Aquí tienes instrucciones paso a paso sobre cómo crear un trabajo y enviar una factura.

Para comenzar, haz clic en "New" en la esquina superior derecha y selecciona "Job (Trabajo)".

A continuación, añade al cliente. Puedes usar el campo de búsqueda para encontrar un cliente existente basándote en todo o parte de su nombre, correo electrónico o número de teléfono. O bien, puedes añadir un nuevo cliente.

Recomendamos que mantengas las notificaciones activadas para que tus clientes reciban actualizaciones automáticas del estado de la factura.

Luego, añade un artículo de línea, descripción del artículo y precio para tu servicio.

Después, presiona el botón azul "Save Job (Guardar Trabajo)" en la esquina superior derecha.

Una vez que hayas guardado el trabajo, puedes añadir una serie de personalizaciones. Personalizar el trabajo no es un requisito, pero puede añadir detalles adicionales tanto para ti como para tus clientes para hacer un seguimiento. Estos incluyen:

Si lo deseas, puedes editar el número de trabajo de cualquier trabajo que hayas creado. Para hacer esto, haz clic en el número de trabajo azul actual ubicado en la esquina superior izquierda del trabajo.

Esto hará que aparezca una ventana emergente en el centro de la pantalla, que te permitirá ingresar un nuevo número de trabajo en el cuadro de texto. Todos los trabajos deben tener su propio número único. Si ingresas un número que está en uso por otro trabajo, recibirás un error.

Puedes encontrar los artículos de línea de servicio y materiales ubicados en la pestaña o sección de Price book (Lista de precios) hacia la parte superior izquierda de la barra de navegación. Una vez que se hace clic en Price book, verás Servicios y Materiales en el lado izquierdo de la pantalla.

Los artículos de línea pueden separarse en Servicios y Materiales.

Tanto Servicios como Materiales te permiten añadir:

Para añadir un artículo de línea de servicios a un trabajo ya creado, haz clic en el botón azul "+ SERVICES ITEM" ubicado en el medio derecho de la sección "Line items (Líneas de pedido)" del trabajo.

Para añadir un artículo de línea de materiales a un trabajo ya creado, haz clic en el botón azul "+ MATERIALS ITEM" ubicado en la parte inferior derecha de la sección "Line items (Líneas de pedido)" del trabajo.

A medida que añades cualquier artículo de línea, el trabajo se guardará automáticamente a medida que avanzas.

Alternativamente, siempre puedes comenzar a escribir cualquiera de tus servicios o materiales en un artículo de línea en tu trabajo, y Housecall Pro completará automáticamente las opciones disponibles basándose en los artículos de tu lista de precios.

Una pregunta común es cómo pasar la tarifa de la tarjeta de crédito tomada de una transacción con tarjeta de crédito al cliente. La práctica comercial recomendada es incluir ese costo adicional en tu lista de precios, para que se refleje en el precio de tus servicios.

Sin embargo, hay un método menos preferido si deseas manejar esto sin aumentar el precio de tus servicios. El método alternativo se puede realizar añadiendo un artículo de línea separado para cubrir las tarifas de la tarjeta de crédito. Necesitarás determinar el aumento del 3% y luego añadirlo como un artículo de línea adicional.

En la parte inferior del trabajo, puedes aplicar tasas de impuestos, descuentos o depósitos.

Tasas de impuestos

Las tasas de impuestos se crean y gestionan en tus Configuraciones de Cuenta, bajo la sección de Price book (Lista de precios). Una vez que hayas creado las tasas de impuestos, se pueden elegir desde el menú desplegable de tasas de impuestos en la parte inferior del trabajo. Solo se puede añadir una tasa de impuestos a un trabajo a la vez.

Además, cada artículo de línea individual tiene una casilla de verificación donde puedes determinar si el artículo es imponible o no. Si tu impuesto calculado parece incorrecto, asegúrate de que la casilla de verificación de TAX en cada artículo de línea aplicable esté marcada adecuadamente.

Si deseas editar la tasa de impuestos, simplemente elige una tasa de impuestos diferente del menú desplegable.

