Agregar empleados y contratistas a la nómina
Para agregar empleados y contratistas a tu nómina:
Haz clic en la pestaña Payroll (Nómina) en la barra de navegación en la parte superior de tu cuenta de Housecall Pro.
Dependiendo del tamaño de la ventana de tu navegador, es posible que necesites seleccionar More (Más), luego Payroll (Nómina) del menú desplegable.
A continuación, selecciona Employees & contractors (Empleados y contratistas) del menú a la izquierda y haz clic en el botón azul Add team member (Agregar miembro del equipo) en la esquina superior derecha de la página.
Selecciona un miembro del equipo existente, o selecciona la opción New team member (Nuevo miembro del equipo), luego haz clic en Add (Agregar) en la ventana "Add team member".
Ingresa la información requerida: Fecha de nacimiento, tipo de empleo, fecha de inicio, dirección, y nombre completo del empleado/contratista.
Haz clic en Save (Guardar) en la esquina superior derecha una vez completado.
📌 Nota: Si no procesas nómina para este empleado o contratista, deja todos sus campos de nómina vacíos, y no serán procesados para nómina. Hacer esto los excluirá de tu factura mensual de nómina.
Una vez guardado, tu miembro del equipo aparecerá en Payroll (Nómina) → Employees & contractors (Empleados y contratistas).
Si es necesario, puedes solicitar el permiso de Payroll Admin (Administrador de Nómina) para tu miembro del equipo contactando a nuestro equipo de soporte a través del Chat Azul en tu cuenta de Housecall Pro.
📖 Artículo de ayuda: Para más información sobre los Administradores de Nómina, consulta"Controlando el acceso a la nómina" en el Centro de ayuda de HCP.
Enviar un enlace de incorporación a empleados y contratistas
El enlace de incorporación de nómina permitirá a tus empleados y contratistas ingresar su información de depósito directo y número de seguro social, y seleccionar sus retenciones.
Repite este proceso para cualquier empleado o contratista que necesite ser agregado a la nómina.
Para enviar el enlace de incorporación de nómina a empleados y contratistas:
Haz clic en la pestaña Payroll (Nómina) en la barra de navegación en la parte superior de tu cuenta de Housecall Pro, luego selecciona Employees & contractors (Empleados y contratistas) del menú a la izquierda.
Dependiendo del tamaño de la ventana de tu navegador, es posible que necesites seleccionar More (Más), luego Payroll (Nómina) del menú desplegable.
Ubica el perfil del empleado al que necesitas enviar el enlace de incorporación y haz clic en Details (Detalles) a la derecha.
Haz clic en Send (Enviar) en la esquina superior derecha en la barra amarilla del perfil de nómina de tu miembro del equipo. El enlace de incorporación se enviará automáticamente a la dirección de correo electrónico que el empleado o contratista haya configurado en su perfil, ¡y listo!
¿Por qué no puedo ver la fecha de nacimiento o los últimos 4 dígitos del SSN de mi empleado en su perfil?
Al incorporar a tus empleados/contratistas a la nómina, requerimos su fecha de nacimiento (DOB) y SSN para completar sus perfiles. Una vez proporcionados, enviamos la información directamente a Check (nuestro socio de nómina) para completar la incorporación, pero no almacenamos una copia en nuestros servidores.
Por esta razón, solo verás asteriscos en lugar de la DOB y SSN. Esto se hace para visualizar que esta información se proporcionó anteriormente, pero no podemos (y no necesitamos) recuperarla.
Al editar el perfil de un miembro del equipo, proporcionar nuevos valores para su DOB o SSN sobrescribirá los existentes.
Estados de incorporación de empleados y contratistas (Bloqueo/Necesita atención)
¿Te preguntas por qué tu empleado sigue apareciendo como "Bloqueo" o "Necesita atención" en Nómina, incluso después de la configuración? ¡No te preocupes! Aquí te mostramos cómo puedes verificar rápidamente qué falta y resolverlo en solo unos pasos.
Siguiendo este proceso, puedes recuperar el enlace requerido del empleado o contratista sin que expire después de 24 horas. ¡Asegurémonos de que tu equipo esté listo para el día de pago!
Para verificar la razón por la cual el estado del empleado o contratista aún se muestra como necesita atención o bloqueo:
Ve a Payroll (Nómina) > Employees & contractors (Empleados y contratistas).
