Si usas hojas de cálculo u otro sistema de software para gestionar los datos de tu negocio, puedes comenzar más rápidamente con Housecall Pro importándolos desde un archivo. Actualmente, admitimos la importación de tus Clientes, Trabajos y Lista de precios desde un archivo a Housecall Pro.
Los Pros en nuestro plan MAX pueden trabajar directamente con nuestro equipo de Importación de Datos para importar tus clientes, historial de trabajos, equipos y lista de precios por ti. Nuestra opción de transferencia básica es gratuita. Puede haber un costo adicional para exportaciones con múltiples archivos o exportaciones que requieran un formato adicional que esté fuera del alcance estándar de la transferencia. Por favor, trabaja con tu asesor de Incorporación para programar una llamada de consulta inicial. Si estás ansioso por comenzar a importar tus clientes, puedes seguir las instrucciones a continuación para importar por tu cuenta.
Si usas QuickBooks Online o QuickBooks Desktop como tu fuente más actualizada de datos comerciales, puedes importar directamente tu lista de clientes, lista de precios e historial de trabajos.
QuickBooks Online: Revisa nuestra Guía de incorporación de integración de QBO para aprender cómo.
QuickBooks Desktop: Revisa nuestra Guía de incorporación de integración de QBD para aprender cómo.
❗IMPORTANTE:
Si tienes los mismos clientes, trabajos/facturas y/o artículos de la Lista de precios en QuickBooks y en tu software actual, no debes importar desde ambos sistemas ya que esto duplicará tus datos.
Exportar tus datos desde otro sistema de software
Este artículo de ayuda puede ayudarte a aprender cómo exportar tus datos desde otro sistema de software:
Exporta tus datos de clientes desde otro sistema de software (como ServiceTitan, FieldEdge, Jobber, Wintac, DispatchMe, Joist, Service Fusion, y más)
Qué saber antes de importar
Algunos campos son obligatorios y otros son opcionales.
Si no tienes datos para los campos opcionales, puedes dejarlos en blanco.
Si tienes un campo que no está listado aquí, te recomendamos que lo copies en las secciones de Notas o Etiquetas de Cliente o Trabajo en tu software de hojas de cálculo antes de importar.
Recomendamos que tengas encabezados o nombres de columna para cada campo. Si tus datos no tienen un encabezado de columna (es decir, la primera fila tiene datos de clientes), recomendamos agregar una nueva fila en la parte superior y usar los nombres de campo en la tabla a continuación.
Si tus archivos requieren un formato adicional antes de la carga (fusionar hojas, combinar múltiples campos en un solo campo, etc.) puedes consultar nuestra Guía de Formato de Datos para algunos consejos y trucos.
Campos de Clientes
Hay algunos campos de cliente obligatorios y muchos campos de cliente opcionales. Si no tienes datos para los campos opcionales, puedes dejarlos en blanco. La tabla a continuación muestra qué campos puedes importar.
Campo | Descripción | Formato/Notas | Obligatorio/Opcional |
ID del Cliente | Identificador único del cliente | Cualquier número de hasta 191 caracteres. cada cliente debe tener un ID único | Obligatorio - si no tienes un ID, usaremos el Nombre para mostrar |
Nombre para mostrar | Usualmente nombre completo o nombre de la empresa |
| Obligatorio - si no lo tienes, usaremos Nombre/Apellido o Nombre completo |
Nombre | Nombre del cliente |
| Debe tener uno de nombre, empresa o correo electrónico |
Apellido | Apellido del cliente |
| Debe tener uno de nombre, empresa o correo electrónico |
Rol | Rol del cliente / título en su trabajo |
| Opcional |
Empresa | Empresa asociada |
| Debe tener uno de nombre, empresa o correo electrónico |
Dirección del servicio | Dirección donde realizas el trabajo | El código postal debe ser un código postal real de EE. UU. los estados pueden ser el nombre completo o el código de 2 dígitos | Opcional |
Notas de la dirección del servicio | Notas privadas sobre la dirección del servicio |
| Opcional |
Dirección de facturación | Dirección donde facturas el trabajo | El código postal debe ser un código postal real de EE. UU. los estados pueden ser el nombre completo o el código de 2 dígitos | Opcional |