Descuento

Al hacer clic en el botón azul "Discount (Descuento)" podrás elegir un porcentaje o una cantidad fija en dólares para aplicar a la factura. Solo se puede añadir un descuento a un trabajo a la vez.

Puedes editar los descuentos en cualquier momento presionando el icono azul del lápiz.

Depósito

Haz clic en el botón azul Add Deposit (Añadir Depósito) en la parte inferior del trabajo. Puedes añadir una cantidad fija en dólares o un porcentaje del total de la factura. También puedes asignar una fecha de vencimiento específica, que será aplicable solo para el depósito.

Solo se puede añadir un depósito a un trabajo a la vez.

Puedes editar los depósitos en cualquier momento presionando el icono azul del lápiz.

Las Etiquetas de Cliente son identificadores internos (lo que significa que los clientes no pueden verlas) que puedes usar para distinguir características específicas del cliente, como: fuentes de referencia, rutas de clientes, comercial vs. residencial, o cualquier otro detalle que identifique y/o agrupe a los clientes.

Al comenzar a escribir en el campo de Etiquetas de Cliente, si tu etiqueta ya ha sido utilizada, aparecerá en una lista desplegable. Haz clic en la etiqueta existente para añadirla al perfil del cliente y mantener la consistencia con el uso de tus otras etiquetas de cliente. O, al crear una nueva etiqueta, simplemente presiona enter después de escribirla en el campo de Etiquetas de Cliente.

Las etiquetas permanecerán adjuntas al cliente hasta que edites o elimines la etiqueta o el cliente.

Las Etiquetas de Trabajo son identificadores internos (lo que significa que los clientes no pueden verlas) que puedes usar para distinguir características específicas del trabajo, como: mantenimiento vs. servicio vs. instalación, comercial vs. residencial, partes necesarias, o cualquier otro detalle que identifique y/o agrupe los trabajos.

Al comenzar a escribir en el campo de Etiquetas de Trabajo, si tu etiqueta ya ha sido utilizada, aparecerá en una lista desplegable. Haz clic en la etiqueta existente para añadirla al trabajo y mantener la consistencia con el uso de tus otras etiquetas de trabajo. O, al crear una nueva etiqueta, simplemente presiona enter después de escribirla en el campo de Etiquetas de Trabajo.

Las etiquetas permanecerán adjuntas al trabajo hasta que edites o elimines la etiqueta o el cliente.

Una Nota Privada es un texto personalizado asociado con tu trabajo que podrás ver pero el cliente no.

Las notas privadas pueden ayudarte a mantenerte organizado e incluso a proporcionar un servicio al cliente excepcional.

Por ejemplo: una nota privada podría incluir recordatorios específicos de tu trabajo, como códigos de portón o caja de seguridad, instrucciones de estacionamiento, trabajo pendiente que necesita realizarse, piezas que deben ordenarse, o incluso detalles como si habrá mascotas presentes cuando llegues.

Para agregar una nota privada, haz clic en el botón "+" junto a Private Notes (Notas Privadas).

Cada nota también incluirá una marca de tiempo de cuando fue escrita.

Al hacer clic en el ícono de lápiz, puedes editar tu nota.

El reloj con una flecha te mostrará el historial de notas.

Los tres puntos te permitirán eliminar una nota.

O, puedes hacer clic en el botón "+" para agregar una Nota Privada adicional.

Para agregar un adjunto al trabajo, haz clic en el botón "+" y selecciona el adjunto desde tu computadora. Puedes seleccionar fotos, documentos pdf o videos. No hay límite en la cantidad de adjuntos que se pueden colocar en un trabajo.

Los adjuntos son solo para tu referencia interna. No pueden compartirse con los clientes ni adjuntarse a las facturas.

El Origen del Cliente Potencial es un sistema de etiquetado que te permite rastrear de dónde provienen tus clientes a tu negocio.

Al comenzar a escribir en el campo de Origen del Cliente Potencial, si tu origen ya ha sido utilizado, aparecerá en una lista desplegable. Haz clic en el origen existente para agregarlo al trabajo y mantener la consistencia con el uso de tus otros orígenes. O, al crear un nuevo origen, simplemente presiona enter después de escribirlo en el campo.