Pasa el ratón sobre el estado de incorporación actual de un empleado (podría ser Necesita atención o Bloqueo), y aparecerá la lista de información faltante para el empleado o contratista.
Si la incorporación de un empleado o contratista aún no está completa, aquí te mostramos cómo puedes obtener el enlace directamente desde la solución de nómina:
Ve a Payroll (Nómina) > Employees & contractors (Empleados y contratistas).
Ubica el perfil del empleado específico al que necesitas enviar el enlace, y haz clic en Details (Detalles) a la derecha.
Un banner amarillo se mostrará en la parte superior de la página si el estado de incorporación aún está incompleto.
Haz clic en Send (Enviar) en la información del perfil bajo el estado de incorporación de nómina.
Una vez que hayas hecho clic en Send (Enviar), recibirán el enlace de incorporación en el correo electrónico que han configurado en su perfil.
Cómo terminar y archivar a un empleado de la nómina
Si un empleado deja tu empresa y tiene un HCP login (inicio de sesión de HCP), necesitarás archivarlo y terminarlo directamente a través del sitio web de HCP.
❗ Importante: Asegúrate de que el empleado haya recibido su último pago antes de eliminarlo de la nómina. Una vez archivado:
Ya no aparecerán en las ejecuciones de nómina.
Su acceso al seguimiento de tiempo también será revocado.
Para terminar a un usuario de la nómina y archivar su perfil, sigue estos pasos:
Inicia sesión en tu cuenta de HCP en la web.
Haz clic en el icono de engranaje en la esquina superior derecha de tu cuenta para acceder a tus Settings (Configuración).
Selecciona Team & Permissions (Equipo y permisos) del menú a la izquierda, y asegúrate de que la pestaña Team (Equipo) esté seleccionada en la parte superior de la página.
Haz clic en el nombre del empleado que deseas terminar.
Haz clic en el botón Archive user (Archivar usuario) en la parte superior de la página, y aparecerá una ventana de confirmación.
En la ventana de confirmación, desmarca la casilla junto a "Keep this employee on payroll."
Agrega la fecha de terminación del empleado.
Haz clic en Archive employee (Archivar empleado), y el empleado será eliminado tanto de la lista de nómina como de la lista de seguimiento de tiempo.
🔁 ¿Necesitas recontratar o reactivar al empleado en la nómina?
Si alguna vez necesitas recontratar a este empleado o eliminar su estado inactivo, por favor contacta directamente con el soporte de nómina. Solo el soporte puede:
Reactivar un perfil de nómina archivado
Restaurar la funcionalidad adecuada de nómina
Prevenir cualquier discrepancia de impuestos o informes
¿Preguntas?
Si no estás seguro de los próximos pasos o necesitas ayuda para deshacer una terminación, contacta con Soporte de Nómina a través del chat o correo electrónico—¡estamos aquí para ayudarte!
Cómo terminar a un empleado o contratista en la nómina
Si necesitas eliminar a un empleado o contratista de tu nómina, puedes hacerlo rápidamente a través de tu panel de control. Sigue los pasos a continuación para completar el proceso de terminación.
Para terminar a un empleado o contratista:
Ve a Payroll (Nómina) > Employees & contractors (Empleados y contratistas).
Selecciona al empleado o contratista que deseas terminar.
En la esquina superior derecha, haz clic en Remove from payroll (Eliminar de la nómina).
Ingresa la fecha de terminación, luego haz clic en Remove (Eliminar). Una vez eliminado, el perfil del individuo se archivará automáticamente y ya no aparecerá en los registros activos de nómina.
Desactivar o eliminar una tarifa de pago para un empleado
Si necesitas eliminar una tarifa de pago existente para uno de tus empleados, nuestro equipo puede ayudarte con eso. Por favor, sigue las instrucciones a continuación para comenzar.
Para proceder con eliminar o desactivar la tarifa de pago de un empleado, por favor proporciona los siguientes detalles:
Nombre completo del empleado
La tarifa de pago específica que deseas eliminar
Una vez que recibamos esta información, nuestro equipo se encargará de eliminar la tarifa de pago y te notificará una vez que la actualización esté completa.
¿Necesitas ayuda o tienes preguntas?
¡Estamos aquí para ti! Chatea con Soporte usando el Chat Azul en tu cuenta de Housecall Pro, o llámanos al (858) 842-5746.