Notas de dirección de facturación | Notas privadas sobre la dirección de facturación |
| Opcional |
Número móvil | Número de teléfono móvil del cliente | Debe tener 10 o 11 dígitos | Opcional |
Número de casa | Número de teléfono del hogar del cliente | Debe tener 10 o 11 dígitos | Opcional |
Número de trabajo | Número de teléfono del trabajo del cliente | Debe tener 10 o 11 dígitos | Opcional |
Números de teléfono adicionales | Número de teléfono adicional del cliente | Debe tener 10 o 11 dígitos | Opcional |
Correos electrónicos | Correos electrónicos del cliente | Múltiples correos electrónicos deben estar separados por comas | Debe tener uno de nombre, empresa o correo electrónico |
Origen del cliente potencial | Fuente del cliente potencial | Uno por cliente | Opcional |
Notas del cliente | Notas privadas sobre el cliente |
| Opcional |
Etiquetas | Etiquetas que deseas usar para categorizar clientes | Múltiples etiquetas deben estar separadas por comas | Opcional |
Tipo | Cliente | Los valores pueden ser | Opcional |
Notificaciones habilitadas | Si el cliente elige recibir notificaciones | Verdadero/falso, sí/no, v/f | Opcional |
Es un contratista | Si el cliente es un contratista para el cual subcontratas | Verdadero/falso, sí/no, v/f | Opcional |
Campos de Trabajo
La importación de Trabajos tiene campos específicos además de todos los campos de Cliente mencionados arriba. Hay algunos campos obligatorios y muchos opcionales. Si no tienes datos para los campos opcionales, puedes dejarlos en blanco. La tabla a continuación muestra qué campos puedes importar.
Campo | Descripción | Formato/Notas | Obligatorio/Opcional |
Número de factura (nota: actualmente intercambiable con número de trabajo) | Un número | Cualquier número de hasta 191 caracteres, debe ser único | Opcional: si no lo tienes, el sistema asignará uno |
Empleados asignados | Lista separada por comas, por ejemplo (Daniel, Salomon, Sienna) | Debes tener un usuario en el sistema con el mismo nombre | Opcional |
ID del trabajo | Un número, con validador de longitud máxima de 191 caracteres | Cualquier número de hasta 191 caracteres, cada trabajo debe tener un ID único | Opcional: si no lo tienes, el sistema asignará uno |
Descripción del primer elemento de línea | Nombre de un trabajo |
| Opcional |
Notas | Una nota/texto para el trabajo |
| Opcional |
Subtotal | Monto en dólares para el trabajo |
| Opcional |
Impuesto | Un número en dólares |
| Opcional |
Monto del pago | Monto en dólares |
| Opcional |
Tipo de método de pago | Una cadena, por ejemplo, 'Efectivo', 'Cheque' |
| Opcional |
Notas de pago | Una nota/texto para el pago |
| Opcional |
Fecha programada | Fecha |
| Opcional |
Hora programada | Fecha |
| Opcional |
Fecha de inicio | Fecha |
| Opcional |
Fecha de finalización | Fecha |
| Opcional |
Fecha de envío de la factura | Fecha |
| Opcional |
Fecha de pago | Fecha |
| Opcional |
Etiquetas | Lista separada por comas, por ejemplo, ('Etiqueta uno', 'Etiqueta dos') | Las múltiples etiquetas deben estar separadas por comas | Opcional |
Mensaje | Mensaje personalizado | Esto se mostrará en la factura | Opcional |
Origen del cliente potencial | lista que se asigna a los orígenes de clientes potenciales en HCP | Uno por trabajo | Opcional |
Unidad de negocio | lista que se asigna a unidades de negocio en HCP |
| Opcional |
Devolución de llamada | verdadero/falso | Verdadero/falso, sí/no, v/f | Opcional |
Tipo de trabajo | lista que se asigna al tipo de trabajo en HCP |
| Opcional |
Campos de Servicios de la Lista de Precios
Campo | Requerido | Descripción |
Industria | Verdadero | La industria en la que se encuentra un servicio. El nombre de esta categoría debe coincidir con el nombre de una de las industrias en HCP para ser importado. |
Categoría | Verdadero | La categoría de nivel superior en la que se encuentra un servicio. Todos los servicios deben tener una categoría dentro de una industria. |
Subcategoría_x | Falso | Los niveles de categorías en los que se encuentra un servicio debajo de la categoría de nivel superior. |
Nombre | Verdadero | Nombre para un servicio. |