En la configuración de tu cuenta, puedes editar el nombre del origen, lo que cambiará todos los trabajos con el nombre actual al nuevo nombre cambiado. Además, eliminar un origen significa que ya no podrás agregarlo a tus clientes o trabajos. Todos los trabajos y clientes anteriores seguirán teniendo ese origen asociado.

Haz clic en el ícono de llave inglesa y engranaje en la esquina superior derecha de la página de detalles del trabajo que deseas eliminar o cancelar, y verás la opción de Eliminar o Cancelar un trabajo en el menú desplegable.

Si seleccionas 'Eliminar trabajo', se eliminará completamente del perfil del cliente. Esto no es permanente y se puede restaurar.

Si seleccionas 'Cancelar', el trabajo permanecerá en el perfil del cliente, pero se mostrará como cancelado.

El número de factura adjunto a un trabajo eliminado o cancelado no puede usarse para otro trabajo.

Una vez que hayas finalizado el trabajo, puedes enviar una factura o cobrar el pago en el lugar. Esta sección describirá cómo enviar una factura.

Para enviar una factura, haz clic en el ícono de avión de papel en la parte superior, o en el botón "Send Invoice (Enviar Factura)" en la parte superior derecha del trabajo.

A continuación, verás una vista previa de la factura y lo que verá tu cliente. Hay una serie de personalizaciones que puedes hacer a tu factura.

Si haces clic en el ícono de lápiz azul en la esquina superior derecha de la sección "Details (Detalles)" de la factura, se te presentarán algunas opciones que puedes usar para personalizar la fecha de vencimiento de la factura.

Por defecto, las facturas estarán configuradas para vencer al recibirlas. Puedes usar estas opciones para cambiar la factura a vencer neto 30 (o un número diferente de días que se puede seleccionar usando el menú desplegable "Net") o cambiar la factura para vencer en una fecha específica que puedes elegir haciendo clic en el ícono de calendario "On date (En fecha)" y seleccionando la fecha del calendario.

Hacer clic en el ícono de lápiz azul en el lado derecho de la sección "Attachments (Adjuntos)" de la factura te permitirá ver los adjuntos que previamente agregaste al trabajo. Puedes seleccionar cualquiera de los archivos adjuntos que te gustaría que aparecieran en la factura cuando la envíes a tu cliente.

Las listas de verificación no son compatibles en trabajos ni como adjuntos en este momento.

Puedes establecer tu mensaje de factura predeterminado en la sección de Settings (Configuración) de tu cuenta. Sin embargo, si deseas un mensaje personalizado en una factura en particular, haz clic en el ícono de lápiz azul en el lado derecho de la sección "Invoice Message (Mensaje de la Factura)". Desde aquí, puedes personalizar el mensaje que tus clientes verán en la parte inferior de su factura.

Cerca de la parte superior derecha de la factura, verás las opciones para descargar o imprimir la factura.

Hacer clic en "PRINT (IMPRIMIR)" en la parte superior derecha de la factura provocará que aparezca una ventana emergente, confirmando que estás listo para guardar e imprimir la factura. Esto es para asegurarte de que no tienes ediciones adicionales que hacer, ya que una vez que hagas clic en "SAVE AND PRINT (GUARDAR E IMPRIMIR)", ya no podrás editar la factura y necesitarás hacer una nueva si se requieren cambios.

Hacer clic en "SAVE AND PRINT (GUARDAR E IMPRIMIR)" en la esquina inferior derecha de la ventana emergente te redirigirá de regreso al trabajo, y se abrirá una ventana en la página en la que puedes seleccionar dónde te gustaría imprimir la factura.

Hacer clic en "DOWNLOAD PDF (DESCARGAR PDF)" en la parte superior derecha de la factura provocará que aparezca una ventana emergente, confirmando que estás listo para guardar y descargar la factura. Esto es para asegurarte de que no tienes ediciones adicionales que hacer, ya que una vez que hagas clic en "SAVE AND DOWNLOAD (GUARDAR Y DESCARGAR)", ya no podrás editar la factura y necesitarás hacer una nueva si se requieren cambios.

