Aprende a configurar la automatización de presupuestos

Explora formas de personalizar tu flujo de Intake

Leads Board: Incluye tarjetas para todos tus clientes potenciales abiertos. Cada tarjeta representa un cliente potencial, que está vinculado a un cliente.

Estimates Board: Incluye tarjetas para todos tus presupuestos abiertos. Cada tarjeta representa un presupuesto e incluye todas las opciones dentro de esa tarjeta.

Jobs Board: Incluye tarjetas para todos tus trabajos abiertos. Cada tarjeta representa un trabajo, o si un trabajo tiene múltiples segmentos, representa un segmento individual de un trabajo.

Para acceder al Leads Board, inicia sesión en tu cuenta de Housecall Pro y haz clic en Pipeline en la barra de navegación superior. Luego selecciona Leads desde el menú en el lado izquierdo de la pestaña de Pipeline. Cada tarjeta en este tablero representa un cliente potencial, que puedes convertir en un presupuesto o un trabajo si es necesario.

Nuevo cliente potencial: Un nuevo cliente potencial que ha sido creado y está sin asignar o asignado.

Primer contacto: Los clientes potenciales movidos manualmente a este estado indican que has hecho contacto inicial y estás trabajando para progresarlos hacia un presupuesto o trabajo.

Segundo contacto: Los clientes potenciales movidos a este estado representan que has hecho contacto dos veces, continuando con el seguimiento.

Tercer contacto: Los clientes potenciales en esta columna muestran que has contactado tres veces.

Ganado: Clientes potenciales que han sido convertidos exitosamente en un presupuesto o trabajo.

Perdido: Clientes potenciales que no se convirtieron en un presupuesto o trabajo.

Para acceder al Estimates Board, inicia sesión en tu cuenta de Housecall Pro y haz clic en Pipeline en la barra de navegación superior. Luego selecciona Estimates desde el menú en el lado izquierdo de la pestaña de Pipeline. Cada tarjeta en este tablero representa un presupuesto, que puedes gestionar y seguir según sea necesario.

No programado: Un presupuesto se considera no programado cuando no ha sido marcado como 'On My Way,' finalizado, enviado, aprobado o rechazado.

Programado: Un presupuesto con una fecha programada que no ha sido marcado como 'On My Way,' finalizado, enviado, aprobado o rechazado.

En progreso: Un presupuesto que ha sido marcado como 'On My Way,' pero aún no está finalizado, enviado, aprobado o rechazado.

Completado: Un presupuesto que ha sido marcado como 'Finalizado,' pero aún no ha sido enviado, aprobado o rechazado.

Creado en Trabajo: Un presupuesto que ha sido creado y vinculado a un trabajo pero aún no ha sido enviado al cliente. Esta columna está disponible solo para aquellos que han habilitado 'Estimates on Job.'Para más información sobre esta característica, visita nuestro artículo de ayuda aquí.

Enviado: Un presupuesto que ha sido enviado a un cliente, pero ninguna opción ha sido aprobada, o no se han rechazado todas las opciones.

En espera: Un presupuesto enviado para el cual las automatizaciones de seguimiento están pausadas, o por cualquier otra razón (por ejemplo, esperando respuesta del cliente sobre cambios).

Aprobado: Un presupuesto donde una o más opciones han sido aprobadas en los últimos 7 días, pero el presupuesto aún no ha sido copiado a un trabajo.

Rechazado: Un presupuesto donde todas las opciones han sido rechazadas en los últimos 7 días.

Para acceder a tu Jobs Board (Tablero de Trabajos), inicia sesión en tu cuenta de Housecall Pro, haz clic en Pipeline en la parte superior de tu barra de navegación, y selecciona Jobs del menú de navegación a la izquierda.

Unscheduled - Un trabajo no programado es un trabajo que no ha sido programado, enviado, aprobado o rechazado.

Scheduled - Un trabajo con una fecha programada que no ha sido marcado como On My Way (En camino), Started (Iniciado), Finished (Finalizado), no ha tenido una factura enviada, y no ha sido pagado.

In Progress - Un trabajo que ha sido marcado como On my Way (En camino) y/o Started (Iniciado), pero no ha sido marcado como Finished (Finalizado), no ha tenido una factura enviada, y no ha sido pagado.

Completed - Un trabajo que ha sido finalizado, pero no ha tenido una factura enviada y no ha sido pagado.

Invoice Sent - Un trabajo donde se ha enviado una factura, pero no ha sido completamente pagado.

Invoice Paid - Un trabajo que ha sido completamente pagado en los últimos 7 días.

Inicia sesión en tu cuenta de Housecall Pro y haz clic en Pipeline en la barra de navegación superior. Luego, selecciona Leads, Estimates, o Jobs del menú en el lado izquierdo de la pestaña Pipeline.

Usa la barra de búsqueda en la parte superior de la página del Pipeline board para encontrar elementos específicos.

Refina tu búsqueda con las siguientes opciones desplegables:

Haz clic en el botón Filter para abrir una barra lateral en el lado derecho.

Filtra por nombre del empleado, etiquetas, cliente, fecha de creación, estado, valor o fecha programada.

Haz clic en Maintain Filters en la parte superior de la barra lateral para aplicar tus filtros, los cuales se guardarán para futuras visitas.

Haz clic en Clear All en la esquina superior derecha de la barra lateral para eliminar todos los filtros.

También puedes alternar entre la vista de Tablero, que mostrará tarjetas representando cada Lead, Estimate, o Job. La vista de Tabla se muestra como una vista de lista.

Arrastrar y soltar para actualizar tarjetas: Mientras estás en un Pipeline board, tienes la capacidad de hacer clic, mantener y arrastrar una tarjeta a una nueva columna, lo que activará un cuadro de diálogo. Este cuadro te guiará a través de las acciones necesarias para actualizar la tarjeta, como ingresar información de programación. Si haces clic en CANCEL, la tarjeta volverá a su columna original.