Descripción | Falso | Descripción del trabajo incluido en un servicio. |
Uuid | Falso | ID generado por Housecall Pro para un servicio. Esto solo estará presente al importar una lista que fue previamente exportada de Housecall Pro. |
Precio | Falso (por defecto $0) | La cantidad que se cobrará al cliente por realizar el servicio. Usa el formato estándar de $0.00. |
Costo | Falso (por defecto $0) | La cantidad que le costó a tu empresa realizar el servicio. Esto se usará para calcular la ganancia en los trabajos. Usa el formato estándar de $0.00. |
Imponible | Falso (por defecto falso) | Si se debe aplicar impuesto a este servicio cuando se agrega a un trabajo. |
Unidad_de_medida | Falso (por defecto cada uno) | La unidad de medida para una sola unidad de este artículo. (ej. cada uno, pie cuadrado, galón) |
Campos de Materiales de la Lista de Precios
Campo | Requerido | Descripción |
Categoría | Verdadero | Esta es la categoría de nivel superior en la que se encuentra un material o tus subcategorías de material. Esto es requerido. |
Subcategoría_x | Falso | Los niveles de categorías en los que se encuentra un material dentro de tu categoría de nivel superior. Esto te permite anidar y crear una mayor categorización. |
Nombre | Verdadero | Este es el nombre de tu material o parte. |
Descripción | Falso | Descripción del material o parte. |
Precio | Falso | La cantidad que se cobraría al cliente. Usa el formato estándar de $0.00. |
Costo | Falso | La cantidad que este material o parte cuesta a tu empresa. Esto se usará para calcular el precio si esta es una parte con marca de material habilitada. Usa el formato estándar de $0.00. |
Imponible | Falso (por defecto es falso) | Si se debe aplicar impuesto a este servicio cuando se añade a un trabajo. |
Unidad_de_medida | Falso (por defecto es cada uno) | La unidad de medida para una sola unidad de este artículo. (ej. cada uno, pie cuadrado, galón) |
Marca de material habilitada | Falso (solo aplicable si has habilitado precios de tarifa plana) | Esto calculará automáticamente el precio para tus materiales importados cuando sea verdadero. Calcularemos tu campo de costo * nivel de marca de material. |
Guía de Formato de Datos
La herramienta más nueva de Housecall Pro, nuestro Asistente de Importación de Datos, facilita más que nunca transferir los datos de tus clientes desde otro software directamente a Housecall Pro. Al cargar un archivo de datos históricos, nuestro asistente te permitirá mapear cada campo al campo correspondiente en Housecall Pro (ver más en nuestra sección de Importar y Exportar tus Datos ).
Sin embargo, cuanto más simple y limpio sea tu dato, más fácil será importarlo a Housecall Pro. Con la siguiente guía de formato, te ayudaremos a preparar tus datos con consejos y trucos de transformación, haciéndolos más simples de trabajar y más fáciles de importar a Housecall Pro.
Para hacer esto accesible para todos los usuarios, hemos añadido instrucciones a continuación sobre cómo completar tareas de reformateo usando fórmulas de Excel (cuando la tarea es lo suficientemente simple) y a través de un software de terceros llamado Ablebits para Google Sheets (la versión gratuita de Excel de Google).
Nota: Ablebits permite al usuario completar tareas en Google Sheets haciendo clic en botones en lugar de escribir fórmulas. Puedes registrarte para una prueba gratuita de 30 días con ellos sin tener que registrar una tarjeta.
Combinar Columnas
Escenario: Tienes múltiples columnas en tu archivo que deseas importar al mismo campo dentro de Housecall Pro.
Por ejemplo, tienes tres columnas diferentes de “Notas” en tu hoja de cálculo y deseas que todas se coloquen en el campo de Notas del Cliente en Housecall Pro.
Si tienes múltiples números de teléfono, direcciones de correo electrónico o etiquetas, debes separarlas con comas al combinarlas en un solo campo.
Agregar Texto
Escenario: Tienes un campo en tus datos con información que te gustaría transferir a Housecall Pro, pero no hay un campo correspondiente dentro de Housecall Pro.
Esta guía enumera los diferentes campos a los que actualmente puedes mapear. No se pueden crear campos personalizados.
