.
Seguimiento de Costos Diversos
Hacer seguimiento de costos diversos te ayuda a mantener un registro detallado de los gastos relacionados con el trabajo que no caen bajo mano de obra o materiales, como permisos, estacionamiento y tarifas de alquiler, por nombrar algunos. Este enfoque te brinda una vista completa de los costos del trabajo, permitiendo una mejor gestión financiera y un presupuesto más preciso.
Para hacer seguimiento de costos diversos por separado de las líneas de pedido, necesitarás habilitar la configuración de Costeo de Trabajo "Entradas de Trabajo Diversas" en tu cuenta. Una vez activado, puedes hacer seguimiento de estos costos a través del portal web y la aplicación móvil de HCP. Estos costos no afectarán la factura ni el precio del trabajo.
Cómo Habilitar Entradas de Trabajo Diversas
Para habilitar Entradas de Trabajo Diversas:
Haz clic en el icono de engranaje en la esquina superior derecha de tu cuenta para acceder a tus Settings (Configuración).
Selecciona Jobs (Trabajos) del menú a la izquierda.
Haz clic en la pestaña Costs & Materials (Costos y Materiales) en la parte superior de la página de configuraciones de Trabajos.
Haz clic en el interruptor junto a Miscellaneous job inputs (Entradas de trabajo diversas).
Seguimiento de Comisiones y Ventas Adicionales
Si tienes una estructura de pago por rendimiento para tus empleados, puedes activar el seguimiento de costos de comisión, lo que te permitirá asignar tasas de comisión a tus empleados. Una vez que hayas habilitado el seguimiento de comisiones y agregado tasas de comisión, puedes asignar líneas de pedido comisionables a empleados en los trabajos.
Las comisiones se calculan multiplicando el monto comisionable de las líneas de pedido por la tasa de comisión asignada al empleado.
Aprende cómo configurar tus tasas de comisión en nuestro Artículo de Ayuda,
Por favor, ten en cuenta:
Cuando se asignan varios técnicos a un trabajo, cada técnico puede asociarse con líneas de pedido específicas dentro del trabajo. Esto permite un seguimiento preciso de las ventas y comisiones.
Si varios técnicos están asignados a la misma línea de pedido, el sistema atribuirá el monto total de esa línea de pedido a cada técnico.
Para asegurar un seguimiento preciso de las ventas, puedes asignar líneas de pedido específicas a técnicos individuales. Esto se puede hacer editando el campo 'Vendido por' para cada línea de pedido en los detalles del trabajo.
🛠️ Consejo profesional: También puedes seguir las ventas adicionales en trabajos actualizando el campo Vendido por en las líneas de pedido individuales.
Seguimiento de servicios
Puedes usar el campo de costo unitario en las líneas de pedido de servicio para seguir los costos de servicio. Sin embargo, seguir los costos reales de mano de obra, materiales, gastos diversos y comisiones proporcionará un desglose más preciso de los costos y márgenes de tu trabajo.
Desplázate hacia abajo hasta la sección Costos esperados vs. reales para aprender cómo seguir los costos de servicio como costos esperados vs. costos reales del trabajo.
Costos esperados vs. reales
Al fijar precios para tus servicios, puedes considerar la mano de obra anticipada, materiales y otros costos para asegurar que el servicio esté bien valorado. Esto es particularmente importante si usas precios fijos.
Con la configuración Mostrar costos esperados del trabajo habilitada, el costo unitario de cualquier línea de pedido de servicio en un trabajo se trata como un costo esperado y se muestra en la sección de Costos Esperados del Desglose de Costos del Trabajo en la página de Detalles del Trabajo.
Las líneas de pedido de materiales o entradas, entradas diversas, comisiones y mano de obra seguidas en el trabajo desde el seguimiento de tiempo se calcularán como costos reales del trabajo y se mostrarán en la sección superior del Desglose de Costos del Trabajo.
Desglose de Costos del Trabajo (Costos esperados vs. reales)
Desglose de Costos del Trabajo explicado:
Los costos de servicio no se calcularán como costos reales en la sección superior del Desglose de Costos del Trabajo.
Todos los demás costos (materiales, diversos, comisiones y mano de obra seguidos con el Seguimiento de Tiempo) se tratarán como costos reales y se usarán para calcular las ganancias y márgenes reales.
En la sección de Costos Esperados, el valor de Costos Totales del Trabajo refleja la suma de los costos de las líneas de pedido de servicio en el trabajo.
El valor de Costo de Mano de Obra Esperado refleja la mano de obra esperada.
📖 Artículo de ayuda: Aprende más sobre precios fijos en el Resumen de Precios Fijos.
Cómo habilitar el seguimiento de costos esperados
Si deseas informar sobre los costos esperados vs. reales del trabajo para mantenerte al tanto de tus márgenes y ajustar los precios según sea necesario, puedes hacerlo habilitando la configuración Mostrar costos esperados del trabajo en tus configuraciones de Costeo de Trabajo. Sigue los pasos a continuación para habilitar el seguimiento de costos esperados del trabajo.
❗Importante: Si no usas Precios Fijos, habilitar la función de Costos Esperados del Trabajo a veces puede distorsionar los números de costeo del trabajo.
Para habilitar el seguimiento de costos esperados:
Haz clic en el icono de engranaje en la esquina superior derecha de tu cuenta para acceder a tus Settings (Configuración).
Selecciona Jobs (Trabajos) del menú de la izquierda.
Haz clic en la pestaña Costs & Materials (Costos y Materiales) en la parte superior de la página de configuraciones de Trabajos.