Hacer clic en "SAVE AND DOWNLOAD (GUARDAR Y DESCARGAR)" en la esquina inferior derecha de la ventana emergente te redirigirá de regreso al trabajo, y la factura se descargará a tu dispositivo.

Puedes usar la sección "Payment Options (Opciones de Pago)" de la factura para activar o desactivar tipos de pago específicos para que el cliente pueda usar. Puedes activar o desactivar si un cliente puede pagar con ACH, pagar con tarjeta de crédito o débito, y habilitar o deshabilitar si el cliente puede guardar su tarjeta de débito o crédito registrada.

Puedes personalizar qué información del trabajo y la factura ven tus clientes en su factura activando o desactivando:

Cada vez que activas o desactivas una categoría de "Trabajo y Factura", la vista previa de la factura a la izquierda se actualizará para reflejar tus cambios, para que puedas asegurarte de que la factura se vea como deseas antes de enviarla a tu cliente.

La sección de trabajo y factura también te permite personalizar la vista de la factura. Los clientes hoy en día generalmente esperan una experiencia electrónica, y por lo general prefieren ver y pagar sus facturas en línea. Sin embargo, puede haber una ocasión en la que necesites imprimir la factura y enviarla físicamente a tu cliente. Por esa razón, la sección de Formato de Vista dentro de la sección de Trabajo y Factura está configurada como "optimizado para correo electrónico" por defecto, sin embargo, puedes seleccionar "optimizado para sobre" si necesitas imprimir tu factura.

Puedes personalizar qué información del negocio y del cliente ven tus clientes en su factura activando o desactivando:

Cada vez que activas o desactivas una categoría de "Negocio y Cliente", la vista previa de la factura a la izquierda se actualizará para reflejar tus cambios, para que puedas asegurarte de que la factura se vea como deseas antes de enviarla a tu cliente.

Puedes personalizar qué información de Servicios ven tus clientes en su factura activando o desactivando:

También tienes la capacidad de ocultar todos los detalles de los servicios utilizando la casilla de verificación "Line items (Líneas de pedido)" en la sección "Services (Servicios)" de la factura.

Cada vez que actives o desactives una categoría de "Services (Servicios)", la vista previa de la factura a la izquierda se actualizará para reflejar tus cambios, de modo que puedas asegurarte de que la factura se vea como deseas antes de enviarla a tu cliente.

Cualquier línea de pedido añadida al trabajo con un precio se contará en el subtotal y los totales, incluso si la línea de pedido está oculta en la factura. Si no deseas que el precio se incluya en el total, establécelo en $0.

Puedes personalizar qué información de materiales ven tus clientes en su factura activando o desactivando:

También tienes la capacidad de ocultar todos los detalles de los materiales utilizando la casilla de verificación "Line items (Líneas de pedido)" en la sección "Materials (Materiales)" de la factura.

Cada vez que actives o desactives una categoría de "Materials (Materiales)", la vista previa de la factura a la izquierda se actualizará para reflejar tus cambios, de modo que puedas asegurarte de que la factura se vea como deseas antes de enviarla a tu cliente.

Cualquier línea de pedido añadida al trabajo con un precio se contará en el subtotal y los totales, incluso si la línea de pedido está oculta en la factura. Si no deseas que el precio se incluya en el total, establécelo en $0.

Una vez que hayas finalizado todas tus personalizaciones de la factura, haz clic en Next (Siguiente) en la esquina superior derecha.

El campo "To (Para)" se completará automáticamente con la dirección de correo electrónico que incluiste en el perfil del cliente.

Puedes editar el campo "to (para)", la línea de asunto o el cuerpo de tu correo electrónico de factura. Una vez que se vea bien, presiona enviar.

El cliente recibirá un correo electrónico con la factura. Si has conectado tu cuenta bancaria en la sección Mi dinero de tu cuenta, el cliente también verá un botón de Pagar en línea.