En este ejemplo, digamos que eres un negocio de tratamiento de agua o limpieza de piscinas, y registras el nivel de pH para cada visita usando un campo de nivel de pH dentro de tus datos.
Aunque puedes ingresar información en cualquier campo usando la guía anterior, recomendamos poner información como esta en el campo de notas del cliente o del trabajo. En un caso como este, puedes primero agregar una etiqueta (es decir, Nivel de pH: ) delante de cada valor dentro de esta columna para evitar confusiones en un perfil de trabajo o cliente. Así que para este ejemplo, “7.2” en las notas, cambiaría a “Nivel de pH: 7.2”.
Combinar Filas Duplicadas
Escenario: La versión exportada de tus datos está dividida en múltiples filas por trabajo/factura.
Por ejemplo, la factura #100 está distribuida en cuatro filas diferentes, con cada fila teniendo un diferente línea de pedido.
Con nuestro Asistente de Importación, cada fila debe corresponder a un solo trabajo o factura. Si se usan múltiples filas de datos para la misma factura o trabajo, no se cargará correctamente. Aunque puedes elegir solo cargar la primera ocurrencia de ese trabajo, los datos adicionales existentes en filas posteriores (como las líneas de pedido adicionales) no se importarán. Para que toda la información se importe, necesitarás combinar las diferentes filas en una sola fila para cada trabajo o factura.
Combinar Hojas
Tus datos exportados están en múltiples hojas que necesitan ser combinadas en una sola hoja para importar.
Algunos software exportan tus datos en múltiples informes. Sin embargo, Housecall Pro solo importará una hoja.
Por ejemplo, un informe de factura podría tener toda la información que necesitas excepto los detalles del trabajo. Tu software también puede proporcionar un informe de detalles del trabajo que proporciona las líneas de pedido para cada trabajo. Dado que no puedes importar más de una hoja de cálculo para facturas/trabajos en Housecall Pro, necesitarás combinar estos informes juntos.
Este es un proceso más avanzado tanto en Ablebits como en Excel, así que chatea en el burbuja de chat azul para obtener soporte adicional. En la mayoría de los casos de combinación, debe haber datos de enlace que sean los mismos en ambas hojas para que la función de combinar hojas funcione correctamente. Para el ejemplo anterior, necesitarías tener el número de factura en ambos el informe de factura y el informe de detalles del trabajo para que las líneas de pedido del informe de detalles del trabajo se combinen exitosamente con el informe de factura.
Reemplazar Texto
Escenario: Necesitas actualizar el texto o las etiquetas en tus datos para hacerlos más útiles e intuitivos.
Reemplazar texto puede ser una forma útil de cambiar un valor dentro de una columna o toda la hoja por otro valor.
Por ejemplo, si deseas poner el número de trabajo en la sección de notas del trabajo de tus facturas, pero el valor exportado es #111 y deseas que sea Número de Trabajo: 111, puedes reemplazar cada valor “#” con “Número de Trabajo: “ de una vez.
Importante: Asegúrate de resaltar SOLO las celdas que contienen los datos que deseas cambiar. De lo contrario, podrías terminar cambiando los datos en otra parte de la hoja. Aparecerá una advertencia antes de que esto ocurra para asegurarte de que estás reemplazando los datos que deseas reemplazar.
Dividir texto
Escenario: Necesitas separar texto de una columna en dos o más columnas para importarlo correctamente.
Puede haber ocasiones en las que tus datos se exporten en una sola columna, pero Housecall Pro requiere que los datos se importen en columnas separadas para una visualización correcta.
Hay varios ejemplos de cuándo podría usarse la división de texto:
La fecha y hora del trabajo están en una columna en tu exportación, pero necesitan estar en dos columnas para Housecall Pro.
Tu software anterior combina nombres en un solo campo, y necesitas dividirlos en los campos de nombre y apellido de Housecall Pro.
Separar una dirección que está en formato de salto de línea en múltiples columnas,
Separar un número de trabajo de una descripción de trabajo.
¿Tienes problemas para encontrar lo que necesitas?
Para más ayuda, comunícate con nuestro equipo de soporte por chat
a través de la burbuja azul de chat en tu cuenta de Housecall Pro, o
contacta a nuestro equipo de soporte telefónico al (858) 842-5746.