Desplegable de estado para actualizar tarjetas: En un Pipeline Board, tienes la capacidad de hacer clic en el desplegable de una tarjeta para seleccionar un nuevo estado, lo que te permitirá actualizar el progreso de la tarjeta. Algunos estados pueden requerir acciones adicionales, como ingresar información de programación, antes de que puedan ser actualizados.

Actualización desde la página de detalles: Tienes la capacidad de actualizar el estado de un Lead, Estimate, o Job directamente desde su página de detalles, ya sea en la web o en la aplicación móvil. Esto asegurará que el Pipeline se mantenga actualizado con la información más reciente. Para acceder rápidamente a la página de detalles de un trabajo, presupuesto o lead, haz clic en un elemento en el tablero y luego haz clic en el hipervínculo en la parte superior del pop-out (por ejemplo, 'Lead #2').

Vistas rápidas: Mientras estás en un Pipeline Board, tienes la capacidad de hacer clic en un lead, estimate, o job para ver más información. Esto te permitirá acceder a opciones accionables como CALL, CHAT, o EMAIL para contactar al cliente. También puedes agregar, actualizar o eliminar notas haciendo clic en View and Edit Notes en el pop-out que aparece después de seleccionar el elemento. Para salir, haz clic en el X en la esquina superior derecha.

Estado del Pipeline en la página de detalles de Lead, Estimate, o Job: Puedes ver el estado del Pipeline en la esquina superior izquierda de la página de detalles de cualquier Lead, Estimate, o Job. Para actualizar su estado, haz clic en el botón Open in Pipeline para ver el elemento en tu Pipeline board, donde puedes usar el menú desplegable o arrastrar y soltar para hacer los cambios necesarios.

Eficiencia: Automatiza tareas rutinarias como seguimientos y notificaciones para ahorrar tiempo y reducir el trabajo manual.

Consistencia: Asegúrate de que la comunicación con leads, estimates, y jobs ocurra en un horario regular, mejorando el profesionalismo.

Organización: Gestiona automáticamente los elementos del pipeline, como archivarlos o moverlos según criterios predefinidos, para mantener tu flujo de trabajo suave.

Automatización: Configurada para activarse 7 días después de que se envíe un estimate.

Estimate A:

Estimate B:

Para acceder a la configuración de automatización del Canal de Ventas, inicia sesión en tu cuenta de Housecall Pro y haz clic en Pipeline desde la barra de navegación superior. En el menú de la izquierda, selecciona Automations para abrir la configuración de Automatización.

En la parte superior de la pantalla, verás opciones para Clientes Potenciales, Presupuestos y Trabajos. Haz clic en uno para editar el tablero correspondiente. En esta página, encontrarás varias opciones de automatización listadas bajo la columna 'Automations'. A la derecha de estas automatizaciones está la columna 'Actions'. Usa el interruptor bajo 'Actions' para activar o desactivar cualquier automatización.

Además de los interruptores de acción, haz clic en el icono de lápiz a la derecha de cualquier automatización en esta página para editarla.

Después de hacer clic en el icono de lápiz, verás una pantalla donde puedes ajustar el período de tiempo entre mensajes usando las flechas hacia arriba y hacia abajo o ingresando manualmente un número.

Para automatizaciones que envían mensajes a clientes, puedes agregar o excluir clientes basándote en etiquetas específicas haciendo clic en el botón Add condition ubicado directamente debajo de la configuración de tiempo.

Para Jobs y Estimates, puedes usar Tags, Job Types, and Lead Sources como condiciones.

Para Leads, puedes usar Tags and Lead Sources como condiciones.

Para personalizar el contenido del mensaje, haz clic en el botón Edit junto a Automated message. Aparecerá una barra lateral en el lado derecho donde puedes agregar y editar mensajes. El contenido editable incluye:

En la pantalla Customize Message, usa el menú desplegable Add variable para insertar variables dinámicas como Nombre del Cliente y Nombre de la Empresa para personalizar tus mensajes.

Asegúrate de hacer clic en Update y Save para guardar cualquier cambio en el contenido del mensaje y el marco de tiempo.

Para ver elementos archivados en Canal de Ventas, inicia sesión en tu cuenta de Housecall Pro y haz clic en Pipeline en la barra de navegación superior. Desde el menú de la izquierda, selecciona Archived Items.

Usa la barra de búsqueda en la parte superior de la página de Elementos Archivados para encontrar elementos específicos.

Refina tu búsqueda con las opciones desplegables para Job # (Coincidencia Exacta), Job # Contiene, Nombre del Cliente, Dirección o Nombre del Empleado.

Haz clic en el botón Filter para abrir una barra lateral en el lado derecho.

Filtra por Empleado, Etiquetas de Trabajo, Cliente, Fecha de Creación o Fecha Programada.

Haz clic en Maintain Filters en la parte superior de la barra lateral para aplicar y guardar tus filtros para futuras visitas.

Para eliminar todos los filtros, haz clic en Clear All en la esquina superior derecha de la barra lateral.

Después de completar tu búsqueda, puedes desarchivar un elemento haciendo clic en el icono de flecha azul a la izquierda de la fila seleccionada. Esto desarchivará automáticamente el Presupuesto, Trabajo o Cliente Potencial seleccionado.

Muestra el estado de Canal de Ventas de cada elemento (ganado, perdido, aprobado, pagado, etc.). Si un elemento no tenía previamente un estado de Canal de Ventas, la columna de Estado mostrará un guion (-). Esto ayuda a identificar el estado actual de cada elemento y determinar si está listo para ser desarchivado.