Haz clic en el toggle a la derecha de Show expected job costs (Mostrar costos esperados del trabajo). Cuando esté habilitado, el toggle cambiará de gris a azul.
Nota: Si has activado tu Lista de Precios Fijos, esta configuración se habilitará automáticamente.
Informes sobre costos de trabajo y márgenes de ganancia
Informar sobre los costos de trabajo y márgenes de ganancia te ayuda a ver si estás ganando suficiente dinero con cada trabajo. Guía la fijación de precios, presupuestos y la gestión general del negocio para un mayor éxito.
A medida que sigues los ingresos y costos en tus trabajos, podrás analizar tus costos de trabajo y márgenes de ganancia desde la página de Detalles del Trabajo y en los informes de trabajo. Si estás siguiendo los costos esperados vs. reales del trabajo, también podrás informar sobre márgenes, ganancias y costos esperados vs. reales.
Métricas del Desglose de Costos del Trabajo
Las siguientes métricas están disponibles al expandir el Desglose de Costos del Trabajo en la página de Detalles del Trabajo:
Margen de Ganancia = Ganancia bruta/ingresos
Ingresos Totales = Subtotal del trabajo menos cualquier descuento
Costos Totales del Trabajo = Costos de mano de obra (incluyendo viajes y tiempo en el trabajo, multiplicado por la tasa completamente cargada de cualquier empleado asignado), más costos de materiales, costos de comisiones, costos diversos y costos de servicio
Ganancia Bruta Total = Ingresos menos costos del trabajo
📌 Nota: Los impuestos y propinas están excluidos de todas las métricas anteriores.
🛠️ Consejo profesional: Un resumen de Costeo de Trabajo también está disponible en trabajos a través de la HCP mobile app por defecto para empleados Administradores y del Personal de Oficina.
Informes agregados de Costeo de Trabajo
Los informes agregados de Costeo de Trabajo están disponibles en la pestaña de Reporting de Housecall Pro.
Para ver los informes agregados:
Haz clic en Reporting (Informes) en la barra de navegación superior de tu cuenta de HCP.
Selecciona Jobs (Trabajos) del menú de la izquierda.
Selecciona cualquiera de los informes en la sección de Costeo de Trabajo:
Ganancia por fecha
Ganancia por unidad de negocio
Ganancia por tipo de trabajo
Costos esperados por fecha (disponible cuando "Mostrar costos esperados del trabajo" está habilitado).
📖 Artículo de ayuda: Para obtener detalles sobre los informes de costeo de trabajo, consulta el artículo de Informes de Costeo de Trabajo.
Márgenes de Costeo de Trabajo: Permisos de Empleados
El permiso de Márgenes de Costeo de Trabajo controla el acceso al desglose de costeo de trabajo en trabajos e informes relacionados. Por defecto, este permiso está habilitado para empleados Administradores y del Personal de Oficina, permitiéndoles ver la información de costeo de trabajo para cada trabajo.
Si deseas que los técnicos de campo vean los detalles del costeo de trabajo, puedes habilitar el permiso See job costing margins (Ver márgenes de costeo de trabajo) en el perfil de miembro del equipo.
Para restringir que el personal de oficina o los técnicos de campo vean la información de costeo de trabajo, puedes deshabilitar este permiso.
📖 Artículo de ayuda: Obtén más información sobre cómo habilitar o deshabilitar permisos en Edit Roles & Permissions (Editar roles y permisos).
Costeo de trabajo en presupuestos
Con el costeo de trabajo habilitado, podrás rastrear los costos básicos por unidad en los servicios y las líneas de pedido de materiales, junto con el margen de ganancia esperado en los presupuestos.
¿Quieres un recorrido dentro de la aplicación de estas nuevas funciones? ¡Haz clic aquí!
Cargar nuevos artículos de la lista de precios (Excel o .CSV)
Si estás cargando artículos de la lista de precios a través de un archivo Excel o .CSV, debes ingresar la información de costo en una columna titulada "cost."
¿Prefieres usar una plantilla? ¡Lo hicimos fácil al incluir ya una columna para el costo! Solo necesitarás ingresar el costo antes de cargarlo o enviarlo a nuestro equipo para su carga.
Cómo usar la plantilla de importación de datos de la lista de precios
Para usar la plantilla de importación de datos de la lista de precios:
Haz clic en el icono de engranaje en la esquina superior derecha de tu cuenta para acceder a tus Settings (Configuración).
Selecciona Price Book (Lista de precios) del menú de la izquierda.
Selecciona Services (Servicios) o Materials (Materiales) en la parte superior de la página.
Haz clic en el hipervínculo "this template (esta plantilla)".
Después de descargar y completar la plantilla, haz clic en el botón Upload File (Cargar archivo) para importar el archivo a tu lista de precios.
Cómo editar el costeo de trabajo en un trabajo
Para editar los detalles del costeo de trabajo en un trabajo/factura:
En la página de detalles del trabajo, haz clic en el lápiz azul a la derecha de la línea de pedido que deseas editar.
En la ventana de la línea de pedido, utiliza los campos Unit Cost (Costo por unidad) y Unit Price (Precio por unidad) para actualizar los detalles del costeo de trabajo para la línea de pedido según sea necesario.
El valor en los campos de Costo por unidad y Precio por unidad se extraerá automáticamente del campo de Costo por unidad dentro de tu lista de precios.
Haz clic en Save (Guardar), y los cambios se actualizarán en el trabajo.
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